Die Corona-Pandemie hat den Arbeitstag von Millionen Menschen durcheinander gewirbelt. Plötzlich arbeiten viele davon vom Küchentisch aus, Führungskräfte sitzen täglich in Zoom-Konferenzen, um Kontakt zu ihren Mitarbeitenden zu halten und Arbeitsprozesse am Laufen zu halten. Die vergangenen Monate haben gezeigt: Homeoffice funktioniert, wenn die Voraussetzungen da sind. Welchen Stellenwert Homeoffice nach der Corona-Krise haben wird, ist noch abzuwarten. Aber Unternehmen sollten nicht damit warten, die organisatorischen und datenschutzrechtlichen Grundlagen zu schaffen, denn: Das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten ist in der zukünftigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken.
Arbeitnehmer fordern Homeoffice-Optionen
Die Corona-Pandemie hat einiges bewegt: Vor der Ausbruch arbeiteten laut einer Erhebung der Hans-Böckler-Stiftung lediglich 4 Prozent der befragten deutschen Arbeitnehmer überwiegend oder ausschließlich zu Hause. Mit dem ersten Lockdown stieg diese Zahl erheblich an: Im April 2020 arbeiteten 27 Prozent überwiegend oder ausschließlich zu Hause. Mit den Lockerungen im Sommer 2020 sank die Anzahl an Mitarbeitenden auf 16 Prozent im Juni, weitere 17 Prozent arbeiteten zu diesem Zeitpunkt abwechselnd im Betrieb oder zu Hause.
Die Zahl der Homeoffice-Arbeiter stieg im zweiten Lockdown Anfang 2021 wieder an. Spannend ist die Frage, wie sich die Situation rund ums Homeoffice nach der Corona-Krise weiterentwickeln wird. Fakt ist: Viele Unternehmen und Arbeitnehmer sehen aktuell, dass es sehr wohl möglich ist, von zu Hause zu arbeiten. Und Studien zeigen, dass viele Mitarbeitende dieses Angebot auch gern nutzen würden.
Etwa zwei Drittel der Arbeitnehmer möchten gern auch nach der Corona-Krise ein paar Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Etwas gleich viele Befragte plädieren für einen Rechtsanspruch auf Homeoffice nach der Corona-Krise. Das ergab eine Umfrage, die die Forschungsinstitute IAQ, ZEW und IZA im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums durchgeführt hatten.
Unternehmen zögern beim mobilen Arbeiten
Arbeitgeber sehen das etwas anders. In einer Umfrage des Instituts der Deutschen Wirtschaft gaben zwei Drittel der Unternehmen an, ihren Mitarbeitenden nach der Corona-Krise nicht mehr Homeoffice ermöglichen zu wollen, als es vor der Krise möglich war.
Das ist schade, denn sowohl für Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber ergeben sich hier Vorteile. Angestellte haben in den vergangenen Monaten festgestellt, dass sich Familie und Beruf besser vereinbaren ließen. Außerdem fallen Arbeitswege weg. Das klingt, als wenn ein paar Tage Homeoffice pro Woche auch der Gesundheit von Mitarbeitern zuträglich sein könnten – was nicht zum Schaden der Arbeitnehmer wäre. In den letzten Wochen wurde auch mehrfach die Diskussion angestoßen, die immens großen Büroflächen in deutschen Innenstädten in Wohnraum umzuwandeln. Denn: Unternehmen könnten Platz und Miete sparen, wenn sie auf eine durchgängige Anwesenheitspflicht verzichten würden.
Die ersten Schritte zum mobilen Arbeiten
Wir gehen davon aus, dass sich der Wandel zur digitalisieren Arbeitswelt nicht mehr aufhalten lässt – und dies auch gar nicht soll. Von mehr Flexibilität profitieren beide Seiten. Unternehmen, die in Richtung mobiles Arbeiten starten möchten, können mit einem ersten Homeoffice-Angebot starten. Darunter versteht man das gelegentliche Arbeiten von zu Hause aus, beispielsweise bei kranken Kindern oder wenn der Arbeitsweg durch Bahneinschränkungen außergewöhnlich lang sein würde. Telearbeit ist hingegen das regelmäßige, vertraglich vereinbarte Arbeiten von zu Hause aus. So kann beispielsweise vereinbart werden, dass ein Mitarbeiter immer mittwochs von zu Hause arbeitet. Das kann super klappen, wenn die Voraussetzungen dafür geschaffen sind. Und die beginnen bereits in der Unternehmenskultur.
Schritt1: Vertrauensvolle Unternehmenskultur
Eine offene und transparente Unternehmenskultur macht es möglich, dass Mitarbeitende kein schlechtes Gefühl haben, wenn sie für einen Tag im Homeoffice arbeiten, weil das Kind krank ist. Zum mobilen Arbeiten braucht es eine Vertrauenskultur, die Arbeitnehmer motiviert, das Beste zu geben: weil sie sich wertgeschätzt fühlen und in ihren persönlichen Bedürfnissen ernst genommen werden.
Zu dieser Arbeitskultur gehört es auch, dass Arbeitgeber Vertrauen in die Ergebnisse des Mitarbeitenden und deren Effektivität hat. Kontrollieren oder elektronisch überwachen dürften Unternehmen ihre Mitarbeitenden nämlich in der Regel nicht.
Schritt 2: Klare Regelungen für das Arbeiten im Homeoffice
Ob das gelegentliche Arbeiten von Zuhause oder die Telearbeit: Es gibt allen Beteiligten einen sicheren Handlungsrahmen, wenn das mobile Arbeiten vertraglich geregelt ist.
Zu den Inhalten, die geklärt sein sollten, gehören die folgenden:
- zeitliche Obergrenzen
- Optionen der Zeiterfassung
- Vorgaben für anvisiertes Arbeitspensum
Zudem sollten die organisatorischen und technischen Voraussetzungen vorliegen, dass für Mitarbeitende, die aus dem Home-Office arbeiten, ausreichend Personal vor Ort im Büro anwesend ist. Zudem sollte es klare Vertretungsregeln und für das spontane Einspringen auch schnelle Kommunikationswege geben.
Schritt 3: Homeoffice nach Corona – Datenschutz bleibt ein Thema
Möchten Unternehmen ihren Mitarbeitenden das Arbeiten im Homeoffice nach der Corona-Pandemie ermöglichen, sollten sie die besonderen Voraussetzungen und Strukturen auch in ihrem Datenschutzkonzept berücksichtigen. Es macht einen fundamentalen Unterschied, ob ein Arbeitnehmer am heimischen Schreibtisch sitzt und womöglich mit sensiblen, unternehmensinternen Daten arbeitet oder im Büro sitzt. Während sich zu Beginn der Pandemie viele Arbeitnehmer- und Geber zunächst in die neuen mobilen Arbeitsprozesse einarbeiten mussten, sollte das Homeoffice nach Corona eine klare und professionelle Struktur haben.
Die Basis bildet die datenschutzkonforme Einrichtung der technischen Geräte. Aber auch der Mitarbeitende selbst sollte für den datenschutzkonformen Umgang mit Daten sensibilisiert werden. Im vergangenen Jahr haben wir als Datenschutzagentur einen enormen Bedarf an rechtssicheren Handlungsempfehlungen für das Arbeiten im Homeoffice festgestellt.
Deshalb haben wir eine Schulung für das Arbeitsschutz- und datenschutzkonforme Arbeiten im Homeoffice entwickelt. Neben Leitlinien, praktischen Hinweisen und rechtlichen Grundlagen zum Datenschutz im Homeoffice werden auch Themen wie der Versicherungsschutz und das Zeitmanagement im Homeoffice behandelt.
Hier können Sie die Schulung online buchen:
ShapeMinds
Wir helfen Ihnen gerne weiter.