home office datenschutz

Eine der größten Herausforderungen während der akuten Corona-Phase war die Organisation von Unternehmen. Plötzlich arbeiteten viele Mitarbeitende im Home Office, Meetings fanden per Zoom-Call statt und Unternehmen mussten schnelle Entscheidungen treffen, wie Arbeitgeber sicher auf unternehmensinterne Daten zugreifen können.

Aber die Anstrengung hat sich gelohnt: Eine aktuelle Studie des Fraunhofer IAO, die gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) durchgeführt wurde, zeigt, das Home Office sich etabliert hat. Im New Normal müssen sich die neuen Arbeitsstrukturen beweisen.

Home Office konnte sich etablieren

Zwischen dem 5. und  22. Mai 2020 wurden Fraunhofer IAO gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) in mehr als 500 Unternehmen die Auswirkungen, Chancen und Erfahrungen virtueller Arbeitsformen in der Corona-Pandemie untersucht. Die Ergebnisse der Untersuchung finden sich in der Studie „Arbeiten in der Corona-Pandemie – Auf dem Weg zum New Normal“. Die Studie gibt Antworten auf Fragen wie etwa: Welche Veränderungen gab es in der Arbeitsorganisation? Wie wurden Kundenkontakte bewältigt? Welche technischen Herausforderungen gab es für Mitarbeitende und Unternehmen? Und wie soll es im „New Normal“ weitergehen?

Nahezu 70 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Angestellten in der Corona-Phase komplett im Homeoffice arbeiten, 21 Prozent wählten eine 50:50-Aufteilung. Geschäftsreisen und Kundenveranstaltungen wurden weitgehend virtualisiert und mit digitalen Formaten abgewickelt. Auch Bewerber- und Einstellungsgespräche wurden virtuell durchgeführt, was bei 57 Prozent der Befragten bei dieser Art von Gespräch erstmalig war, bei Mitarbeitergesprächen lag der Anteil bei 62 Prozent und beim Kundendialog bei 72 Prozent.

„Die Zahlen veranschaulichen, welchen großen Einfluss Corona nicht nur auf das zwischenmenschliche Miteinander hat, sondern auch auf die Unternehmenswelt. Die digitale Transformation in Arbeitsprozessen hat einen gewaltigen Schub bekommen“, erklärt Kai Helfritz von der DGFP. „Das ›New Normal‹ oder auch das ›New Different‹ wird in einem deutlich höheren Maß von einem Nebeneinander virtueller und im Büro stattfindenden Arbeits- und Kooperationsformen gekennzeichnet sein«, ergänzt Josephine Hofmann.

Datensicherheit ist auf einem guten Weg

In der akuten Corona-Phase erfreuten sich Videokonferenz-Tools einer enormen Beliebtheit. Gleichzeitig wurde diskutiert, welche datenschutzrechtlichen Schwierigkeiten es mit der Nutzung einer solchen Software geben kann. In der Studie wurden die Unternehmen zu ihren Learnings in der Corona-Krise befragt. Das Ergebnis ist, dass die technischen Grundlagen für ein funktionsfähiges Home Office sehr oft vorhanden waren. So gaben 74 Prozent an, über remotefähige Anwendungen, VPN-Zugänge (75 Prozent) und Laptops (69 Prozent).

Über umfängliche Datensicherheitsvorkehrungen verfügten hingegen lediglich 59 Prozent und betriebliche, häufig in Betriebsvereinbarungen getroffene Regelungen für Home Office lagen nur bei 50 Prozent der Befragten vor.

Die Zukunft des Home Office braucht Vorbereitung

47 Prozent der Befragten bestätigen, dass gerade Führungskräfte in der Corona-Krise Vorbehalte gegenüber dem Home Office abgebaut haben. Fast 90 Prozent sind mehr oder minder eindeutig zu der Erkenntnis gelangt, dass bei ihnen mehr Homeoffice möglich sei, ohne dass dadurch irgendwelche Nachteile entstünden.

Fast die Hälfte (42 Prozent) der Befragten hat beschlossen, die Home Office-Möglichkeiten im New Normal auszuweiten. Nahezu gleich groß ist der Anteil an denen, die noch unentschlossen sind – aber zurück zu weniger Homeoffice will kaum ein befragtes Unternehmen.

In der Studie wurde auch herausgearbeitet, wo es Nachbesserungspotenzial gibt, um Home Office langfristig effizient in die Unternehmenskultur zu integrieren.

  • Führung über Distanz: Führungskräfte müssen sich agile Führungsmethoden aneignen, Unternehmen müssen dafür den notwendigen Rahmen zur Verfügung stellen
  • Entgrenzung: Es müssen Konzepte gefunden werden, die Mitarbeitende auch im Home Office klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen können. So soll verhindert werden, dass Arbeitnehmer im Home Office nicht mehr „abschalten“ können und andersherum die Arbeitszeit effektiv genutzt wird.
  • technische Themen: Nur 59 Prozent verfügen über umfängliche Datensicherheitsvorkehrungen. Hier muss nachgearbeitet werden. Zudem fehlten den Befragten digitale Signaturen für die rechtssichere Kommunikation.

 

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