Datenschutz Zeichen

Datenschutz – Zeichen bieten eine umfassende und einfache Möglichkeit, der Verpflichtung zur innerbetrieblichen Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden zum Datenschutz nachzukommen. Wichtig ist jedoch die Datenschutz – Zeichen im Unternehmen sachgerecht einzusetzen. Je nach Zeichen gibt es unterschiedliche Regelungen, Vorgehensweisen und Empfehlungen zum richtigen Einsatz der Datenschutz – Zeichen. Im Folgenden werden diese dargestellt.

Zeichen: Datenpannen

Der Einsatz muss dort stattfinden, wo Mitarbeitende im täglichen Miteinander auf den Umgang mit Datenpannen und mit den allgemeinen Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit im Unternehmen (Fluchtwegepläne, Erste-Hilfe-Maßnahmen) informiert werden. Dies kann zum Beispiel am Kopierer, in der Teeküche, am Wasserspender oder am schwarzen Brett im Unternehmen sein.

Achten Sie darauf, dass auf dem Datenschutzzeichen in Feld 2 der richtige Ort für das Auffinden des Formulars zur Meldung von Datenpannen eingetragen wird. Es kann sich dabei um einen pysichen Ort (Empfang, Verwaltung, Sekretariat) oder einen Speicherort (WIKI, Laufwerk xy) handeln. Sie können den Ort handschriftlich eintragen oder mit Ihrem Drucker eindrucken. Benötigen Sie eine größere Anzahl von Datenpannen – Zeichen, können Sie diese auch als individualisierte Zeichen bestellen.

Zeichen: Achtung sensible Daten!

Dieses Zeichen sollte in jedem Fall dort angebracht werden, wo sich sensible personenbezogene Daten (Personalakten, Klientenakten, Kundenakten) befinden oder wo mit sensiblen Daten umgegangen wird. Jedoch sollte hierdurch unbefugten Drittem nicht auf die Existenz der personenbezogenen Daten hinweisen werden. Optimale Orte hierfür sind die Innentüren von Archivschränken, Server- und Archivräumen, gegebenenfalls auch Registerschränke und Kartei-, bzw. Aktenschränke. So werden die Mitarbeitenden beim Schließen einer Tür daran erinnert, immer wieder darauf aufmerksam gemacht, dass der Raum oder der Schrank sicher zu verschließen sind.

Auch kann der Aufbewahrungsort der Aktentonne (Standort) gut damit gekennzeichnet werden. Achten Sie darauf, dass diese Datenschutz Zeichen nicht von außen sichtbar sind.