Von Kundinnen und Kunden hören wir öfter die Frage, wie denn der Datenschutz im täglichen Geschäft eingehalten werden kann. Wie unterstützen Führungskräfte ihre Mitarbeitenden dabei, die richtigen Entscheidungen in Sachen Datenschutz zu treffen? Wie können Unternehmen Mitarbeitenden dabei behilflich sein, in schwierigen Momenten wie Datenpannen oder offensichtlichen Verstößen gegen die DSGVO schnell und umsichtig zu handeln? Unsere Datenschutzagentur hat aus diesem Bedarf hinaus Datenschutzzeichen entwickelt, die die praktische Umsetzung des Datenschutzes leichter und Lösungen sichtbar macht.
Können Sie mir bitte sagen…?
Wer personenbezogene Daten von Kund*innen, Klient*innen oder Patient*innen verarbeitet, muss zu jedem Zeitpunkt den genauen Überblick haben, welche Daten gespeichert werden, wo sie gespeichert werden und in welcher Form sie verarbeitet werden. Die betroffene Person hat wiederum ein Auskunftsrecht, das sogenannte Betroffenenrecht. In Art. 15 DSGVO heißt es, dass die betroffene Person das Recht hat, „von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten“.
Im folgenden sind die Informationen aufgeführt, über die das Unternehmen bzw. die Einrichtung Auskunft geben muss. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitungszwecke, aber auch Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden.
Unternehmen müssen nach Eingang eines solchen Auskunftsersuchens binnen vier Wochen reagieren. Wer nicht häufig oder zum ersten Mal mit einer solchen Anfrage konfrontiert wird, kann sich schon die Frage stellen: Wo anfangen? Eine große praktische Hilfe in der praktischen Umsetzung des Datenschutzes ist hier das Datenschutzzeichen für Auskunftsersuchen von Betroffenen, welches die wichtigsten Informationen für Mitarbeitende liefert.
Datenpanne – was nun tun?
Es ist so schnell geschehen: Den falschen Knopf gedrückt, einem nicht-befugten Mitarbeiter den Zugang zu Daten gewährt oder eine Mail an den falschen Adressaten geschickt – Datenpannen sind vermeidbar, kommen aber vor.
Nun könnte der betroffene Mitarbeitende auf die Idee kommen, die Datenpanne zu verschweigen. Dies kann jedoch weitreichende Folgen haben, weshalb jede Art von Datenpanne unbedingt dokumentiert, ausgewertet und an den jeweiligen Datenschutzbeauftragten gemeldet werden muss.
Oftmals sind Mitarbeitende in einer solchen Situation überfordert und wissen nicht, welche Schritte nun schnell eingeleitet werden müssen. Auch hier können zur praktischen Umsetzung des Datenschutzes spezielle Datenschutzzeichen genutzt werden,
Achtung, vertrauliche Dokumente!
Insbesondere mit sensiblen Daten muss sorgsam umgegangen werden. Sie befinden sich in Aktenordnern, in Archiven, auf Servern und Computern. Unbefugte dürfen keinen Zugang zu solchen Orten haben – wer den Zugriff billigend in Kauf nimmt, macht sich unter Umständen strafbar. Gerade deshalb sollten Mitarbeitende, beispielsweise durch Datenschutz-Schulungen, regelmäßig für den datenschutzkonformen Umgang mit Daten sensibilisiert werden.
Für die tägliche Umsetzung des Datenschutzes empfehlen wir Datenschutzzeichen, die auf solche sensiblen Bereiche aufmerksam machen. Wichtig ist, dass solche Hinweise nur für Personen sichtbar sind, die befugt sind, Orte wie Serverräume oder Archive aufzusuchen.
Aufkleber mit der Aufschrift „Achtung! Vertrauliche Dokumente“ können so beispielsweise in die Innentüren von Akten- und Archivschränken oder auf die Innenseiten von Türen zu Bereichen wie dem Serverraum angebracht werden. Ein zusätzliches Schild in A4 oder A5 weist nicht nur auf die sensiblen Daten hin, sondern gibt auch Empfehlungen für Situationen, in denen beispielsweise Aktenschränke entgegen der Anordnung unverschlossen aufgefunden wurden.
Wann darf ich personenbezogene Daten verarbeiten?
Eine Unterstützung in der praktischen Umsetzung des Datenschutzes sind Hinweisschilder, die noch einmal grundsätzliche Informationen zum Umgang mit sensiblen Daten geben. Solch eine praktische Stütze ist das Datenschutzzeichen „Grundsätze für den Datenschutz“.
Sind Mitarbeitende sich unsicher, ob bestimmte Daten gemäß DSGVO verarbeitet werden dürfen, gibt der Blick auf das Plakat eine erste Orientierung.
Datenschutzzeichen sind schnell angebracht und können hilfreiche Hinweise für Mitarbeitende sein. So können Sie mit diesem kleinen Hilfsmittel den Datenschutz in Ihrem Unternehmen unterstützen – zu Ihrem Schaden soll es nicht sein.
Kontaktieren Sie uns gerne!