Ob für das Unternehmensmagazin, den Social Media-Kanal des Unternehmens oder für den Aushang im Eingangsbereich: Wann immer im öffentlichen Bereich Fotos von Personen gemacht werden, gilt es, den Datenschutzm aber auch das Urheberrecht verstärkt zu beachten. Hier geben wir Ihnen die wichtigsten Tipps und Informationen.
Wann darf Bildmaterial verwendet werden?
Die Mitarbeiterfotos für die Website, Bilder vom Teamtag für die Mitarbeiterzeitung oder ein kurzes Video für Social Media: Im Arbeistvertrag sollte geklärt sein, wann und in welcher Form Bild,- Film-, und /oder Tonmaterial im Dienst erstellt werden darf und wie es verarbeitet wird.
- Wann dürfen Bild- und Tonmaterialien von Mitarbeitenden erstellt werden?
- Zu welchen Zwecken dürfen sie erstellt werden?
- Dürfen Sie nur zu eigenen Zwecken ausgewertet werden?
- Dürfen die Materialien an Dritte verkauft werden?
Solche Fragen werden im besten Fall arbeitsvertraglich festgehalten, damit auf beiden Seiten Klarheit herrscht.
Beispiele für die Veröffentlichungen von Bildern / Videos
- Aushang mit Zuständigkeiten im Eingangsbereich (z. B. Einrichtungsleitung)
- Aushang in Aufenthaltsräumen (z. B. Fotos von der letzten Betriebsfeier)
- (Werbe) -Filme oder -Fotos für die Website / soziale Medien, Werbeprospekte
Wenn es sich also um Bild,- Film-, und /oder Tonmaterialien handelt, auf denen Mitarbeitende zu identifizieren sind, muss eine Vereinbarung getroffen werden, insofern es dazu keine Informationen im Arbeitsvertrag gibt. Das kann durch einen Zusatz im Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarungen mit der betroffenen Person geschehen.
Wird ein Mitarbeiter fotografiert, um sein Foto beispielweise in einem Organigramm abzulichten, muss eine datenschutzrechtliche Einverständniserklärung eingeholt werden. Es ist nicht als Einwilligung zu werten, wenn ein Mitarbeiter freiwillig vor die Kamera tritt, um sich fotografieren zu lassen.
Hier kann in der Regel auf eine Einwilligung verzichtet werden:
- öffentliche Feiern / Veranstaltungen wie, z. B. Jubiläen, Fortbildungen
- Person ist nur „Beiwerk” und im Hintergrund.
- Personen der Zeitgeschichte („Prominente“)
ShapeMinds Welche Informationen muss eine Einwilligung enthalten?
Wichtig ist, dass die Einwilligung freiwillig gegeben wird. Sie darf nicht an Bedingungen geknüpft sein oder sogar auf Basis einer Drohung wie dem Verlust des Arbeitsplatzes entstehen. Der Zweck der Aufnahme muss aus der Einwilligung klar hervorgehen.
Unternehmen sollten sich also vorab Gedanken darüber machen, für welche Zwecke sie Mitarbeiterfotos in Zukunft verwenden möchten. Es müssen klare Hinweise zu den Rechten des jeweiligen Betroffenen gegeben werden. Das heißt beispielsweise, dass in der Einwilligung deutlich zu erkennen sein muss, dass ein Widerruf dieser Vereinbarung möglich ist.
Strikter Datenschutz: Fotos von Mitarbeitenden in sozialen Netzwerken
Ein Foto aufnehmen ist die eine Sache, ein Foto veröffentlichen, die andere. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise zugestimmt, dass ein Foto im Jahresbericht verwendet werden darf, kann es nicht auch in sozialen Netzwerken veröffentlich werden. Hierfür benötigt es eine gesonderte Zustimmung.
Zudem dürfen Aufnahmen, die im dienstlichen Umfeld angefertigt werden, nicht privat geteilt werden. Der Mitarbeiter, der die Aufnahmen von der Produktpräsentation gemacht hat, kann die Fotos also nicht einfach in seinem privaten Instagram-Profil posten. Da die Aufnahmen in einem dienstlichen Rahmen entstanden, dürfen sie zunächst auch nur in den sozialen Kanälen des Unternehmens geteilt werden – insofern die betroffenen Personen, d. h. die abgelichteten Personen der Veröffentlichung zugestimmt haben.
Bei der Veröffentlichung von Bildern im Netz sollte außerdem darauf geachtet werden, dass …
… nur notwendige personenbezogene Daten genannt werden. Oft können Vor- und/oder Nachnamen weggelassen werden. Auch das Alter ist selten von Interesse.
… es keine Hinweise auf private Umstände (Kinder, Wohnort, Herkunft etc.) gibt.
Was gilt für externes Bildmaterial?
Das Urheberrecht und der Datenschutz zum Schutz von Persönlichkeitsrechten von Bildern ist strikt: Werden Bild,- Film-, und /oder Tonmaterialien ohne Zustimmung des Rechteinhabers verwendet, liegt eine Urheberrechtsverletzung vor. Denn: Es gilt das Recht am eigenen Bild, laut dem Bildnisse „nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden“ dürfen (§ 22 KunstUrhG, Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie). Das gilt auch, wenn die abgebildete Person nur durch einen eingeschränkten Personenkreis identifiziert werden kann.
Deshalb müssen sich die Verantwortlichen eines Unternehmens immer vergewissern, dass die Materialien zur jeweiligen Art der Veröffentlichung freigegeben sind.
Das ist der Fall, wenn
… wenn sie nicht urheberrechtlich geschützt sind (z. B. lizenzfreie Stock-Fotografie)
… eine Vereinbarung zwischen der betroffenen Person und dem Unternehmen besteht
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