Passwörter sicher versenden

Als Datenschutzagentur sehen wir täglich, wie herausfordernd datenschutzrechtliche Vorgaben in der Umsetzung sein können. Insbesondere die datenschutzkonforme Kommunikation und die Datenübertragung sind ein ständiges Thema in Unternehmen und Behörden.

Frage aus der Praxis: Wie lässt sich ein Passwort sicher verschicken?

Eine wichtige Aufgabe im Datenschutzmanagement ist die Passwortsicherheit und der Zugangsschutz für sensible Bereiche. Dabei ergibt sich oftmals die folgende Situation: Es wurde ein starkes Passwort generiert – aber wie wird das Passwort nun sicher demjenigen zugestellt, der es benötigt? Wer in einem Unternehmen das Passwortmanagement betreut, der wird sehr häufig mit dieser Frage konfrontiert.

Wer heute noch Passwort und Benutzernamen per Mail verschickt, vielleicht auch gleich mit dem Link zur Anwendung, der geht – je nachdem wie sensibel die Daten der Anwendung sind – unter Umständen ein großes Risiko ein. Aus dieser praktischen Notwendigkeit heraus entwickelte Wiemer/Arndt den Keyport, ein Tool, mit dem sich Passwörter sicher versenden lassen. Zunächst nutzten unsere Datenschutzexperten das Tool, um Kunden möglichst sicher Passwörter zuschicken zu können – und andersherum. Seit einiger Zeit steht dieses Tool aber auch grundsätzlich zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung.

So funktioniert das Keyport-Tool zum Vesenden von Passwörtern

Im ersten Schritt geben Sie einen Betreff für Ihre Nachricht ein. Mit dieser sollte der Empfänger einen konkreten Hinweis darauf erhalten, für was das Passwort genutzt werden soll. Im nächsten Schritt geben Sie das Passwort ein, das sie dem Empfänger zuschicken möchten.

versenden Sie Passwörter sicher

 

Wie immer sollte auch dieses Passwort aus einer sicheren Kombination aus kleinen und großen Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Anschließend klicken Sie auf die dafür vorgesehene Schaltfläche, mit welcher sie einen Link generieren.

 

Tool zum sicheren Versenden von Passwörter

 

Diesen Link können Sie nun kopieren und selbst per SMS, über einen Messenger oder per Mail versenden. Sie können aber auch direkt aus dem Keyport den Link via Mail oder SMS verschicken. Was passiert nun?

Der Empfänger erhält eine SMS beziehungsweise eine E-Mail. Im Betreff liest die Person, für was das Passwort genutzt werden kann. In der Mail bzw. SMS befindet sich der Link. Klickt die Person den Link an, findet sie auf der Weboberfläche das Passwort.

 

Passwörter verschicken

Dieser Link ist nur zwei Tage gültig. Er lässt sich nur ein Mal anklicken, d.h. nur einmal öffnen. So wird sichergestellt, dass nur eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt das Passwort erhalten kann.

Wie sicher ist es das Passwörter zu versenden?

Das Keyport-Tool wurde durch Arndt/Wiemer entwickelt. Die eingegebenen Daten, d.h. Betreff, Passwort und ggf. eMail-Adresse oder/ Handynummer des Empfängers werden in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert. Die Datenbank ist verschlüsselt und das verschlüsselte Passwort ist noch einmal zusätzlich durch ein Passwort gesichert.

Sobald der Link angeklickt und das Passwort abgerufen wird, werden die verschlüsselten Daten in der Datenbank gelöscht. Der Link kann innerhalb von zwei Tagen nach der Generierung abgerufen werden. Geschieht dies nicht, werden die Daten aus der Datenbank gelöscht.

Wer profitiert von Keyport?

Das sichere Versenden von Passwörtern ist für Privatpersonen genauso wichtig wie für Unternehmen und Behörden. Beide unterscheiden sich aber enorm in der Risikobewertung. Insbesondere in größeren Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen können enorm viele und wichtige sensible Daten durch Cyberangriffe in die falschen Hände geraten.

Werden Passwörter für Anwendungen wie etwa Personalmanagement-Software, Lohnabrechnungssoftware oder Zugänge zu Online-Shops oder das Intranet des Unternehmens verschickt, dann sollte kein Risiko eingegangen werden. Hier ist der Keyport eine clevere und kostenfreie Lösung, die den Berufsalltag ein Stück weit datenschutzkonformer gestaltet.

 

Benötigen Sie weitere Unterstützung rund um Ihr datenschutzsicheres Passwortmanagement? Wir helfen Ihnen gern!
Kontaktieren Sie uns!
Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Dann teilen Sie ihn!

Tags: