Eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation auf kurzen Wegen, der Austausch kleiner Dateien, Sprachnachrichten und Abstimmungen in Echtzeit: Messenger-Alternativen sind aus der internen Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Das gilt besonders für Organisationen mit dezentralen Teams, Mitarbeitenden im Außendienst oder Schichtbetrieb.
WhatsApp ist dabei nach wie vor der mit Abstand am häufigsten genutzte Messenger, auch im beruflichen Kontext. Doch der Einsatz von WhatsApp im Unternehmen ist aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch. Meta sammelt umfangreiche Metadaten, die Server stehen außerhalb der EU, und eine DSGVO-konforme Nutzung im Unternehmensumfeld ist ohne erheblichen Aufwand kaum realisierbar. Seit März 2024 verpflichtet der Digital Markets Act (DMA) WhatsApp zwar zur Interoperabilität mit anderen Messengern – doch auch das löst die grundlegenden Datenschutzprobleme nicht.
Wir stellen Ihnen fünf Messenger-Alternativen vor, die für den Einsatz in Unternehmen, Behörden und Organisationen geeignet sind, mit einer Bewertung aus der Perspektive des Datenschutzes und der IT-Sicherheit.
Worauf Unternehmen bei der Auswahl von Messenger-Alternativen achten sollten
Bevor wir die einzelnen Messenger vorstellen, ein kurzer Überblick über die wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl eines Business-Messengers aus Datenschutzsicht relevant sind:
| Kriterium | Warum ist das wichtig? |
|---|---|
| Ende-zu-Ende-Verschlüsselung | Nur so ist sichergestellt, dass auch der Anbieter selbst keinen Zugriff auf Nachrichteninhalte hat. |
| Serverstandort EU/EWR | Datenübermittlungen in Drittländer (z. B. USA) erfordern zusätzliche Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO. |
| AVV / AV-Vertrag verfügbar | Unternehmen benötigen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, wenn der Anbieter personenbezogene Daten verarbeitet. |
| Zentrale Administration | IT-Abteilungen müssen Nutzer verwalten, Richtlinien durchsetzen und bei Bedarf Geräte sperren können. |
| On-Premise / Private Cloud | Für Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen (KRITIS, Behörden) ist ein selbst gehosteter Betrieb oft Voraussetzung. |
| Zertifizierungen | ISO 27001, BSI C5 oder vergleichbare Zertifikate geben zusätzliche Sicherheit bei der Anbieterbewertung. |
| MDM/EMM-Integration | Die Einbindung in ein Mobile Device Management stellt sicher, dass nur autorisierte Endgeräte auf Unternehmensdaten zugreifen. |
1. Threema Work
Der Schweizer Messenger Threema ist seit Jahren eine der meistempfohlenen DSGVO-konformen Alternativen. Für den Unternehmenseinsatz bietet Threema die spezielle Lösung Threema Work an, die zusätzliche Verwaltungs- und Konfigurationsmöglichkeiten für IT-Administratoren bietet.
Stärken aus Datenschutzsicht
Threema vergibt Nutzerinnen und Nutzern eine zufällig generierte Threema-ID, die Angabe einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ist optional. Ein Abgleich des Adressbuchs ist möglich, erfolgt aber ausschließlich über temporäre Hashes: Die Daten werden anonymisiert übertragen und sofort nach dem Abgleich gelöscht. Die gesamte Kommunikation ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Der Quellcode der App ist Open Source.
Threema unterliegt dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), das ein mit der DSGVO vergleichbares Schutzniveau bietet. Sämtliche Server stehen in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorhanden). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist für Threema Work verfügbar.
Relevanz für Unternehmen
Threema Work bietet ein Administrations-Cockpit zur zentralen Nutzerverwaltung, vorkonfigurierte App-Einstellungen (z. B. Deaktivierung des Adressbuch-Abgleichs), MDM-Unterstützung und eine Broadcast-Funktion. Ab 1,50 € pro Nutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung) ist Threema Work auch für kleinere Unternehmen erschwinglich.
2. Signal
Signal gilt unter Datenschutzexpertinnen und -experten als einer der sichersten Messenger überhaupt. Die Signal Foundation ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in den USA und verfolgt das sogenannte „Zero-Knowledge-Prinzip“: Der Anbieter hat konstruktionsbedingt keinen Zugriff auf Nachrichteninhalte, Kontaktlisten oder Metadaten.
Stärken aus Datenschutzsicht
Alle Kommunikation über Signal ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt – das gilt für Nachrichten, Anrufe, Videoanrufe und Gruppenchats gleichermaßen. Das von Signal entwickelte Verschlüsselungsprotokoll (Signal Protocol) gilt als Goldstandard und wird auch von anderen Messengern wie WhatsApp eingesetzt. Der Quellcode ist vollständig Open Source.
Für die Registrierung ist eine Handynummer erforderlich. Wer sein Adressbuch nicht freigibt, muss Telefonnummern manuell eingeben. Bei einer Freigabe werden die Daten gehasht und anonymisiert übertragen.
Relevanz für Unternehmen
Signal ist hervorragend für die sichere Kommunikation in kleinen Teams und für vertrauliche Gespräche geeignet. Für den Einsatz in größeren Organisationen fehlen jedoch wesentliche Enterprise-Features: Es gibt kein Administrations-Dashboard, keine zentrale Nutzerverwaltung und keine MDM-Integration. Signal ist daher eher als Ergänzung für besonders vertrauliche Kommunikation zu empfehlen denn als alleiniger Unternehmens-Messenger.
3. Wire
Wire hat sich in den vergangenen Jahren vom Nischenprodukt zu einer der am höchsten zertifizierten Kommunikationsplattformen in Europa entwickelt. Die Wire Swiss GmbH hat ihren Sitz in der Schweiz, die technische Entwicklung erfolgt in Berlin. Seit Dezember 2025 ist Wire als „Wire Bund“ vom BSI als einziger Messenger für den Einsatz bis zum Geheimhaltungsgrad „Verschlusssachen – nur für den Dienstgebrauch“ zugelassen – ein Alleinstellungsmerkmal im deutschen Markt.
Stärken aus Datenschutzsicht
Wire verschlüsselt sämtliche Kommunikation Ende-zu-Ende und hat 2024 als erster Mainstream-Messenger das neue MLS-Verschlüsselungsprotokoll (Messaging Layer Security) produktiv eingeführt. Der Quellcode ist Open Source und wurde mehrfach durch unabhängige Sicherheitsaudits geprüft. Für die Registrierung genügt eine E-Mail-Adresse – eine Handynummer ist nicht erforderlich.
Relevanz für Unternehmen
Wire bietet dedizierte Enterprise-Tarife mit On-Premise- und Private-Cloud-Optionen, zentraler Administration, Federation zwischen verschiedenen Wire-Instanzen und einer Crisis-Collaboration-Plattform für den Fall von IT-Ausfällen. Im März 2026 wurde zudem Wire Drive für integriertes Dateimanagement in Gruppengesprächen angekündigt. Wire ist damit besonders geeignet für Behörden, KRITIS-Organisationen und Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen.
4. Teamwire
Teamwire ist ein deutscher Business-Messenger mit Sitz in München, der gezielt für den Einsatz in Unternehmen, Behörden und Organisationen mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entwickelt wurde. Zu den Referenzkunden gehört unter anderem die Bayerische Polizei, die Teamwire seit 2017 als internen Messenger nutzt.
Stärken aus Datenschutzsicht
Teamwire ist ISO-27001-zertifiziert, BSI-C5-zertifiziert und 100 % DSGVO-konform. Die gesamte Kommunikation ist vollständig verschlüsselt – einschließlich Metadaten. Der Messenger wird in Deutschland entwickelt und gehostet, es besteht keine Abhängigkeit von US-Anbietern. Teamwire erfüllt zudem die Anforderungen der NIS-2-Richtlinie und ist deshalb unverzichtbar in unserer Auflistung der besten Messenger-Alternativen.
Relevanz für Unternehmen
Was Teamwire von vielen Alternativen abhebt, ist das umfangreiche Set an Enterprise-Funktionen: ein professionelles Administrations-Dashboard, native MDM/EMM-Unterstützung, API-Integrationen für ERP-, CRM- und KIS-Systeme sowie Bot-Automatisierung. Der Messenger ist als Cloud-, Private-Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar und damit flexibel an unterschiedlichste Infrastrukturen anpassbar.
Besondere Business-Features umfassen Broadcast-Nachrichten, Warnmeldungen (die auch den Stummmodus durchbrechen), einen SOS-Button mit Standortübermittlung und Augmented-Reality-Unterstützung. Damit eignet sich Teamwire besonders für Organisationen mit Frontline-Mitarbeitenden, Schichtbetrieb oder einsatzkritischer Kommunikation.
5. Element (Matrix-Protokoll)
Element ist ein Messenger, der auf dem offenen Matrix-Protokoll basiert, einem dezentralen, föderierten Kommunikationsstandard. Das bedeutet: Organisationen können ihren eigenen Server betreiben und trotzdem mit Nutzenden auf anderen Matrix-Servern kommunizieren – vergleichbar mit dem Prinzip von E-Mail.
Stärken aus Datenschutzsicht
Element bietet standardmäßig Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Direktnachrichten und kann für Gruppenräume aktiviert werden. Der entscheidende Vorteil: Durch den Betrieb eines eigenen Matrix-Servers (z. B. Synapse oder Dendrite) behält die Organisation die vollständige Datenhoheit. Kein Drittanbieter hat Zugriff auf die Kommunikation. Sowohl das Protokoll als auch die Clients sind vollständig Open Source.
Element wird in der deutschen Bundeswehr als „BwMessenger“ eingesetzt und ist Bestandteil der OpenDesk-Initiative des Bundes. Auch das französische Verteidigungsministerium und zahlreiche Universitäten setzen auf Matrix/Element.
Relevanz für Unternehmen
Element ist besonders geeignet für Organisationen, die maximale Datensouveränität anstreben und bereit sind, die technische Infrastruktur selbst zu betreiben oder betreiben zu lassen. Für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung kann die Einrichtung und Wartung eines Matrix-Servers allerdings eine Hürde darstellen – hier empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister oder die Nutzung der gehosteten Element-Server-Variante (Element Cloud).
Messenger-Alternativen im Vergleich: Die wichtigsten Kriterien auf einen Blick
| Kriterium | Threema Work | Signal | Wire | Teamwire | Element |
|---|---|---|---|---|---|
| E2E-Verschlüsselung | ✓ | ✓ | ✓ (MLS) | ✓ | ✓ |
| Open Source | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Serverstandort EU/CH | ✓ (CH) | ✗ (USA) | ✓ (EU) | ✓ (DE) | ✓ (self-hosted) |
| AVV verfügbar | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Admin-Dashboard | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| MDM-Integration | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| On-Premise-Option | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| ISO 27001 | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ | ✗ |
| BSI C5 / BSI-Zulassung | ✗ | ✗ | ✓ (BSI) | ✓ (C5) | ✗ |
| NIS-2-Konformität | – | – | ✓ | ✓ | – |
| Handynummer erforderlich | ✗ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Kosten (ca.) | ab 1,50 €/Nutzer/M. | kostenlos | ab 4 €/Nutzer/M. | auf Anfrage | kostenlos / Enterprise |
Wichtiger Hinweis zur Auswahl der Messenger-Alternativen
Die hier vorgestellten Messenger-Alternativen bieten jeweils ein solides Fundament für die datenschutzkonforme Kommunikation im Unternehmen. Dennoch gilt: Die DSGVO-Konformität eines Messengers muss immer im konkreten Einsatzkontext geprüft werden. Entscheidend ist nicht nur, was der Anbieter verspricht, sondern wie der Messenger in Ihrer Organisation konfiguriert, eingesetzt und verwaltet wird.
Vor der Einführung eines Messengers empfehlen wir:
- Die Datenschutzerklärung und die technische Dokumentation des Anbieters sorgfältig prüfen
- Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen, sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden
- Den Messenger in das bestehende Datenschutzkonzept und die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) integrieren
- Mitarbeitende im sicheren Umgang mit dem Messenger schulen
- Die Einsatzbedingungen regelmäßig überprüfen, insbesondere bei Updates der App oder Änderungen der Nutzungsbedingungen
Sie möchten Messenger-Alternativen in Ihrem Unternehmen einführen und sicherstellen, dass die Kommunikation DSGVO-konform erfolgt?
Wir beraten Sie bei der Auswahl, prüfen die datenschutzrechtliche Eignung und begleiten Sie bei der Einführung, von der Anbieterbewertung bis zur Mitarbeiterschulung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
