Mit der Corona-Krise hielten in vielen Büros sowie im Home Office Videokonferenztools Einzug, um auch im Lockdown miteinander interagieren und kommunizieren zu können. Es ist absehbar, dass Videokonferenzen einen festen Platz erhalten haben, weshalb es jetzt an der Zeit ist, sich mit längerfristigen Lösungen zu beschäftigen.
Die datenschutzrechtlichen Bedenken, insbesondere zu Mircosoft Teams scheinen auch von Microsoft selbst mitgetragen zu werden.
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Wir beraten Sie bei der datenschutzkonformen Nutzung von Webex, Teams, Zoom und Co. Wir überprüfen die Einstellungen, passen Ihre Datenschutzerklärung und betroffenen Informationen an oder setzen diese auf.
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Die Nutzerfreundlichkeit eines Videokonferenztools ist wichtig, höchste Priorität bei der Auswahl des Videokonferenztools sollte jedoch die DSGVO-Konformität haben. Wir stellen Ihnen drei DSGVO-konforme Videokonferenztools vor und sprechen Ihnen eine klare Empfehlung aus.
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Liste von Videokonferenztools
alfaview
alfaview ist eine, nach eigenen Angaben, DSGVO-konforme Videokonferenzsoftware, die in Deutschland entwickelt wurde. 200 Personen oder mehr lassen sich gleichzeitig pro Raum mit Bild und Ton darstellen. Bei größeren Meetings und Veranstaltungen sind dank der Zuschauerfunktion noch mehr Teilnehmer*innen möglich.
Welche Funktionen können erwartet werden?
• Screen-Sharing: Es kann der gesamte Bildschirm oder ein bestimmter Ausschnitt übertragen werden. alfaview® ermöglicht zeitgleich beliebig viele Bildschirmübertragungen, zwischen denen Teilnehmer*innen mit nur einem Klick wechseln können
• Nutzung einer Zweitkamera: Eine Person kann zeitgleich das eigene Video sowie ein weiteres Video zeigen, um beispielsweise eine technische Darstellung oder eine Tafel mit den anderen Teilnehmer*innen zu teilen
• Gast- und Gruppenlinks: Gäste können ohne Registrierung an Meetings teilnehmen
• Chat: Teilnehmer*innen können persönliche Direkt- & und Gruppennachrichten
versenden
• Hilfreiche Zusatzfunktionen wie z.B. Live-Transkription & Live-Übersetzung
• Barrierefreie Kommunikation dank Gebärden- und Simultandolmetscherfunktion sowie
Screen-Reader-Unterstützung
• Raumstruktur: Unternehmen, Hochschulen, Events können virtuell abgebildet werden
• interaktives Whiteboard
• Toolbox: In jeden alfaview®-Raum können Tools zum kollaborativen Arbeiten (z.B.
Umfragetools etc.) oder Weblinks (z.B. zum Intranet des eigenen Unternehmens)
eingebunden werden
• Moderatorfunktionen: Stummschaltung eines Teilnehmers mit einem Klick
• nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen per alfaview®-API
• mehrsprachige Benutzeroberfläche
• Software ist für Windows, Mac, Linux, iOS, iPadOS und Android verfügbar
DSGVO-Konformität
Ein großer Vorteil von alfaview® sind die hohen Datenschutzstandards. Es werden ausschließlich ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren mit Standort und Unternehmenssitz in Deutschland genutzt. Die DSGVO-Konformität wurde auch von Seiten der Berliner und der baden-württembergischen Datenschutzbehörde bestätigt. Die Daten werden stets nach aktuellen Standards (TLS/AES256) verschlüsselt. Audio- und Videoströme werden nicht gespeichert oder weitergegeben.
Hier können Sie alfaview testen.
Cisco WebEx
Für einzelne Nutzerinnen und Nutzer ist das Videokonferenztool Cisco WebEx kostenfrei, was es für Freiberufler und Selbstständige interessant macht. Das Leistungsspektrum von Cisco WebEx ist sehr vielfältig, für Unternehmen sind die zusätzlichen Optionen für Veranstaltungen bis zu 40.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern sowie spezielle Formate für Online-Schulungen ein Vorteil.
Was kann es?
- HD-Videokonferenzen als Desktop- oder Webversion
- Mobile Konferenzen über Smartphone oder Tablet
- Bildschirmfreigabe: Übertragung des eigenen Bildschirms und Freigabe von Dokumenten etc. vom Rechner
- Meeting-Aufzeichnung: Nach Beendigung des Meetings wird eine MP4-Datei per Mail zugeschickt
- Facebook Live-Integration
- Kalenderintegration (Outlook, Office 365, Google u. a.)
- Integration in andere Systeme (u. a. Salesforce, Microsoft Teams, Slack, Lernmanagementsysteme wie Canvas oder Moodle)
- interaktive Whiteboards
- Nachrichten-Threads
DSGVO-Konformität:
Alle Online-Meetings werden 256 Bit-AES-verschlüsselt. Der passwortgeschützte Zugang zu Meetings erhöht die Sicherheit und verhindert den unberechtigten Zugang, mit der Backmonitor-Funktion kann der Moderator bzw. die Moderatorin überprüfen, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer keine sensiblen Inhalte zu sehen bekommen. Bis zum Kippen des Privacy Shield gehörte Cisco WebEx zu den Unternehmen, die über das Abkommen die Einhaltung der DSGVO auch in Drittländern wie den USA gewährleisteten. Zusätzlich agiert das Unternehmen nach den Standardschutzklauseln (SCC) und stellt einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) sowie eine Datenschutzerklärung zur Verfügung.
Einziges Manko: Aktuell gibt die Datenschutzerklärung keinen Aufschluss darüber, welche Server für den Datentransfer verwendet werden.
ShapeMinds GoToMeeting
GoToMeeting ist ein kostenpflichtiges Softwarepaket für Online-Videokonferenzen. Nutzerinnen und Nutzer wählen eines der drei Tarifpakete aus, die sich durch die maximale Teilnehmer*innenzahl sowie den Leistungsumfang unterscheiden.
Was kann es?
- Bildschirmübertragung: Mit der Übertragung des eigenen Bildschirms auf Smartphones oder Tablets können schnell und einfach Inhalte geteilt und visuell dargestellt werden
- VoIP-Telefonkonferenzen: kostengünstiges Telefonieren über Internet
- HD-Videokonferenzen als Desktop- oder Webversion
- Mobile Konferenzen über Smartphone oder Tablet
- Meetingaufzeichnung und -transkription: Meetings in Echtzeit aufnehmen, mit Zeichenwerkzeugen und virtuellem Whiteboard Notizen machen und markieren
- Hardware- und Softwarepakete für professionelle Konferenzräume
DSGVO-Konformität:
Alle Interaktionen, die über GoToMeeting durchgeführt werden, sind SSL-verschlüsselt, in allen Tarifpaketen sind die Meetings selbst AES-256-Bit-verschlüsselt. Zu den zusätzlichen Sicherheits-Features gehört die risikobasierte Authentifizierung. Der Organisator eines Online-Meetings erhält eine Mitteilung, sobald eine Anmeldung über ein nicht-berechtigtes Gerät oder von einem neuen Standort vorliegt sowie bei anderen auffälligen Vorgängen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnten. Eine weitere Erleichterung in der Umsetzung ist die Einmalanmeldung: Für die Nutzung von GoToMeeting benutzen alle Zutrittsberechtigten eines Unternehmens dasselbe Passwort. Es müssen also nicht mehrere Passwörter verwaltet werden, was die Passwortsicherheit erhöht.
Jitsi
Jitsi ist ein Open-Source Videokonferenztool. Das bedeutet, dass es quelloffen und kostenfrei ist. Es wird weder eine Installation noch eine Anmeldung benötigt, was die Teilnahme für Nutzerinnen und Nutzer enorm erleichtert. Der Organisator bzw. die Organisatorin legt pro Meeting eine URL fest, mit der weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingeladen werden.
Was kann es?
- IP-Telefonie
- Videokonferenzen
- Instant Messaging
- Meeting-Aufzeichnung
- Bildschirmfreigabe
- Textchat in Bildschirm integrierbar
- Moderatoren-Feature: Stummschaltung aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf einen Klick
- Nutzbar mit Windows, macOS oder Linux sowie als mobile App Jitsi Meet
- als Java-Implementierung anwendbar
- Web RTC-kompatibel
- mit Slack, Matrix oder RocketChat nutzbar
DSGVO-Konformität:
Wer Jitsi über die App oder den Browser nutzt, der muss einen öffentlichen zugänglichen Jitsi-Server nutzen. Bei der Auswahl ist z. B. zu beachten, ob der Anbieter den Datenschutz gemäß DSGVO gewährleistet und wo sich der Server befindet. Auf GitHub gibt es einen guten Überblick über Jitsi-Meet-Instanzen sowie den Code der Open Source-Software.
Wenn Sie Videokonferenztools auch für Meetings nutzen, in denen sensible Daten oder unternehmensinterne Inhalte behandelt werden, empfiehlt es sich, Jitsi auf einem eigenen Server zu nutzen. So haben Sie die absolute Sicherheit, dass Ihre Video-und Telefonkonferenzen DSGVO-konform gestaltet sind.
Benötigen Sie Unterstützung beim Installieren von Jitsi auf Ihrem eigenen Server? Wir helfen Ihnen gern bei der Planung und Umsetzung Ihrer DSGVO-konformen Videokonferenzen.
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