Schulungen sind oftmals ein notwendiges Übel – sowohl für Mitarbeiter wie auch Arbeitgeber. Es braucht den Raum, die Zeit und die Organisation solcher Veranstaltungen. Außerdem kann das Engagieren eines Trainers mit allen anfallenden Nebenkosten sehr teuer werden. Aber Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter sind in vielen Unternehmen Pflicht, wenn Datenschutzverstöße verhindert werden sollen. Eine Alternative zu Inhouse-Schulungen stellen Online-DSGVO-Schulungen für Mitarbeiter dar.
Wann muss ich meine Mitarbeiter zum Datenschutz schulen lassen?
Ausschlaggebend ist der Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Dort ist geregelt, dass der Verantwortliche eines Unternehmens, eine Rechenschaftspflicht hat. Wer in einer Organisation diese verantwortliche Person ist, unterscheidet sich je nach Art des Unternehmens. Der Verantwortliche muss dafür sorgen, dass alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, TOMs (Art. 32 Abs. 1 DSGVO) getroffen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten und Datenschutzrechtsverletzungen vorzubeugen.
Nun ist es so, dass viele Datenpannen auf Fehler von Menschen zurückzuführen sind. Sie entstehen, wenn private – unverschlüsselte – Endgeräte zum Verschicken von Dokumenten genutzt werden. Wenn Akten nicht ordnungsgemäß vernichtet oder Aktenschränke nicht verschlossen werden. Zu einfache Passwörter sind schnell zu entschlüsseln, was einen Datenabfluss zur Folge haben kann. Eine ganz direkte Folge hat es, wenn Mitarbeiter persönliche Daten weitergeben – im persönlichen Gespräch oder am Telefon – an unbefugte Personen weitergeben.
Aus kleinen, unbedarften Handlungen kann eine Datenschutzverletzung werden, die mit hohen Bußgeldern geahndet wird. Durch die sogenannten TOMs soll dies verhindert werden. Deshalb sind Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter ein Muss – denn sie sind häufig die Verursacher von kleineren oder größeren Datenschutzpannen.
Auch der Art. 5 Abs. 1a DSGVO ist ein Hinweis auf eine Schulungspflicht, denn demnach sollen personenbezogene Daten „auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden“ – das setzt voraus, dass Mitarbeiter durch DSGVO-Schulungen über ihre Pflichten und Rechte in Kenntnis gesetzt werden.
ShapeMinds Welche DSGVO-Schulungen für Mitarbeiter sind die richtigen?
Das ist klar: Der Aufwand sollte möglichst gering, der Effekt aber groß sein. Eine praktische Lösung sind Online-Schulungen zur DSGVO.
Datenschutz-Online-Schulungen haben einige Vorteile:
- orts- und zeitunabhängig: Mitarbeiter können die Schulungen jederzeit während der Arbeitszeit durchführen. Die Datenschutzschulungen eignen sich auch sehr gut für Mitarbeiter im Homeoffice und für Remote Worker
- branchenbezogen: In jeder Wirtschaftszweig gibt es auch ganz spezifische Anwendungsfälle für die DSGVO. Deshalb gibt es Online-Datenschutz-Schulungen für das Gesundheitswesen, den Einzelhandel, Dienstleistungssektor, Industrie + Handel sowie für Mitarbeiter im Handel von digitalen Gütern.
- wiederholbar: Unternehmen können ein Kontingent an Schulungsdurchläufen kaufen, für jeden Mitarbeiter wird ein individueller Zugang erstellt. Verantwortliche können ihren Angestellten die Schulung regelmäßig anbieten und dafür benötigte Kontingente dazukaufen
- Datenschutzrecht immer auf aktuellem Stand: Die Inhalte der Datenschutzschulungen werden von zertifizierten Datenschutzauditoren erstellt und spiegeln immer die aktuellen Datenschutzbestimmungen wider.
- geringer Aufwand: Verantwortliche haben jederzeit den Überblick, welche Mitarbeiter die Online-Schulung bereits absolviert haben, sowohl die Kosten wie auf die investierte Zeit sind jederzeit kalkulierbar
- automatisierter Schulungsnachweis: Haben Mitarbeiter die DSGVP-Schulung erfolgreich abgeschlossen, wird eine Teilnahmebestätigung generiert, die dem Verantwortlichen als Schulungsnachweis automatisch zugeschickt wird.
Sowohl die Organisation wie auch die Durchführung von DSGVO-Schulungen für Mitarbeiter sind in Online-Formaten viel schneller und kosteneffizienter durchzuführen. Damit sind sie auch für kleinere Unternehmen einfach in den Betriebsablauf integrierbar. Kein Anmieten von Schulungsräumen, kein Trainer und kein aufwändige Dokumentation: Werden die DSGVO-Schulung für Mitarbeiter jährlich durchgeführt, fügen sich die Online-Schulungen optimal ein, da sie sich gut organisieren lassen.
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