Die Übermittlung von E-Mail-Adressen durch Händler an Versanddienstleister ist nur bei Vorliegen einer Einwilligung der Kunden in eben diese Übermittlung rechtmäßig. Die Praxis hat gezeigt, dass es vielen Händlern möglich ist, die Zustellinformationen selbst an den Kunden weiterzugeben bzw. einen Link zur Sendungsverfolgung in die eigene Bestellbestätigung einzubinden. Dies stellt jedenfalls eine objektiv zumutbare Alternative dar. Aus dem gleichen Grund wird auch die Erforderlichkeit im Rahmen des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO verneint.
Das bedeutet, das Händler, die Kunden-E-Mail-Adressen an Versanddienstleister zum Zwecke der Übermittlung von „Versandstatus-“ bzw. „Paketankündigungs-„E-Mails weitergeben möchten, dürfen dies unter Geltung der DSGVO nur mit Einwilligung des Betroffenen Kunden vornehmen! Um den datenschutzrechtlichen Vorgaben für die Weitergabe der Kunden- E-Mail-Adressen im ausreichenden Maße nachzukommen, haben Händler im Rahmen des Bestellvorgangs eine transparente Einwilligung des Kunden einzuholen (z.B. durch einen Einwilligungstext mit sogenannter „Check-Box“) und darüber hinaus im Rahmen der Datenschutzerklärung über die Datenerhebung und -weitergabe ausreichend zu informieren.
Für den B2B Bereich könnte u.U. das sog. berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), als Rechtsgrundlage für die Weitergabe der E-Mailadresse zulässig sein.
Hintergrund ist, dass es sich bei den E-Mail-Adressen um dienstliche Kontaktdaten handelt, die zur externen Kommunikation gedacht sind und sich oftmals auf einer Website des Unternehmens bzw. in Signaturen zum Schriftverkehr wiederfinden.
Mögliche Formulierung für eine Interessensabwägung:
Die Übermittlung der Daten erfolgt sowohl im berechtigten Interesse des Versenders (Verantwortlichen) als auch des Versanddienstleisters (Dritten) zur Vermeidung von Falschzustellungen (also u.a. auch zum Schutz des Postgeheimnisses) und zur kundenfreundlichen Ausgestaltung des Lieferzeitpunkts und -orts. Schutzwürdige Interessen des Empfängers oder dessen Grundrechte und Grundfreiheiten werden dadurch nicht beeinträchtigt. Im Gegenteil dient die Datenübermittlung gerade auch den Interessen des Empfängers. Der Empfänger kann zudem jederzeit beim Versender und beim Versanddienstleister Widerspruch gegen diese Datenverarbeitung, über die er durch die Datenschutzhinweise des Versenders informiert wurde, erheben und somit sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung wahrnehmen.
Empfehlung zur Nutzung von E-Mail Adressen für Versanddienstleister:
Bestandskunden E-Mail-Adresse
Soll die Datenweitergabe an den Versanddienstleister auf Grund des berechtigten Interesses (ab Zeitpunkt xy) erfolgen, sollten alle Bestandskunden im Vorfeld darüber in Kenntnis gesetzt werden (z.B. 14 Tage vorher per Mail, mit Hinweis auf Widerrufsmöglichkeit).
Neukunden E-Mail-Adresse
Neukunden sind im Rahmen der Erstbestellung darüber zu informieren, dass die E-Mail-Adresse zum o.g. Zweck weitergegeben werden. Das kann z.B. im Bestellprozess durch den Verweis auf die Datenschutzerklärung umgesetzt werden. Dies gilt auf für den Hinweis zum Widerrufsrecht.
Wichtig! Es sollte ein Prozess beschrieben werden, der darstellt wie mit eingehenden Widerrufen zu verfahren ist und wer für die Umsetzung verantwortlich, bzw. zuständig ist.
Wir empfehlen weiterhin die Empfänger der Versandverfolgungen auf Empfängerseite über den Umgang mit Mails aufzuklären um den Gefahren des Eindringens von Schadsoftware durch E-Mail Anhänge in die IT -Syteme zu verhindern.