Hier finden Sie ein Beispiel für die Nutzungsempfehlungen von Microsoft Teams, wie wir Sie empfehlen:
Sehr geehrte Teilnehmerin / sehr geehrter Teilnehmer,
wir freuen uns über Ihre Teilnahme an unserem gemeinsamen Online-Meeting via Microsoft Teams. Auf Grundlage unserer Compliance Regelungen, bitten wir Sie bei der Teilnahme um die Einhaltung der nachfolgenden Nutzungsbedingungen, um ein datenschutzkonformes Meeting für alle Teilnehmenden gewährleisten zu können.
- Überprüfen Sie zu Ihrem eigenen Schutz die Aktualität Ihres Betriebssystems, des Virenschutzprogramms und die Aktivierung Ihrer Firewall.
- Bitte beachten Sie, dass nur Microsoft Apps eingebunden werden dürfen, die Nutzung externer Cloudspeicher ist untersagt.
- Bitte halten Sie sich während des Online-Meetings an einem ruhigen, nicht öffentlichen Ort auf. Das Online-Meeting sollte in einem ruhigen, geschlossenen Raum stattfinden, der eine angemessene Privatsphäre und Vertraulichkeit sicherstellt. Sorgen Sie dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden.
- Vergewissern Sie sich, dass ein „mithören“ des Gesprächs durch Unberechtigte Dritte ausgeschlossen werden kann (z.B. geschlossene Fenster).
- Die Anmeldung zum Online-Meeting, sowie die Aktivierung von Kamera- oder Mikrofonfunktionen muss durch Sie manuell erfolgen. Bitte beachten Sie, das die Grundeinstellung in Microsoft Teams eine Bild- und Tonübertragung vorsieht. Möchten Sie keine Bildübertragung, müssen Sie vor dem Beitritt die Kameraeinstellungen ändern.
- Erfolgt keine Bildübertragung, erkennen Sie dies am durchgestrichenem Kamerasymbol in der Menüleiste von Microsoft Teams.
- Ihre Kamera sollten so ausgerichtet sein, dass unbeteiligte Personen nicht vom Sichtfeld der Kamera erfasst werden. Dies gilt ebenso für (private) Fotos auf Ihrem Schreibtisch und / oder an den Wänden Ihres Kommunikationsortes.
- Soweit im Rahmen des Online-Meetings nicht eindeutig sichtbar ist, welche Personen zusätzlich im Raum befinden (weil diese z.B. nicht dauerhaft im Bild sind), sind alle Teilnehmenden überdie Anwesenheit dieser Personen zu informieren.
- Schützen Sie die Privatsphäre Dritter. Der Austausch personenbezogener Daten unbeteiligte Dritte ist untersagt. Ist es dennoch erforderlich, so sind die Daten der dritten Person zu pseudonymisieren (z.B. Frau A.Z. hat ……). Dies gilt gleichermaßen auch für die
- Weiterhin ist die Ablage personenbezogener Daten in Teams untersagt.
- Die Aufzeichnung und Speicherung des Online-Meetings (Bild und/oder Ton) ist unzulässig. Besteht der Bedarf, dass ein Online-Meeting aufgezeichnet werden soll, so ist dies mit uns im Vorfeld abzustimmen. Vor Aufzeichnung des Meetings sind Teilnehmenden über die geplante Aufzeichnung zu informieren.
- Der Organisator des Online-Meetings ist für die Auswahl der Teilnehmenden verantwortlich.
Bitte beachten Sie auch die in Ihrem Unternehmen zu Videokonferenzen / Online-Meetings geltenden Regelungen.