Datenschutz bei Firmensitzverlegung

Jeder kennt das – Ein Umzug bedeutet auch immer ein gewisses Maß an (organisatorischem) Stress. Ein Firmenumzug ist darüber hinaus um Vieles komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug, weil hier auch der Datenschutz eine zusätzliche Rolle spielt. Aus diesem Grund will eine Standortverlagerung des Unternehmens gut geplant sein. Hierzu gehören unter anderem folgende Maßnahmen (nur Auszug, keine vollständige Aufzählung):

Interne und externe Kommunikation

  • Beschäftigte und Betriebsrat bzw. Personalvertretung möglichst früh über den Firmenumzug informieren und Vorteile des neuen Standorts kommunizieren, um die Beschäftigten für das Projekt zu begeistern.
  • Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Beschäftigte eventuell kündigen.
  • Kunden und Geschäftspartner informieren.
  • Hinweis auf baldigen Umzug in die Signaturen der Beschäftigten mit aufnehmen.
  • Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten.
  • Regelmäßige Dienstleister, Ämter und Behörden, Kammern und Verbände informieren
    • z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger
    • z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ
    • z. B. IHK, Berufsverband, Gewerkschaft

Organisatorisches

 

  • Offline- und Online-Verzeichnisse aktualisieren
  • Eintrag im Handelsregister ändern lassen
  • Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
  • Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
  • evtl. schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, branchentypische Seiten, …
  • evtl. schon soziale soziale Medien-Accounts updaten – z. B. Facebook, Twitter, …
  • ggf. Standortgebundene Verträge kündigen (z. B. PKW-Stellplätze, …)
  • Bestandsaufnahme, Katalogisierung und Verpackung des Inventars, der Dokumente und der Technik
  • Beauftragung Umzugsunternehmen
  • Darüber hinaus sollten Sie Ihre Beschäftigten für das Thema sensibilisieren, hierzu gehört unter anderem:
    • der Umgang mit z.B. eingehenden E-Mails, in denen die Beschäftigten auffordert werden die neue Firmenadresse, mittels hinterlegtem Link, zu autorisieren. Hier kann es sich um SPAM oder Verbreitung von Schadsoftware handeln, der dazu genutzt werden soll, das System anzugreifen und/oder persönliche Daten auszuspähen.
    • das oft nicht offizielle Stellen (Privatunternehmen im “Gewand” einer offiziellen Stelle) Kostennoten für z.B. Register- oder Datenbankeintragungen stellen, und dies mit betrügerischer Absicht.
    • der Hinwies, das Profile in sozialen Netzwerken für berufliche Kontakte, wie z.B. Xing, LinkedIn, o.ä., ebenfalls angepasst werden sollten.

Firmenumzug und Datenschutz – Was hat das miteinander zu tun?

Jedes Unternehmen hat, im Umgang mit personenbezogenen Daten, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) einzuhalten.
Zu diesen Vorgaben gehört unter anderem auch die Implementierung sogenannter technischer und organisatorischer Maßnahmen (gemäß Art. 32 DSGVO). Ein Teil dieser Maßnahmen bezieht sich auch auf die Zutrittskontrolle; sowohl zum Gelände und dem Gebäude an sich, als auch innerhalb des Gebäudes, der Etagen und einzelnen Büroräume. Hierbei gilt, je sensibler die Daten, desto höher sind die Sicherheits-Maßnahmen, die zu ergreifen sind. Nur so kann das erforderliche Datenschutz-Niveau gewährleistet werden.

Auswahl geeigneter Räumlichkeiten / bauliche Begebenheiten

Schon bei der Standort- und Gebäudeauswahl sollte daher darauf geachtet werden, wie der Zutritt für Beschäftigte und aber auch für Lieferanten und ggf. Besucher gehändelt werden kann.
Gibt es z.B. eine Videoüberwachungsanlage, einen Pförtner oder ist das (Büro-) Gelände/Gebäude für „Jedermann“ einfach zugänglich?
Auch die Zugänge zu den Etagen und Büroräumen können für die Sicherheit der Daten relevant sein. Verfügungen die Zugänge über eine (separate) Klingelanlage, ein elektronisches oder manuelles Schließsystem, entsprechende Sicherheitstüren für sensible Bereiche wie z.B. das Archiv oder den Serverraum, ect.?

Für ein Unternehmen kann es einen finanziellen Mehraufwand bedeuten, wenn diese Maßnahmen am Standort nicht erfüllt werden (können) und diese nachträglich implementiert werden (müssen).

Auswahl eines geeigneten Umzugsunternehmens

Bei jedem Firmenumzug muss auch der Datenschutz beachtet werden, da auch sensible Dokumente und Daten transportiert werden; hierzu gehören z.B. die Personalakten Ihrer Beschäftigten. Daher sollte vor der Beauftragung eines Umzugsunternehmens geklärt werden, ob dieser auch für den Transport dieser sensiblen Dokumente und Daten geeignet ist:
Jeder Transport sensibeler Dokumente sollte die nachstehenden Bedingungen erfüllen:

  • Transport durch geschultes Sicherheitspersonal, dass nach Art. 29 DSGVO unterwiesen wurde
  • Versiegelte Transportbehälter (z.B. rollbare Security-Boxen)
  • Legitimation des Kuriers / des Sicherheitspersonals bei Übernahme der Dokumente und Daten (Transportbehälter)
  • Dokumentation und Protokollierung aller Transportprozesse
  • LKW-Verplombung, GPS-Ortung und ggf. bei Bedarf Online-Tracking
  • Übergabe am Bestimmungsort nur an autorisierte Personen

Fazit

Auch wenn ein Umzug keine Datenverarbeitung im klassischen Sinn darstellt, sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um die Vorgaben der DSGVO einhalten / beachten und die Daten während des gesamten Prozesses schützen zu können.

Also: Nehmen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten schon am Anfang der Projektplanung mit ins Boot. Dieser kann Sie bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, sowohl an die neuen Räumlichkeiten als auch der einzelnen Umsetzungsschritte, während des Gesamt-Prozesses, unterstützen!

Sie planen einen Firmenumzug und benötigen Unterstützung bei den Auswahlkriterien für geeignete Räumlichkeiten, ganz allgemein Unterstützung bei Ihrem Umzugs-Projekt oder möchten unsere Muster-Checklisten (Anforderungen an datenschutzkonforme Archive / Büroräume, technische und organisatorische Maßnahmen, Netzwerksicherheit) nutzen, dann kontaktieren Sie uns gerne.

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