Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 1. Januar 2025 steht Unternehmen in Deutschland eine bedeutende Umstellung bevor. Diese Veränderung ist Teil der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission, die ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer vorsieht, gespeist aus den Daten der E-Rechnung.
Warum die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht wird eingeführt, um ein einheitliches und digitales Abrechnungssystem zu schaffen, das sowohl nationale als auch EU-weite Meldesysteme unterstützt. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug zu minimieren und die Effizienz der Steuerverwaltung zu erhöhen.
Was ändert sich?
Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Das PDF-Format allein reicht nicht mehr aus. Die Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wie beispielsweise die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung betrifft alle Unternehmen, die B2B-Leistungen erbringen. Kleinunternehmer müssen spätestens ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Wichtig ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Die E-Rechnungspflicht beginnt am 1. Januar 2025, aber es gibt Übergangsregelungen:
- 2025-2026: Sonstige Rechnungen (Papier, PDF, JPG) sind mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
- 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro können weiterhin Papierrechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Die neuen Anforderungen gelten für alle B2B-Umsätze.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was bedeutet das für den Rechnungsempfänger?
Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Zustimmung des Empfängers ist nur noch für Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, wie z.B. PDF-Dateien.
Praktische Erwägungen zur E-Rechnung
Unternehmen sollten sich jetzt auf die Umstellung vorbereiten, indem sie ihre IT-Systeme anpassen und Mitarbeiter schulen. Die Implementierung von E-Rechnungen bietet Vorteile wie reduzierte Fehlerquote, schnellere Bearbeitungszeiten und geringere Papier- und Portokosten.
Elektronische Archivierung von Rechnungen
Die elektronische Archivierung gewinnt immer mehr an Bedeutung, besonders im Kontext der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab 2025. Jedoch betrifft diese erhöhte Aufmerksamkeit nicht nur die E-Rechnungen, sondern alle elektronischen Archive, die steuerlich relevante Daten und Dokumente aufbewahren.
Gesetzliche Anforderungen zu E-Rechnungen
Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Praktische Umsetzung
- Originalzustand: Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche Änderungen der archivierten Dokumente müssen ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich.
- Lesbarkeit: Während der gesamten Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt sein. Die Rechnungen sind im gleichen Format zu archivieren, in dem sie übermittelt wurden.
- Speicherorte: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt und archiviert werden. Es müssen geeignete Archivierungssysteme verwendet werden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Datenintegrität gewährleisten.
Wichtiger Hinweis
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme GoBD-konform sind und alle erforderlichen Sicherheits- und Prüfmaßnahmen implementieren. Die Digitalisierung und ordnungsgemäße Archivierung steuerlich relevanter Dokumente trägt wesentlich zur Effizienz und Transparenz in der Unternehmensverwaltung bei.
Fazit
Insgesamt markiert die Einführung der E-Rechnung und die damit verbundene elektronische Archivierung einen bedeutenden Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten und effizienten Unternehmensführung. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zur verpflichtenden Einführung nutzen, um ihre Prozesse anzupassen und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.
Hier dazu noch ein interessanter Beitrag der IHK Berlin:
https://www.ihk.de/berlin/e-rechnung