Was geschieht mit Bewerbungsunterlagen? Wie steht es bei Online-Bewerbungen mit der Datensicherheit? Welche Daten darf ich im Bewerbungsprozess erheben? Der Datenschutz ist auch in Personalabteilungen ein Thema. Hier gibt es Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema „datenschutzkonformes Bewerbermanagement“.
Vor dem Bewerbungsgespräch
Online-Bewerbungsverfahren oder die Bewerbung per Mail sind heute der Normalfall. Dabei gibt es für Personalabteilungen jedoch einiges zu beachten.
Was darf in Online-Fragebögen abgefragt werden und was nicht?
Unternehmen, die Bewerbungs-Fragebogen nutzen, sollten sich sehr bewusst mit der Frage auseinandersetzen, welche Daten sie hierbei abfragen. Es gilt die Datenminimierung: Es wird nur abgefragt, was bezüglich der Stellenbeschreibung wirklich relevant ist.
Folgende Daten dürfen nicht abgefragt werden:
- Gesundheitsdaten (Ausnahme: gefährliche Tätigkeit, bei der der Gesundheitsstatus eine herausragende Rolle spielt)
- Schwangerschaften
- Familienstand
- Hobbys
Geben Bewerber Informationen zu wenig sensiblen Daten wie etwa den Hobbys dennoch ungefragt im Bewerbungsschreiben an, dürfen Personalerinnen und Personaler sie beispielsweise im Bewerbungsgespräch darauf ansprechen. Im Fall einer Speicherung müssen solche Daten auch nicht geschwärzt werden.
Sollte das Bewerben mittels Verschlüsselung angeboten werden?
Bei der Online-Bewerbung werden sensible Daten erhoben und verarbeitet. Aus diesem Grund sollten Unternehmen es sich im Rahmen eines datenschutzkonformen Bewerbermanagements zum Ziel setzen, die Kommunikation per Mail zu verschlüsseln. Das stärkt nicht zuletzt bei Bewerberinnen und Bewerbern das Vertrauen in das Unternehmen.
Deshalb sollte bei der bevorzugten Bewerbung per Mail ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat zum Download angeboten werden. Zudem sollten auch die Karriereseiten des Unternehmens verschlüsselt sein.
Nicht zuletzt müssen Nutzerinnen und Nutzer der Plattform ausreichende Informationen über die Art und den Umfang der Speicherung ihrer Daten erhalten. Zudem müssen Nutzerinnen und Nutzer über ihre Betroffenenrechte gemäß DSGVO aufgeklärt werden. Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
Wer darf Bewerbungen sichten?
Im Unternehmen sollte klar geregelt sein, wer Bewerbungsunterlagen sichten darf und wie diese zur Verfügung gestellt werden. In größeren Unternehmen übernimmt diese wichtige Aufgabe eines datenschutzkonformen Bewerbermanagements die Personalabteilung.
Aber auch in kleinen Unternehmen ohne Personalabteilung ist es wichtig, hier eine klare Struktur zu haben. Denn keineswegs dürfen Bewerbungen beispielsweise einer ganzen Führungsebene zur Verfügung gestellt werden. Vielmehr muss im individuellen Fall genau geschaut werden, wer bei der Stellenbesetzung ein berechtigtes Mitspracherecht hat.
Möglich wäre es, im Datenschutzkonzept bereits Festlegungen zu treffen, die im konkreten Fall zu Hilfe genommen werden können.
Dürfen Unternehmen einen Background-Check durchführen?
Wer Informationen über eine Bewerberinnen bzw. einen Bewerber einholen möchte, benötigt in aller Regel die schriftliche Einwilligung des Bewerbers oder muss diesen zumindest informieren.
Das gilt insbesondere in diesen beiden Fällen:
- Informationen bei früheren Arbeitgebern einholen: Insofern der Bewerber einen Arbeitgeber nicht ausdrücklich als Referenz im Bewerbungsschreiben angegeben hat, muss das Unternehmen die schriftliche Einwilligung zu einem Background-Check einholen.
- Recherche in sozialen beruflichen Netzwerken: Wer in dem öffentlich zugänglichem LinkedIn- oder Xingprofil einer Bewerberin bzw. eines Bewerbers recherchieren möchte, ob die Angaben mit Daten aus dem Bewerbungsschreiben übereinstimmen, kann dies tun. Der Bewerber muss über diese Datenerhebung jedoch informiert werden.
Verboten ist die Suche über Suchmaschinen und in sozialen, zumeist privat genutzten, Netzwerken wie Facebook oder Instagram. Hintergrund: Über diese Quellen kann das Unternehmen auch nicht-beschäftigungsrelevante Informationen erhalten, was auch im Sinne der Datenminimierung zu verhindern ist.
Ein Background-Check bei früheren Arbeitgebern ohne Zustimmung des Bewerbers ist dann erlaubt, wenn es berechtige Zweifel an der Echtheit von Zeugnissen oder anderen Aussagen / Daten in den Bewerbungsunterlagen gibt.
Nach der Bewerbung
Das Bewerbungsverfahren ist beendet, eine neue Mitarbeiterin bzw. ein neuer Mitarbeiter ist gefunden. Was geschieht nun mit den Bewerbungsunterlagen?
Aufbewahrungspflichten
Bewerbungsunterlagen haben für Unternehmen den Zweck, Informationen über eine Bewerberin bzw. einen Bewerber zu erhalten, um eine Stelle zu besetzen. Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ist dieser Grund hinfällig, die Daten werden nicht mehr benötigt.
Deshalb müssen alle Daten von nicht-gewählten Bewerberinnen und Bewerbern in einem datenschutzkonformen Bewerbermanagement gelöscht werden. Das gilt sowohl für ausgedruckte Bewerbungsunterlagen wie auch für digitale Unterlagen. Hierbei müssen jedoch die Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden.
Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen liegt bei max. 6 Monaten
Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, können die Bewerbungsunterlagen bis zu sechs Monate aufgehoben werden. Zudem ergeben sich aus § 15 Abs. 4 AGG und § 61b Abs. 1 ArbGG einzuhaltende Aufbewahrungsfristen. So haben Bewerber im Allgemeinen einen dreimonatige Klagefrist, so dass es bereits deshalb Sinn macht, die Unterlagen für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Womöglich wird die ausgeschriebene Stelle auch noch einmal vakant, wenn der ausgewählte Bewerber vom Jobangebot zurücktritt.
Nach maximal sechs Monaten müssen die Unterlagen in aller Regel datenschutzkonform vernichtet werden.
Dazu gehören:
- Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien und alle weiteren Unterlagen wie etwa Gesprächsnotizen aus dem Bewerbungsgespräch sind unkenntlich zu machen bzw. zu vernichten
- alle digitalen Unterlagen und Mails, die mit dem jeweiligen Bewerbungsverfahren in Zusammenhang stehen, sind zu löschen
- ALLE Personen, die diese Unterlagen per Mail zugeschickt bekommen haben, müssen diese in ihrem jeweiligen Mailprogramm löschen
Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen
Es gibt gute Gründe, Bewerbungsunterlagen von einzelnen Kandidatinnen und Kandidaten für einen längeren Zeitraum, über die sechs Monate hinaus, aufzubewahren. Das kann der Fall sein, wenn die Bewerberin bzw. der Bewerber ein interessantes Profil hat, das für eine andere, spätere Stellenbesetzung in Frage kommen könnte.
Um die Unterlagen länger als sechs Monate aufbewahren zu dürfen, braucht es die schriftliche Einwilligung der Betroffenen bzw. des Betroffenen.
Bewerbungsunterlagen müssen nach Einstellung zurückgegeben werden
Nach der Einstellung hat die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter das Recht auf eine Rückgabe aller Bewerbungsunterlagen, die nicht für eine Speicherung in der Personalakte notwendig sind.
Solche Unterlagen sind insbesondere:
- Anschreiben
- Schul- und Ausbildungszeugnisse
- Praktikumsbescheinigungen
Mit der Einwilligung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters können diese Unterlagen auch datenschutzkonform vernichtet werden.
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