Datenschutz ist ein komplexes Thema und betrifft nicht nur volljährige Personen. Auch Kinder haben die Rechte an ihren personenbezogenen Daten und ein Recht auf den angemessenen Schutz dieser. Da Kinder allerdings nicht in jeder Situation abschätzen können, welche Folgen die Weitergabe oder Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben könnte, kommt den erwachsenen Erziehungsberechtigten sowie den Betreuungspersonen in Kindertageseinrichtungen eine stellvertretende Rolle zu. In unserem Beitrag der vergangenen Woche wurden zunächst einmal allgemeingültige Datenschutzbestimmungen für Kinder- und Jugendeinrichtungen vorgestellt und erklärt und Informationen für Sorgeberechtigte bereitgestellt. Diese Woche widmen wir uns einigen speziellen Situationen, die im Betreuungsalltag regelmäßig auftreten und ebenfalls datenschutzrelevant sind.
Hier ein Überblick:
• Fotos und Videos der Schutzbefohlenen
• Umgang mit Adresslisten
• Eltern- und /oder Entwicklungsgespräche
• Kindertageseinrichtung: Erstellung und Weitergabe von Entwicklungsdokumenten
• Kindertageseinrichtung: Weitergabe personenbezogener Daten an Grundschulen
Fotos und Videos der Schutzbefohlenen
Betreuungspersonen der Einrichtungen machen häufig Fotos oder Videos von ihren Schutzbefohlenen während Ausflügen, Festen oder im Betreuungsalltag. Allerdings ist dies nicht zwingend notwendig, um die Aufgaben einer solchen Einrichtung zu erfüllen. Das gilt auch für eine weitere Verarbeitung der Bilder. Ohne eine rechtliche Grundlage benötigen Betreuungspersonen daher in der Regel eine Einwilligung der betroffenen Person, um solche Aufnahmen anzufertigen oder zu verwenden. Im Falle von minderjährigen Kindern müssen die sorgeberechtigten Eltern diese Einwilligung geben. Dabei ist es wichtig, dass die Eltern genau darüber informiert werden, wer die Bilder macht, mit welchen Mitteln und zu welchen Zwecken.
Viele Sorgeberechtigte freuen sich über Eindrücke aus dem Kitaalltag oder über Erinnerungen, die im Portfolio des Kindes Eingang finden. Allerdings ist die Einwilligung nur der erste Schritt.
Für den Umgang mit den Aufnahmen sollten entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, wie z.B. die reine Nutzung einrichtungseigener Hard- und Software, für die Beschäftigten vorgegeben werden. Die Nutzung privater Endgeräte (Kameras, Smartphones und/oder Tablets der Betreuungspersonen) sollte auch in Ausnahmefällen strikt untersagt sein.
Die Informationspflicht und das Einholen einer Einwilligung gilt auch für durch die Einrichtung organisierte Fototermine mit den Kindern. Nur die Kinder, deren Sorgeberechtigte entsprechend (schriftlich) eingewilligt haben, dürfen fotografiert werden.
Fertigen Sorgeberechtigte im Rahmen von Veranstaltungen Fotos und/oder Videos von Kindern, die nicht ihre eigenen sind, sowie von Betreuungspersonen oder anderen Gästen an, um diese ausschließlich für familiäre oder persönliche Zwecke zu nutzen, fällt dies in der Regel nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Es ist jedoch Vorsicht geboten, da diese Ausnahmebestimmung nur sehr zurückhaltend angewendet werden darf.
Die Sorgeberechtigten sollten im Vorfeld über die Voraussetzungen und den zulässigen (privaten) Nutzungsumfang informiert werden. Dies kann z.B. durch einen entsprechenden Hinweis in der Einladung oder einen Informationsaushang am Veranstaltungsort umgesetzt werden.
Natürlich ist auch ein generelles Foto- und Filmverbot im Bereich der Betreuungseinrichtung denkbar.
Umgang mit Adresslisten
Sollen Adresslisten der zu betreuenden Kinder an die Eltern (Sorgeberechtigten) anderer Kinder weitergeben werden, muss die Einwilligung jeder sorgeberechtigten Person eingeholt werden, deren Kind auf der Adressliste steht. Es ist wichtig, dass die einwilligenden Eltern genau darüber informiert werden, wer die Adressliste erhalten wird. Wenn der Kreis der Empfänger : innen erweitert werden soll, muss eine neue Einwilligung eingeholt werden, die diese Erweiterung einschließt.
Eltern- und /oder Entwicklungsgespräche
Grundsätzlich dürfen Sie keine Informationen ohne die Zustimmung der Sorgeberechtigten weitergeben. In Eltern- und/oder Entwicklungsgesprächen darf nur die betroffene Person thematisiert werden, ein Austausch von Informationen zu anderen Kindern/Jugendlichen ist unzulässig. Die Schweigepflicht gilt gegenüber allen Sorgeberechtigten.
Kindertageseinrichtung: Erstellung und Weitergabe von Entwicklungsdokumenten
Für Kindertageseinrichtungen, die von einem Träger der öffentlichen Jugendhilfe betrieben werden, besteht nicht nur die Aufgabe, ein Kind zu betreuen, sondern auch für dessen Erziehung und Bildung zu sorgen. Zudem sollte die Förderung auf den individuellen Entwicklungsstand des jeweiligen Kindes abgestimmt sein.
Hierbei ist es wichtig, dass die Sorgeberechtigten in den Prozess miteinbezogen werden. Aus den Bestimmungen des SGB VIII ergibt sich, dass eine Dokumentation des Entwicklungsfortschritts jedes einzelnen Kindes erforderlich ist, um den Förderungsauftrag zu erfüllen. Auch in den entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften gibt es, trotz diverser Unterschiede, zumindest in einigen Fällen Anhaltspunkte, die in die gleiche Richtung weisen.
Demzufolge ist die Erstellung von Entwicklungsdokumenten datenschutzrechtlich zulässig. Wichtig ist jedoch, dass hiermit nicht ebenfalls die Weitergabe dieser Dokumente begründet werden kann. Diese bedarf der (schriftlichen) Zustimmung der Sorgeberechtigten.
Kindertageseinrichtung: Weitergabe personenbezogener Daten an Grundschulen
Nach dem Besuch einer Kindertageseinrichtung steht oft der Wechsel zur Grundschule an.
Es ist erwünscht, dass Betreuungspersonen aus Kindertageseinrichtungen, die von einem öffentlichen Jugendhilfeträger betrieben werden, mit der (zukünftigen) Schule zusammenarbeiten, um einen möglichst reibungslosen Übergang gewährleisten zu können (SGB VIII). Allerdings dürfen personenbezogene Daten der Kinder nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten weitergegeben werden.
Kindertageseinrichtung: Weitergabe personenbezogener Daten an das Gesundheitsamt
Gegenüber den Gesundheitsämtern haben Kindertageseinrichtungen Meldepflichten in zwei unterschiedlichen Zusammenhängen:
- Die Kita ist verpflichtet, alle meldepflichtigen Erkrankungen von Kindern oder Mitarbeitenden unverzüglich dem Gesundheitsamt zu melden.
- Bei ärztlichen und zahnärztlichen Vorsorgeuntersuchungen ist eine Mitwirkung der Kita bei der Datenerhebung gesetzlich vorgesehen. Gemeint ist damit die Erstellung von Listen der Kinder eines bestimmten Jahrgangs als Vorbereitung des Untersuchungstermins in der Einrichtung. WICHTIG ist hierbei, dass die Eltern der Untersuchung zustimmen müssen. Stimmen Eltern einer Untersuchung ihres Kindes nicht zu, müssen die Mitarbeiter*innen der Kita darauf achten, dass das Kind tatsächlich nicht untersucht wird.
Fazit
Der Schutz personenbezogener Daten betrifft nicht nur die Kinder und/oder Jugendlichen sowie ihre Eltern, sondern auch die Beschäftigten in Kindertageseinrichtungen.
Grundsätze des Datenschutzes wie die Zweckbindung, die Datensparsamkeit und das Erfordernis der Datensicherheit durch entsprechende TOMs sollten zwingend eingehalten werden.
Bei kirchlichen Trägern finden sich entsprechende Regelungen im Datenschutzgesetz der jeweiligen Kirchengemeinschaft. Wenn es um den Schutz der Daten der Beschäftigten der Einrichtungen geht, gilt ergänzend zur DSGVO und zum BDSG n.F. das Landesdatenschutzgesetz des jeweiligen Bundeslandes. Zu dieser Thematik bieten wir ebenfalls hilfreiche Beiträge an.
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