Die Corona-Pandemie hat der Wirtschaft stark zugesetzt, der stationäre Handel war ganz besonders stark betroffen. Innerhalb weniger Wochen setzten Unternehmen gezwungenermaßen digitale Strategien umsetzen: Das Restaurant, in dem man jetzt online bestellen kann, Beratungsunternehmen, die Beratungsgespräche und Konferenzen nur noch über Online-Konferenztools anbieten, komplette Weiterbildungen, die online angeboten werden bis hin zu den vielen Einzelhändlern, die in kurzer Zeit Online-Shops aufsetzten, um ihre Produkte an die Kundinnen und Kunden zu bringen.
Aber auch viele Arbeitnehmer haben die Zeit im Lockdown genutzt, um sich bewusst zu machen, wie sie eigentlich arbeiten möchten. Was die Corona-Krise zeigt: In vielen Berufen braucht es nicht das Büro und viele Meetings vor Ort – ein Rechner, Headset und der Küchentisch machen es manchmal auch.
Wer lange Wege zur Arbeit pendeln muss, unzufrieden mit seinem Job ist oder beruflich neue Wege gehen möchte, der hat sich für 2021 vielleicht zum Ziel gesetzt, sein eigenes Online Business umzusetzen. Dann sollte der Datenschutz nicht vergessen werden. Hier gibt es Tipps für die wichtigsten Eckpfeiler eines datenschutzkonformen Online Business.
Gründe für den Start des Online Business in 2021
- kosteneffizient: Es braucht keine zusätzlichen Mitarbeitenden, Ladenanmietung oder andere fixe Kosten, um die Website oder den Online-Shop aufzusetzen.
- örtliche und zeitliche Flexibilität: Kontaktsperren, Ausgehverbote und Lockdowns haben gezeigt, dass diese Flexibilität ein Wettbewerbsvorteil ist.
- skalierbar: Ob Webinare, Online-Shops oder andere digitale Dienstleistungen und Produkte – einmal aufgesetzt ist die wichtigste Arbeit getan. Mit steigender Resonanz steigt der Verdienst, da das Produkt nicht immer wieder neu hergestellt werden muss.
Start ins Online-Business: Die Website
Für ein Online-Business braucht es auch 2021 eine Website, über die das Produkt gefunden und ggf. gekauft werden kann. Hier gibt es für das Online-Business gleich mehrere Datenschutzfallen.
Das Herz der Website: Datenschutzerklärung
Die Datenschutzerklärung ist das Herz einer Website. Hier finden Nutzerinnen und Nutzer u. a. Informationen über die Speicherung, Verarbeitung und Erhebung von Daten. Gerade weil jede Website unter anderen technischen Voraussetzungen, mit oder ohne Analyse-Tools und technischen Erweiterungen über Plugins läuft, sollte eine Datenschutzerklärung individuell verfasst werden. Standard-Texte aus dem Internet können selten alle individuellen Einstellungen und Prozesse abdecken.
Website-Analyse: Nicht alle Plugins sind datenschutzkonform
Im weitesten Sinne gehört die Datenanalyse zum Online Marketing dazu: Wie viele Besucherinnen und Besucher hat meine Website? Wie stoßen sie auf meine Website? Verweildauer, Klickraten, Conversions: Die erhobenen Daten verraten viel über Userinnen und User. Website-Betreiber nutzen die Zahlen, um ihr Online Business erfolgreich umzusetzen.
Jedoch müssen Website-Besucher auch über die erhobenen Daten informiert werden. Das geschieht zum einen in der Datenschutzerklärung, zum anderen braucht es zumindest den Cookie-Banner, in dem Nutzerinnen und Nutzer entscheiden können, welche Cookies sie zulassen – technisch notwendige – und welche nicht – zumeist Cookies für Werbeanalysen.
Zudem sind nicht alle Arten von Plugins mit der DSGVO vereinbar, beispielsweise wenn Daten an Dritte weitergegeben werden. Dann braucht es beispielsweise eine Opt-In-Funktion. Gehen die Daten in Drittländer, ist es als Laie aufgrund des gekippten Privacy Shield Abkommens noch etwas schwieriger, die rechtliche Situation zum Datenschutz einzuschätzen.
Online Marketing: Newsletter richtig verwalten
Es fängt bei der Registrierung für einen Newsletter an: Wie können sich Abonnenten anmelden, gibt es ein Double-Opt-In-Verfahren? Welche Daten werden abgefragt und für welche Zwecke werden sie wo – sicher – gespeichert? Wie können Nutzerinnen und Nutzer sich aus dem Newsletter austragen?
Newsletter sind ein wichtiger Bestandteil einer Marketing-Strategie, denn Kundinnen und Kunden sowie Interessenten können gezielt über Produkte und Dienstleistungen informiert werden. Um Newsletter-Kampagnen rechtssicher zu gestalten, muss zu jeder Zeit sichergestellt sein, dass die jeweiligen Adressaten in das Zuschicken des Newsletters eingewilligt haben. Das ist nur möglich, wenn Unternehmen ein optimales Daten-Management vorweisen können.
ShapeMinds e-commerce als Online Business: Erhöhte Anforderungen an Shopbetreiber
Basiert das Online-Business auf einem Shop, ist es dringend anzuraten, sich professionelle Unterstützung durch einen Datenschutz-Experten zu suchen. Es muss sichergestellt werden, dass die personenbezogenen Daten, die während des Kaufprozesses erhoben werden, optimal gesichert sind.
Wie sicher ist die Verbindung beim Geldtransfer über Schnittstellen wie Paypal oder Klarna? Außerdem muss klar sein, was anschließend mit den Daten geschieht: Gibt es ein Kundenkonto und wenn ja, wo und wie werden die Daten abgespeichert? Inwiefern werden die Daten für Werbezwecke genutzt? Welche Möglichkeiten hat die Kundin bzw. der Kunde, um seine Daten löschen zu lassen?
ShapeMinds Kerngeschäft Webinare: Richtiger Umgang mit personenbezogenen Daten
Gehören zum Online-Business auch Webinare, Videokonferenzen oder andere Arten der digitalen Kontaktaufnahme, sind auch hier datenschutzkonforme Lösungen zu finden. Nicht jede Lernplattform und jedes Videokonferenz-Tool sind gleichermaßen dazu geeignet, wichtige Faktoren sind die Verschlüsselung und der Sitz des Anbieters.
Schwierig ist es aktuell, wenn Anbieter aus Drittländern wie den USA kommen, da nach dem Ende des Privacy Shield-Abkommens die rechtliche Situation ungeklärt ist. Zudem braucht es bei der kommerziellen Nutzung von Webinartools einen abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Dienstleister und Nutzer.
ShapeMinds Sollen Webinare oder Online-Konferenzen aufgenommen und womöglich sogar auf sozialen Plattformen oder für Werbezwecke veröffentlich werden, braucht es das Einverständnis und die Aufklärung aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Hier sollte ein externer Datenschutzexperte hinzugezogen werden, der die notwendigen Dokumente zusammenstellen und ggf. bei der Umsetzung helfen kann.
Weitere Fallstricke in Sachen Datenschutz gibt es im Buchungsprozess, da auch hier Daten verarbeitet werden. Selbstverständlich müssen alle datenschutzrelevanten Informationen zu Webinar-Angeboten auch in der Datenschutzerklärung berücksichtigt werden.
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