Jeder kennt es – Ein Umzug bedeutet auch immer ein gewisses Maß an (organisatorischem) Stress. Ein Firmenumzug ist darüber hinaus um Vieles komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug, weil hier z. B. der Datenschutz eine zusätzliche Rolle spielt. Aus diesem Grund will eine Standortverlagerung des Unternehmens gut geplant sein.
In diesem Beitrag geht es darum was zu tun ist wenn….
– die Datenschutz Aufsichtsbehörde umzieht
– Ihr Datenschutzbeauftragter umzieht
– Ihr Unternehmen selbst umzieht
Der Datenschutzbeauftragte zieht um – Was ist zu tun?
Wir haben Sie bereits im März letzten Jahres über unseren Standortwechsel in Berlin und somit über den Umzug des Datenschutzbeauftragten informiert. Wir möchten diese Information an Sie mit einem Hinweis versehen. Es gibt verschiedene Stellen, an denen wir als Ihre Datenschutzbeauftragten genannt werden. Hier besteht Handlungsbedarf. Bitte ändern Sie auf Ihren Dokumenten mit Datenschutzbezug, auf denen derzeit die alte Anschrift vermerkt ist. Es kann sich hierbei z. B. um das Datenschutzkonzept handeln oder Anleitungen zur Bearbeitung von Datenschutzverletzungen oder auch der Website.
Sollten Sie in Verträgen mit Ihren Auftraggebern bzw. Auftragnehmern Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten angegeben haben, sind diese ebenfalls zu informieren. In der Regel reicht hierfür ein formloses Schreiben per Post oder Mail.
Bitte geben Sie folgendes an:
Datenschutzbeauftragter
Wiemer Arndt UG
Names des Bestellen Datenschutzbeauftragten
Marienstrasse 25
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30.403 649 831
E-Mail: kontakt@wiemer-arndt.de
Nicht vergessen Ihren Datenschützer bei der Datenschutz Aufsichtsbehörde an-, ab- oder umzumelden!
- Bezeichnung der Stelle
(Ihr Firmenname) - Rechtlich vertreten durch
(Geschäftsführer : in) - Strasse / Nr.
- PLZ
- Homepage
- Handelsregister-Nr.
- Registergericht / Ort
- Angaben zum Datenschutzbeauftragten (Zeitpunkt der Bestellung oder Zeitpunkt der Änderung)
Sollten Sie Fragen haben oder Dokumente in Ihren Unterlagen finden, die nicht in unserer Übersicht aufgeführt sind, rufen Sie uns gern an oder schreiben Sie uns, damit wir alle relevanten Stellen finden, die über den Umzug des Datenschutzbeauftragten informiert werden müssen. Wir helfen gern bei der Umstellung / Aktualisierung der Datenschutzdokumentation und auch bei der Meldung gegenüber der Aufsichtsbehörde.
Die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zieht um – Was ist zu tun?
Auch bei Behördenumzug muss gehandelt werden. Wie bereits im Oktober 2022, durch die Pressemitteilung der BlnBDI, bekannt gegeben, befindet sich die Behörde seit dem Umzug nun am Spreeufer in Berlin-Moabit. Sollten Sie die Adresse in ihren Datenschutzerklärungen (und weiteren Dokumenten) noch nicht angepasst haben, sollte dies zeitnah nachgeholt werden.
Ihr Unternehmen zieht um – Was ist zu tun?
Interne und externe Kommunikation
- Beschäftigte und Betriebsrat bzw. Personalvertretung möglichst früh über den Firmenumzug informieren und Vorteile des neuen Standorts kommunizieren, um die Beschäftigten für das Projekt zu begeistern.
- Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Beschäftigte eventuell kündigen.
- Kunden und Geschäftspartner informieren.
- Hinweis auf baldigen Umzug in die Signaturen der Beschäftigten mit aufnehmen.
- Nachsendeauftrag für Geschäftspost einrichten.
- Regelmäßige Dienstleister, Ämter und Behörden, Kammern und Verbände informieren
- Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger
- Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ
- IHK, Berufsverband, Gewerkschaft
Organisatorisches
- Offline- und Online-Verzeichnisse aktualisieren
- Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
- Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
- schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, branchentypische Seiten, …
- schon soziale soziale Medien-Accounts updaten – z. B. Facebook, Twitter, …
- Standortgebundene Verträge kündigen (z. B. PKW-Stellplätze, …)
- Bestandsaufnahme, Katalogisierung und Verpackung des Inventars, der Dokumente und der Technik
- Beauftragung Umzugsunternehmen
- Darüber hinaus sollten Sie Ihre Beschäftigten für das Thema sensibilisieren, hierzu gehört unter anderem:
- der Umgang mit z.B. eingehenden E-Mails, in denen die Beschäftigten auffordert werden die neue Firmenadresse, mittels hinterlegtem Link, zu autorisieren. Hier kann es sich um SPAM oder Verbreitung von Schadsoftware handeln, der dazu genutzt werden soll, das System anzugreifen und/oder persönliche Daten auszuspähen.
- das oft nicht offizielle Stellen (Privatunternehmen im “Gewand” einer offiziellen Stelle) Kostennoten für z.B. Register- oder Datenbankeintragungen stellen, und dies mit betrügerischer Absicht.
- der Hinwies, das Profile in sozialen Netzwerken für berufliche Kontakte, wie z.B. Xing, LinkedIn, o.ä., ebenfalls angepasst werden sollten.
Umzug und Datenschutz – Was hat das miteinander zu tun?
Jedes Unternehmen hat, im Umgang mit personenbezogenen Daten, die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) einzuhalten.
Zu diesen Vorgaben gehört unter anderem auch die Implementierung sogenannter technischer und organisatorischer Maßnahmen (gemäß Art. 32 DSGVO). Ein Teil dieser Maßnahmen bezieht sich auch auf die Zutrittskontrolle; sowohl zum Gelände und dem Gebäude an sich, als auch innerhalb des Gebäudes, der Etagen und einzelnen Büroräume. Hierbei gilt, je sensibler die Daten, desto höher sind die Sicherheits-Maßnahmen, die zu ergreifen sind. Nur so kann das erforderliche Datenschutz-Niveau gewährleistet werden.
Auswahl geeigneter Räumlichkeiten / bauliche Begebenheiten
Schon bei der Standort- und Gebäudeauswahl sollte daher darauf geachtet werden, wie der Zutritt für Beschäftigte und aber auch für Lieferanten und ggf. Besucher gehändelt werden kann.
Gibt es z.B. eine Videoüberwachungsanlage, einen Pförtner oder ist das (Büro-) Gelände/Gebäude für „Jedermann“ einfach zugänglich?
Auch die Zugänge zu den Etagen und Büroräumen können für die Sicherheit der Daten relevant sein. Verfügungen die Zugänge über eine (separate) Klingelanlage, ein elektronisches oder manuelles Schließsystem, entsprechende Sicherheitstüren für sensible Bereiche wie z.B. das Archiv oder den Serverraum, ect.?
Für ein Unternehmen kann es einen finanziellen Mehraufwand bedeuten, wenn diese Maßnahmen am Standort nicht erfüllt werden (können) und diese nachträglich implementiert werden (müssen).
Auswahl eines geeigneten Umzugsunternehmens
Bei jedem Firmenumzug muss auch der Datenschutz beachtet werden, da auch sensible Dokumente und Daten transportiert werden; hierzu gehören z.B. die Personalakten Ihrer Beschäftigten. Daher sollte vor der Beauftragung eines Umzugsunternehmens geklärt werden, ob dieser auch für den Transport dieser sensiblen Dokumente und Daten geeignet ist:
Jeder Transport sensibeler Dokumente sollte die nachstehenden Bedingungen erfüllen:
- Transport durch geschultes Sicherheitspersonal, dass nach Art. 29 DSGVO unterwiesen wurde
- Versiegelte Transportbehälter (z.B. rollbare Security-Boxen)
- Legitimation des Kuriers / des Sicherheitspersonals bei Übernahme der Dokumente und Daten (Transportbehälter)
- Dokumentation und Protokollierung aller Transportprozesse
- LKW-Verplombung, GPS-Ortung und ggf. bei Bedarf Online-Tracking
- Übergabe am Bestimmungsort nur an autorisierte Personen
Fazit
Auch wenn ein Umzug keine Datenverarbeitung im klassischen Sinn darstellt, sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um die Vorgaben der DSGVO einhalten / beachten und die Daten während des gesamten Prozesses schützen zu können.
Also: Nehmen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten schon am Anfang der Projektplanung mit ins Boot. Dieser kann Sie bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen, sowohl an die neuen Räumlichkeiten als auch der einzelnen Umsetzungsschritte, während des Gesamt-Prozesses, unterstützen!
Sie planen einen Firmenumzug und benötigen Unterstützung bei den Auswahlkriterien für geeignete Räumlichkeiten, ganz allgemein Unterstützung bei Ihrem Umzugs-Projekt oder möchten unsere Muster-Checklisten (Anforderungen an datenschutzkonforme Archive / Büroräume, technische und organisatorische Maßnahmen, Netzwerksicherheit) nutzen, dann kontaktieren Sie uns gerne.
Hat Ihnen dieser Beitrag gefallen? Dann teilen Sie ihn!