In der heutigen Arbeitswelt sammeln sich in Unternehmen Unmengen an Daten und Informationen an. Da den Überblick zu behalten und schnell das Richtige zu finden ist, kann eine echte Herausforderung sein. Hier kommt Enterprise Search ins Spiel – eine Technologie, die Unternehmen hilft, alle möglichen Datenquellen schnell und effizient zu durchsuchen und die benötigten Informationen zu finden.
Was ist Enterprise Search?
Diese Technologie, oft auch als „Unternehmensweite Suche“ bezeichnet, ist im Grunde eine spezielle Suchmaschine für alle Daten eines Unternehmens. Dabei geht es nicht nur um einfache Dokumente, sondern auch um Informationen aus Intranets, E-Mails, CRM- und ERP-Systemen, Datenbanken und Cloud-Diensten. Im Gegensatz zu einer normalen Internetsuche ist Enterprise Search speziell dafür gedacht, interne Daten zu durchsuchen und alles in einem zentralen Index zu erfassen.
Das Ganze funktioniert durch drei Hauptbestandteile: eine Crawling/Indexing Engine, die die Daten aus den verschiedenen Quellen einsammelt und speichert, eine Query Engine, die diesen Index durchsucht, und eine Ranking/Relevancy Engine, die dafür sorgt, dass die wichtigsten Ergebnisse zuerst angezeigt werden. Das Interface, das man dabei benutzt, ist meist ein Webbrowser, ähnlich wie bei Google, aber mit speziellen Funktionen, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind.
Vorteile von Enterprise Search
Enterprise Search kann außerdem verschiedene Datenquellen gleichzeitig durchsuchen, was besonders in großen Unternehmen mit zahlreichen Informationssystemen von Vorteil ist. Dies unterscheidet sie von herkömmlichen Datenbankabfragen, die meist auf eine einzige Datenquelle beschränkt sind und oft komplexe Abfragesprachen wie SQL erfordern.
Herausforderung Datenschutz
Obwohl Enterprise Search viele Vorteile bietet, bringt sie auch Herausforderungen mit sich, insbesondere im Bereich des Datenschutzes. Da die Technologie auf eine Vielzahl von Datenquellen zugreift, besteht die Gefahr, dass sensible Daten für unbefugte Mitarbeiter zugänglich werden. Daher ist es unerlässlich, dass die Einführung einer Enterprise Search-Lösung auf den bestehenden Berechtigungskonzepten eines Unternehmens basiert. Es muss sichergestellt werden, dass Benutzer nur auf die Daten zugreifen können, die ihnen auch in den Quellsystemen zugänglich sind. Dies verhindert unberechtigten Zugriff und schützt die Privatsphäre.
Zu beachten ist, dass die Rechtsgrundlage für Verarbeitungen mittels Enterprise Search grundsätzlich mit dem Zweck vereinbar sein sollte, auf deren Grundlage sie ursprünglich erhoben wurde.
Entstehen durch den Einsatz der Enterprise Search jedoch neue Datenverarbeitungen, beispielsweise durch Überwachung, Auswertung oder Zusammenführung von Mitarbeiterdaten, muss diese Datenverarbeitung auf eine separate Rechtsgrundlage gestützt werden.
Unternehmen sollten auch prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist, insbesondere wenn neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) in die Enterprise Search integriert werden. Diese Technologien können zwar die Suchergebnisse verbessern, indem sie Beziehungen zwischen Daten erkennen und individuelle Antworten generieren, sie können jedoch auch neue Datenschutzrisiken mit sich bringen.
Einbindung Datenschutzbeauftragter
Bei der Einführung einer Enterprise Search stellen sich unter anderem folgende Fragen:
• Welche Systeme und Datenquellen sollen durchsucht werden?
• Welche Berechtigungsstrukturen müssen berücksichtigt werden?
Die korrekte Umsetzung des Berechtigungskonzepts ist eine komplexe Aufgabe. Noch komplizierter wird es beim Einsatz moderner Enterprise-Search-Lösungen, die z.B. auch Analysefunktionen bieten. Es ist ratsam, den Datenschutzbeauftragten (DSB) bereits in der Auswahlphase der Lösung einzubeziehen, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben und speziellen Richtlinien von Anfang an berücksichtigt werden.
Einbindung Betriebsrat
Der Betriebsrat hat gemäß § 87 BetrVG hinsichtlich „technischer Kontrolleinrichtungen“ ein Mitbestimmungsrecht und sollte daher bereits im Auswahlprozess der Enterprise Search-Lösung mit einbezogen werden. Eine Informationspflicht in Bezug auf die Änderung und Einführung von IT-Systemen obliegt dem Arbeitgeber gemäß § 80 BetrVG. Der Betriebsrat muss auch hinzugezogen werden, wenn lediglich die Möglichkeit besteht, dass aufgrund der IT-Anwendung eine Überwachung, Auswertung oder Zusammenführung von Mitarbeiterdaten denkbar ist. So wird verhindert, dass Mitarbeiter unbemerkt überwacht werden.
Fazit
Enterprise Search ist eine leistungsstarke Technologie, die Unternehmen dabei unterstützen kann, die wachsende Menge an Daten effizient zu durchsuchen und relevante Informationen schnell zu finden. Unternehmen müssen die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Herausforderungen ernst nehmen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleisten zu können. Bevor diese Technologie im Unternehmen eingeführt wird, sollten auf jeden Fall der Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte mit ins Boot geholt werden.
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