Was müssen Sie bei der Digitalisierung von Papierbelegen beachten
Elektronische Akte – was ist darunter zu verstehen?
Eine elektronische Akte – auch E-Akte genannt – ist das digitale Pendant einer Papierakte. In dieser werden Dokumente bzw. verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle, Bewerbungsunterlagen.
Welche (datenschutzrelevanten) Aspekte im Rahmen der Digitalisierung einzuhalten sind, erläutern wir in diesem Beitrag.
Anforderung Checkliste Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Projektplanung zur Einführung elektronischer Akten
- Bildung eines Projektteams für den gesamten Digitalisierungsprozess und Erarbeitung eines Projektplans, mit folgenden inhaltlichen Schwerpunkten:
- Umsetzungszeitraum, ggfls. untergliedert pro Bereich/Abteilung, definieren
- Einschätzung des Bedarfs an personellen Ressourcen (für den gesamten Projektzeitraum; ggfls. pro Bereich/Abteilung untergliedert)
- Klärung, ob Digitalisierung intern oder extern erfolgt; ggfls. Erarbeitung Anforderungskatalog und Ausschreibung des Projektes
- Erfolgt die Vorkategorisierung der Bestandsakten in eigener Durchführung – oder erledigt das der beauftragte Dienstleister?
- Werden die Papierdokumente inhouse vorbereitet (Büroklammern, Heftungen etc. entfernen) – oder geschieht dies extern durch den beauftragten Dienstleister?
- Werden die Belege selbst gescannt – oder wird hiermit ein spezialisierter Scandienstleister beauftragt?
- Erhebung der gesamten anfallenden Kosten; ggfls. Klärung der (unterstützenden) Finanzierung
- Festlegung von organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen
- Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit von Daten definieren
- Einbeziehung der/des Datenschutzbeauftragten
- Prüfung, ob die Durchführung einer Daten-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist
Die DSFA dient in erster Linie dazu, wirksame und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zur Reduzierung des Risikos bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu identifizieren.
Die Maßnahmen für die Sicherheit der Verarbeitung müssen unter anderem der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen Rechnung tragen (gemäß Art. Artikel 32 DSGVO).
Der BfDI hat zum Thema eine Liste von Verfahrensvorgängen auf seiner Homepage veröffentlicht, bei denen grundsätzlich eine DSFA durchzuführen ist.
Kategorisierung der Bestands-Dokumente
Vor Einführung der digitalen Belegführung sollten zuerst alle Bestands-Dokumente, pro Arbeitsbereich/Abteilung, aufgelistet bzw. kategorisiert werden. So kann ein eingeschätzt werden, wie viele Blätter insgesamt zu scannen sein werden, bis das Projekt umgesetzt sein wird.
Um sich gleich von „Altlasten“ trennen zu können, sollte eine Negativliste, mit den Dokumenten die entbehrlich sind bzw. die aus Datenschutzgründen entfernt werden müssen, angefertigt werden.
Anschließend ist festzulegen, in welchen digitalen Ordnern künftig welche Dokumente vorgehalten werden sollen; dabei sollten auch die jeweiligen Aufbewahrungsfristen der Dokumente berücksichtigt werden.
Definition der Rechtestruktur (Benutzer-Berechtigungskonzept)
Im nächsten Schritt geht es darum, festzulegen welchen Mitarbeitenden im Unternehmen welche rollenspezifischen Zugriffsrechte erhalten (Sachbearbeiter:innen, Abteilungs-/ Bereichsleitungen, Führungskräfte IT-Mitarbeiter:innen usw.). Bestimmen Sie eindeutig, wer welche Dokumente bearbeiten bzw. nur einsehen darf. Klären Sie auch, wer für das Scannen der Dokumente zuständig ist – sowohl während der Einführungsphase als auch später im laufenden Betrieb.
Verschlagwortung der Dokumente in der elektronischen Akte
Je nach Unternehmensgröße kann eine digitale Akte viele hunderte Belege – und laufend kommen neue hinzu- enthalten. Um das elektronische Archiv schnell und zielgerichtet durchsuchen zu können, empfiehlt es sich, jedes Dokument zu verschlagworten. Von der Qualität dieser Verschlagwortung – oder auch Indexierung – kann ein effizienter Umgang und somit eine effektive Arbeitsweise abhängen.
Typische Schlagwörter sind zum Beispiel die Kunden-, Lieferanten- und/oder Personalnummer, der Kunden-, Lieferanten und/oder Mitarbeitername, das Erstelldatum des Dokuments oder das Datum der Unterschrift auf dem Dokument.
Technische und organisatorische Rahmenbedingungen
Manche Belege, die in die digitalen Akten gehören, liegen bereits im Original in elektronischer Form vor. Viele Dokumente – und zwar keineswegs nur die Bestandsakten – müssen später im laufenden Betrieb jedoch erst einmal gescannt werden. Prüfen Sie daher, ob im Unternehmen möglicherweise bereits geeignete Scanner mit OCR-Verarbeitung (optische Zeichenerkennung) vorhanden sind oder ob Geräte angeschafft werden müssen. Bei der Auswahl eines Scanners sollten insbesondere folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Wie viele Belege müssen im Schnitt pro Tag gescannt werden?
- Welche Papierformate sind zu verarbeiten?
- Soll das Gerät auch farbig scannen?
Umsetzung der Digitalisierung von Akten
Nun ist es an der Zeit, mit der Umsetzung der Digitalisierung zu beginnen. Im Rahmen der Projektplanung wurde bereits festgelegt, wer die Bestandsakten fürs Scannen vorbereitet und sie dann in eine elektronische Akte digitalisiert.
Eine pauschale Empfehlung lässt sich hier nicht aussprechen, in den meisten Fällen dürfte die Entscheidung von den Kosten abhängen. Am besten holen Sie sich mehrere Angebote von verschiedenen Dienstleistern ein und stellen Sie die zu erwartenden externen Kosten dem finanziellen Aufwand bei der Do-it-yourself-Methode gegenüber.
Digitalisierung durch einen Dienstleister
Wird ein Dienstleister mit dem Digitalisierungsprozess beauftragt, so sollten folgende Kriterien beachtet und umgesetzt werden (mit als Anlage zum Projektplan beschreiben):
Festlegung von Eckwerten für die Digitalisierung und die Qualitätssicherung (z.B. Revisionssicherheit der gescannten Dokumente)
Vergabeverfahren, Erstellung einer Leistungsbeschreibung, Durchführung des Vergabeverfahrens und Auftragsvergabe
- Abschluss eines AV Vertrages
- Transportvorbereitungen, Verpackung des Archivguts und Organisation des Transportes (Anforderung an die Sicherheit im Rahmen des Transports)
- Digitalisierung und Qualitätssicherung (Anfertigung von Testdaten und deren Abnahme, Digitalisierung einer ersten Charge – gemäß der Vereinbarung mit Dienstleister
- Durchführung von Kontrollen gemäß dem festgelegten Standard; durch projektverantwortlichen MA, ggf. Auswertung der auftretenden Fehlertypen für den weiteren Projektverlauf und
Rückmeldung an Dienstleister - Ggf. Nachdigitalisierung / Veränderung der Scanparameter durch Dienstleister
Rücksendung des Belegbestandes an die verantwortliche Stelle
Verfahrensdokumentation
Auch nach dem Scannen der bestehenden Akten in eine elektronische Akte, werden im Tagesgeschäft Dokumente zu digitalisieren sein. Die technischen Voraussetzungen hierfür – sprich: geeignete Scanner – sollten nun bereits gegeben sein. Nun sind die entsprechenden Arbeitsprozesse rund ums digitale Archivieren von Dokumenten zu gestalten.
Für die digitale Aufbewahrung von personenbezogenen Daten gelten – nicht erst seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – hohe rechtliche Anforderungen an die Vertraulichkeit der Daten. Nehmen Sie daher das Verfahren im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Darin ist in inhaltlicher und technischer Hinsicht nachvollziehbar zu erfassen, wie die elektronische Archivierung von Belegen/Dokumenten im Unternehmen vonstattengehen.
Auch ist festzulegen, wer zu welchem Zeitpunkt Datensicherungen erstellt und wann gescannte Papierbelege zu vernichten sind. Mit einer solchen Verfahrensdokumentation wird zugleich die Voraussetzung für die Revisionssicherheit der digitalen Archivierung geschaffen.
Grundsatz Vollständigkeit und Richtigkeit
Grundsätze der Richtigkeit und Vollständigkeit sind auch bei der digitalen Aktenführung einzuhalten und eine ordnungsgemäße Archivierung zu gewährleisten.
Die GoBD vom 14.11.2014 sind jetzt durch eine Neufassung ersetzt worden, die mit Datum vom 28.11.2019 veröffentlicht wurde (Gültigkeit ab 1.1.2020).
Die vorgenommenen Änderungen der GoBD sind nur punktuell. Die Struktur des Schreibens und die Randziffern sind unverändert.
Des Weiteren hat das BMF zusammen mit den GoBD 2020 ein weiteres Dokument mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht.
Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrem Digitalisierungs-Projekt oder benötigen Sie eine Checkliste zum Thema, dann kontaktieren Sie uns gerne.