Noch immer arbeiten viele Unternehmen daran, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) komplett umzusetzen – zusätzlich kommen auch immer wieder neue administrative Aufgaben durch Änderungen in den Vorgaben oder den Unternehmensstrukturen hinzu. Ein Datenschutzkoordinator kann den Datenschutzbeauftragten dabei unterstützen, die verschiedenen Arbeitsprozesse effektiv voranzutreiben.
Was ist der Unterschied zwischen Datenschutzkoordinatoren und Datenschutzbeauftragten?
Die Beschäftigung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten ist in vielen Unternehmen Pflicht, der Art. 37 DSGVO beschreibt, wann dies der Fall ist. Er kann sowohl intern oder extern verpflichtet sein, seine Hauptaufgaben bestehen aber immer darin, den Datenschutz im Unternehmen zu gewähren und alle dafür notwendigen Schritte einzuleiten. Je nachdem wie groß und strukturiert das Unternehmen ist, kann das Aufgabengebiet bzw. der Arbeitsaufwand enorm hoch sein.
Dann kann ein Datenschutzkoordinator als Bindeglied zwischen Datenschutzkoordinator und Unternehmen eingesetzt werden. Er übernimmt dann administrative und kommunikative Aufgaben, damit der Datenschutzbeauftragte sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.
In der DSGVO ist ein Datenschutzkoordinator nicht vorgesehen. Jedoch ist in Art. 38 DSGVO geregelt, dass der „Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter“ den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen, „indem sie die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.“ Ist es also notwendig, gehört das Engagieren eines Datenschutzkoordinators zum Bereitstellen von notwendigen Ressourcen.[
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Aufgaben des (externen) Datenschutzkoordinators
Datenschutzkoordinatoren verfügen gleichermaßen über Kompetenzen im Projektmanagement wie auch im Datenschutz. Si haben Datenschutzschulungen durchlaufen und verfügen so über eine profunde Wissensbasis, arbeiten Datenschutzbeauftragten aber vor allem zu. Im Gegensatz zum externen Datenschutzbeauftragen verfügt der Datenschutzkoordinator über möglichst tiefe Einblicke in die Unternehmensstruktur, so dass er den Beauftragten jederzeit Informationen zu unternehmensinternen Änderungen und Neuerungen im Betrieb geben kann, die den Datenschutz berühren.
Kernaufgaben des Datenschutzkoordinators
- Informationen für Datenschutzbeauftragen einholen, beispielweise bei Datenschutzbehörden oder im Unternehmen selbst
- Ansprechpartner bzw. Koordinator vor Ort, um einfache Fragen zum Datenschutz zu beantworten oder Fragen/Anweisungen an Datenschutzbeauftragten weiterzugeben
- Datenschutzdokumente (z. B. Datenschutzerklärungen) verwalten, aktualisieren, pflegen und vorbereiten
- vor Ort auf Einhaltung der Datenschutzverordnung achten bzw. Mitarbeiter*innen durch einfach strukturierte Datenschutzschulungen bzw. Unterweisungen sensibilisieren
- Standardprozesse umsetzen (z. B. Werbewiderspruch, Auftragsdatenverarbeitung, Verpflichtung auf das Datengeheimnis)
- Berichterstattung an Datenschutzbeauftragen
Intern oder extern: Stellung des Datenschutzkoordinators
Der Datenschutzkoordinator kann einen Datenschutzbeauftragten nicht ersetzen. Das sieht weder das Gesetz vor noch hat ein Datenschutzkoordinator in der Regel die Qualifikationen eines Datenschutzbeauftragen. Letzterer ist in hohem Maße qualifiziert und spezialisiert und kann auch schwierige datenschutzrechtliche Fragestellungen bearbeiten – das sollte selbstverständlich sein, übernimmt er doch auch eine große Verantwortung für den gesetzeskonformen Datenschutz in den beauftragten Unternehmen.
Vor- und Nachteile eines Datenschutzkoordinators
Ob ein interner oder externer Datenschutzkoordinator beauftragt werden soll, muss gut abgewogen werden. Grundsätzlich überwiegen jedoch die Vorteile, wenn die finanzielle und strukturelle Basis vorhanden ist.
Vorteile
- Entlastung des Datenschutzbeauftragten
- hat gute Einblicke in interne Prozesse
- optimiert Kommunikation zwischen Unternehmen und Datenschutzbeauftragten
- vertritt die Interessen des Unternehmens
- vor Ort kann er den Datenschutz tatsächlich kontrollieren und auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben achten
Nachteile
- interner Datenschutzkoordinator benötigt Datenschutz-Schulung, alternativ kann ein externer Datenschutzkoordinator bestellt werden
- hoher Arbeitswand kann dazu führen, das der interne Datenschutzkoordinators seiner eigentlichen Arbeit nicht mehr nachkommen kann
- fehlende Kenntnisse im Datenschutz und der Gesetzgebung können zu falschen und riskanten Entscheidungen führen
- durch die Stellung an der Schnittstelle zwischen externem Datenschutzbeauftragten und Unternehmen kann es zu Interessenskonflikten kommen
Alle Nachteile können unterbunden werden, in dem ein externer Datenschutzkoordinator eingesetzt wird. Dieser verfügt über ausreichende Datenschutzkenntnisse, seine Fortbildung muss nicht vom Unternehmen verantwortet werden.
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