Hat ein Unternehmen erst einmal ein Datenschutzkonzept erstellt und der Datenschutzbeauftragte seine Arbeit aufgenommen, sind die internen Richtlinien für ein datenschutzkonformes Arbeiten aufgestellt. Sobald jedoch eine externe Person hinzukommt, um beispielsweise projektbezogen mit dem Unternehmen zusammen zu arbeiten, kann es kompliziert werden. Je nachdem, um welche Art von Freelancer-Tätigkeit es sich handelt, ist eine andere Vereinbarung zur Wahrung des Datenschutzes zu treffen.
Lernen Sie hier die drei wichtigsten Arten der Zusammenarbeit kennen und erfahren Sie, welche Vereinbarungsform empfehlenswert ist.
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Feste freie Mitarbeit
- Arbeiten innerhalb der unternehmensinternen Strukturen
- arbeitet weisungsgebunden
- Vor-Ort-Tätigkeit
Wenn ein Freelancer Aufgaben und Pflichten eines festangestellten Mitarbeiters übernimmt, ist das arbeitsrechtlich als problematisch einzustufen. Trotzdem sind Arbeitsrecht und Datenschutz getrennt voneinander zu betrachten.
Aus Sicht der DSGVO ergeben sich andere Schlüsse, wenn die drei oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Der Freelancer ist dann Teil des Unternehmens und verarbeitet in diesem Rahmen nur innerhalb der Unternehmensstruktur Daten. So ist er nicht als Auftragsverarbeiter zu betrachten, mit dem der Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag aufsetzen müsste. Auch liegt keine gemeinsame Verantwortung von Freelancer und Unternehmen für den Datenschutz vor.
In dieser Tätigkeitsstruktur gelten in Sachen Datenschutz für den Freelancer dieselben Voraussetzungen wie für Angestellte: Sie sollen regelmäßig Datenschutzschulungen erhalten und sie müssen wie jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.
ShapeMinds -
Freelancer als Auftragsverarbeiter
- unabhängiges Arbeiten
- eigene technische Geräte
- orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
In Art. 24 ff. der DSGVO wird definiert, wie die Zusammenarbeit mit einem Auftragsverarbeiter aussehen sollte. Ist ein Freelancer Auftragsverarbeiter, hat der Auftraggeber je nach Aufgabenbereich keinen Einfluss darauf, an welchem Ort derjenige seine Aufgaben erfüllt. Eine solche Zusammenarbeit kann bestehen, wenn ein externer Grafiker beauftragt wird, einen Unternehmensflyer zu gestalten. Hier benutzt der Freelancer seine eigene Software und kann bis auf einen Abgabetermin in der Regel orts- und zeitunabhängig arbeiten. Zudem sind Freelancer nicht in die Unternehmensstrukturen eingebunden.
Eine Möglichkeit, eine solche Zusammenarbeit datenschutzkonform zu gestalten, ist das Aufsetzen eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV).
Es gilt jedoch im Einzelfall zu überprüfen, ob dies eine passende Vertragsart ist, denn AVV sind nicht auf die speziellen Tätigkeitsbereiche und Auftragsarten von Freelancern zugeschnitten. So ist es ein wesentlicher Teil des AVV, dass der Auftraggeber versichert, eigene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Datensicherheit im Sinne der DSGVO zu gewährleisten. Das ist für einen Freelancer eine enorme Aufgabe, der Aufwand steht selten im Verhältnis zum Ergebnis. Es ergeben sich weitere Nachteile für das Unternehmen, weshalb nach einer Alternative gesucht werden sollte.
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3. Gemeinsame Verantwortung für Datenschutz
- personenbezogene Daten werden gemeinsam genutzt
- Daten werden für jeweils eigene Interessen eingesetzt
- Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung wird abgeschlossen
In Art. 26 der DSGVO ist festgelegt, wie eine Zusammenarbeit aussieht, in der für den Datenschutz sowohl Freelancer wie auch Unternehmen verantwortlich sind:
„Legen zwei oder mehr Verantwortliche gemeinsam die Zwecke der und die Mittel zur Verarbeitung fest, so sind sie gemeinsam Verantwortliche. Sie legen in einer Vereinbarung in transparenter Form fest, wer von ihnen welche Verpflichtung gemäß dieser Verordnung erfüllt, insbesondere was die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Person angeht, und wer welchen Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 nachkommt …“
Diese Regelung der gemeinsamen Verantwortlichkeit kann Unternehmen treffen, die zu demselben Konzern gehören und in diesem Rahmen gemeinsam personenbezogene Daten zu unterschiedlichen Zwecken nutzen. Genauso kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit in der Zusammenarbeit zwischen Freelancer und Auftraggeber vorliegen, wenn auch deutlich seltener.
Vorstellbar wäre, wenn ein freiberuflicher Unternehmensberater ein gemeinsames Projekt mit einem Unternehmen durchführt. Die daraus entstehenden personenbezogenen Daten können sowohl vom Freelancer wie auch vom Unternehmen für eigene Zwecke weiterverarbeitet werden, wenn nichts Gegensätzliches vereinbart wurde. In einer Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung (GVV) wird festgehalten, in welchem Rahmen die Daten verwendet werden dürfen, wo die gemeinsame Verantwortung beginnt und wo sie endet.
Es lässt sich sagen, dass es auf die individuellen Inhalte und Art der Zusammenarbeit zwischen Freelancer und Unternehmen ankommt. Deshalb lässt sich pauschal nicht bestimmen ob eine AVV, eine GVV oder eine andere vertragliche Vereinbarung zur Wahrung des Datenschutzes die richtige Wahl ist.
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