Wie lange müssen Akten aufbewahrt werden?
Dass man geschäftliche Unterlagen nicht einfach wegwerfen darf, wird den meisten schon einmal zu Ohren gekommen sein. Wie lange welche Akten aufbewahrt werden müssen, unterscheidet sich allerdings je nachdem, welche Art von Daten sich in den Unterlagen befinden. Vorgeschriebene Fristen legen fest, wie lange die jeweiligen Daten aufbewahrt und nach welchem Zeitraum sie vernichtet werden müssen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die verschiedenen Datenkategorien mit ihren jeweiligen Aufbewahrungsfristen vor.
Welche Aufbewahrungsfristen gilt es zu beachten?
Wichtig zu wissen: Unterschiedliche Datenkategorien haben verschiedene Aufbewahrungsfristen.
Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) gilt für folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
- sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- Rechnungen
Der Grund für diese lange Aufbewahrungsfrist ist, dass diese Unterlagen für steuerliche sowie betriebliche Prüfungen notwendig sind. Sie belegen die rechtmäßige und ordnungsgemäße Durchführung von Geschäftsvorfällen und sind für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Unternehmensführung von zentraler Bedeutung.
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Für diese Daten ist eine Frist von sechs Jahren ausreichend, um die relevanten Steuerinformationen für eine eventuelle Nachprüfung durch das Finanzamt zur Verfügung zu stellen.
Aufbewahrung von E-Mails / gemäß AO und HGB:
E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind gemäß AO und HGB aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen hingegen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden.
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Datenerhebung erfolgt ist.
Wichtig: Es gibt Ausnahmen!
Im Falle eines Rechtsstreits läuft die Aufbewahrungsfrist für bedeutsame Unterlagen grundsätzlich nicht ab. Die aufgeführten Fristen einzelner Datenkategorien gelten als Orientierungshilfe, es handelt sich hierbei um keine abschließende Aufzählung.
Der Unterschied in den Aufbewahrungsfristen stellt sicher, dass Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig ihre Daten effizient und gemäß den Vorschriften verwalten können. Eine zu kurze Aufbewahrung könnte dazu führen, dass wichtige Informationen fehlen, während eine zu lange Aufbewahrung unnötige Speicherressourcen und Risiken für die Datensicherheit verursachen könnte.
Fazit für die Aufbewahrung von Akten
die Aufbewahrung von Daten über unterschiedliche Zeiträume entspricht nicht nur den rechtlichen Vorgaben, sondern hilft auch, die Integrität und Sicherheit der Unternehmensdokumentation zu gewährleisten. Der datenschutzkonforme Umgang mit den verschiedenen Aufbewahrungsfristen spielt in jedem Unternehmen eine Rolle, in dem es zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommt. Damit keine Fehler unterlaufen und die Daten zu früh oder zu spät vernichtet werden, ist es ratsam, Ihr Datenschutzkonzept und gegebenenfalls Ihr Löschkonzept zu Rate zu ziehen.