Whistleblower Hinweisgeber Richtlinie Gesetz

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Regelungen der Whistleblower / Hinweisgeber Richtlinie, die als Mindeststandards in deutsches Recht umgesetzt werden müssen.

Whistleblower: Pflicht zur Errichtung und Unterhaltung interner und externer Meldekanäle

Vorgesehen ist eine Verpflichtung von juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors, ein Hinweisgebersystem einzurichten und hierfür interne Meldekanäle vorzuhalten. Die Pflicht gilt laut Richtlinie für Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Arbeitnehmern, für Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und für alle privaten Unternehmen, ungeachtet der obigen Begrenzung, die in den Bereichen Finanzdienstleistungsbranche, Finanzprodukte, Finanzmärkte sowie der Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Umsetzungsanforderungen an Unternehmen und Kommunen:

Als mögliche interne Meldekanäle sind vorgegeben: Mailboxbasierte interne Telefonsysteme, webbasierte Meldesysteme oder externe Hotlines sowie die Kooperation mit Dritten. Für das Hinweisgebersystem gilt Vertraulichkeit, einfacher Zugang und Verständlichkeit. Die Benennung einer Person als „,Beauftragter“ und Ansprechpartner ist zu empfehlen.

Wichtige Whistleblower Systeme:

Neben der Meldung über den internen Meldekanal kann sich der Hinweisgeber direkt an die Behörden wenden (externe Meldung). Der Hinweisgeber ist nicht dazu verpflichtet, vorrangig den internen Meldekanal zu nutzen!

Als dritter Meldeweg ist die Offenlegung vorgesehen. Unter der Offenlegung ist das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen zu verstehen, indem beispielsweise Informationen über mögliche Verstöße an die Presse weitergeleitet werden.
Der Hinweisgeber darf diesen Weg jedoch nur beschreiten, wenn weder auf interne noch auf externe Meldungen angemessen reagiert wurde oder dies von öffentlichem Interesse ist.

Ergänzende Hinweise zum Gesetz:

Für alle Vorgänge sind die Anforderungen des Datenschutzes gemäß der DSGVO zu beachten. Die Einführung von Hinweisgebersystemen kann je nach Ausgestaltung Beteiligungsrechte des Betriebsrats bzw. Personalrats auslösen (vgl. §§ 87 Abs. 1 Nr.1, Nr.6 BetrVG).

Ausgestaltung des internen Meldeweges:

Die Meldung muss sowohl schriftlich als auch mündlich ermöglicht werden; auf Ersuchen des Hinweisgebers muss zudem eine physische Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitraums ermöglicht werden. Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und ggf. Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt bleiben. Es muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Meldung durch unbefugte Mitarbeiter erfolgt.

Nach Eingang der Meldung muss diese innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber muss grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Eine unparteiische Person oder Abteilung muss als zuständige Stelle für die Folgemaßnahmen (interne Ermittlungen) zu der Meldung benannt werden. Die Gewährleistung einer Rückmeldung zu den ergriffenen Folgemaßnahmen in angemessener Zeit und eine Dokumentation des Verlaufs sind erforderlich.

Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber:

Die Richtlinie sieht ein Verbot von Repressalien gegen den Hinweisgeber vor. Unter das Verbot fallen u.a. Suspendierungen, Entlassungen, Gehaltsminderungen, Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses, Mobbing oder Nötigung.
Werden benachteiligende Maßnahmen gegen den Hinweisgeber ergriffen, so trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass die jeweilige Maßnahme nicht auf der Meldung des Arbeitnehmers beruht.

Wir empfehlen daher u.a. eine umfassende Leistungsdokumentation der Arbeitnehmer, sowie eine Dokumentation über das Verhalten der Arbeitnehmer.

Um welche Rechtsverstöße geht es?

Die Richtlinie beschränkt den Schutz auf Hinweise des Hinweisgebers auf Verstöße gegen geltendes EU-Recht. Erfasst werden sollen Bereiche wie Korruption, Geldwäsche, öffentliche Auftragsvergaben, Finanzdienstleistungen und Terrorismusfinanzierung.
Allerdings hat jeder Mitgliedstaat das Recht, die Liste zu erweitern. In Deutschland ist bisher unklar, ob der Schutz von Whistleblowern auf Rechtsverstöße gegen nationales Recht ausgeweitet wird (so der bisherige Gesetzentwurf des Bundesjustizministeriums zu dem Hinweisgeberschutzgesetz).

Fristen zur Umsetzung der EU-Richtlinie

Die Umsetzung durch den nationalen Gesetzgeber muss bis zum 17.12.2021 erfolgen. Für Unternehmen mit 50 bis zu 249 Arbeitnehmern steht dem Gesetzgeber zur Umsetzung der Richtlinie eine verlängerte Frist bis zum 17.12.2023 zu.

Verpflichtungen sind für die Unternehmen damit erst mit nationaler Umsetzung bindend.

Vorgesehene Sanktionen bei Nichteinhaltung der Whistleblower / Hinweisgeber – Richtlinie

Die Richtlinie fordert von dem nationalen Gesetzgeber die Umsetzung wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionen für natürliche und juristische Personen, die gegen die in der Whistleblower / Hinweisgeber – Richtlinie vorgesehenen Pflichten verstoßen.
Nationale Sanktionsmaßnahmen, wie etwa Bußgeldtatbestände, werden im Rahmen der Umsetzung in nationales Recht im Einzelnen definiert werden.
Darüber hinaus ist ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers vorgesehen, der auch künftige finanzielle Einbußen sowie immaterielle Schäden wie Schmerzensgeld umfasst.

 

WIEMER / ARNDT als Agentur für Online-Marketing, IT-Sicherheit & Datenschutz wird bis Dezember 2021 für Sie als Ansprechpartner und externer Dienstleister für die Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie bzw. Whistleblower zur Verfügung stehen.

Gern können Sie auch jetzt schon mit uns Kontakt aufnehmen und Ihre Fragen und Anforderungen mit uns besprechen, sodass wir Ihre Wünsche bei der Erstellung der Systeme mitberücksichtigen können.

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WIEMER / ARNDT ist eine bundesweit arbeitende Datenschutzagentur, die Kunden aus allen unternehmerischen Branchen berät. Dies sind zum Beispiel Industrieunternehmen, Handel und Handwerk, Krankenhäuser, Ärzte, Sozialdienste und Pflegeeinrichtungen. Wir freuen uns, Sie in Fragen des Datenschutzes, der IT- Sicherheit, des datenschutzkonformen Social Media Online-Marketings und bei der Erstellung von Websites und Online-Shops zu beraten.

 

Zitat der Richtlinie

RICHTLINIE (EU) 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden

„Personen, die für eine öffentliche oder private Organisation arbeiten oder im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit einer solchen Organisation in Kontakt stehen, nehmen eine in diesem Zusammenhang auftretende Gefährdung oder Schädigung des öffentlichen Interesses häufig als Erste wahr. Indem sie Verstöße gegen das Unionsrecht melden, die das öffentliche Interesse beeinträchtigen, handeln diese Personen als Hinweisgeber und tragen entscheidend dazu bei, solche Verstöße aufzudecken und zu unterbinden. Allerdings schrecken potenzielle Hinweisgeber aus Angst vor Repressalien häufig davor zurück, ihre Bedenken oder ihren Verdacht zu melden. In diesem Zusammenhang wird sowohl auf Unionsebene als auch auf internationaler Ebene zunehmend anerkannt, dass es eines ausgewogenen und effizienten Hinweisgeberschutzes bedarf.“ 

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