Whistleblower / Hinweisgeber – Richtlinie wird verbindlich

Die unmittelbare Geltung der Whistleblower Hinweisgeber Richtlinie ist in Kraft

Als Reaktion auf die Enthüllungsskandale, wie zum Beispiel die Diesel- Affäre und die Panama Papers, sowie durch die Enthüllungen von Edward Snowden und Julian Assange, wurde die Whistleblower- Richtlinie ins Leben gerufen, um das mutige Handeln von Whistleblowern anzuerkennen, zu schützen und um den Ansprüchen an die Wirtschaftsethik gerecht zu werden. Zudem soll die Regelung zu Aufklärung und Vermeidung von Rechtsverstößen und Missständen beitragen. Einheitliche Standards zum Schutz der Hinweisgeber soll das Melden von Verstößen in Unternehmen bei einer Meldestelle fördern. Dabei zielt die Richtlinie insbesondere auf die Bereiche der Auftragsvergabe, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Vermeidung illegaler Einfuhr- und Vertriebsaktivitäten und Terrorismusfinanzierung sowie Umweltschutz ab.

Sie müssen als verantwortliche Stelle entscheiden, ob Sie eine interne oder externe Ombudsperson als Meldestelle im Unternehmen zur Wahrung der Anonymität und zum Schutz des Hinweisgebers benennen.

Die Tätigkeit des Ombudsmann als Meldestelle besteht aus folgenden Aufgaben

• Neutraler Mittler zwischen Unternehmen und Hinweisgeber
• Vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen zu Missständen
• Schutz der Identität des Hinweisgebers unter Wahrung der Anonymität gegenüber dem Unternehmen
• Erstbewertung und Einstufung der Glaubwürdigkeit und Schlüssigkeit des Hinweises
• Unabhängigkeit gegenüber der verantwortlichen Stelle
• Betreuung des Hinweisgebersystems
• Verantwortlich für die Hinweisgebersoftware

Vorteile des internen Ombudsmann als Meldestelle:

• Personelle Ressourcenplanung
• direkte und schnelle Reaktionsfähigkeit
• weitergehende Kenntnisse von internen Prozessen

Nachteile des internen Ombudsmann als Meldestelle:

• Vorbehalte der Mitarbeiter bezüglich der Vertraulichkeit bei interner Bearbeitung, wenn unklar, ob und inwieweit Vorgesetzte in Unregelmäßigkeiten verwickelt sind
• Möglichkeit Befangenheit bei der Bewertung von Meldungen

Vorteile des externen Ombudsmann als Meldestelle:

• Unbefangenheit und Neutralität bei der Bewertung durch externe Bearbeitung
• keine Vorbehalte gegen über der Vertraulichkeit des Dienstleisters zum Schutz des Hinweisgebers
• Externe Dienstleister stehen rund um die Uhr zur Verfügung
• Kein zusätzlicher Personalaufbau nötig
• Unabhängigkeit von Weisungen des Unternehmens
• Durch Unabhängigkeit können Missstände deutlicher kommuniziert werden

Nachteile des externen Ombudsmann als Meldestelle:

• Auswahl des geeigneten Dienstleisters unter Berücksichtigung des fachlichen und persönlichen Anforderungsprofils

Adressaten und Anwendungsbereiche der Hinweisgebersysteme

Die Whistleblower-Richtlinie verpflichtet Unternehmen geeignete, interne Meldekanälen für die Meldung von Compliance-Verstößen einzurichten.Die Pflicht gilt laut Richtlinie für Unternehmen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Angestellten, für Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern und für alle privaten Unternehmen in Bereichen Finanzdienstleistung, Finanzprodukte, Finanzmärkte.

Als „Hinweisgeber“ gelten natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeitstätigkeit erlangte Informationen melden oder offenlegen. Doch sind vom Anwendungsbereich zum Beispiel auch BewerberInnen, ehemalige Beschäftigte, LeiharbeitnehmerInnen, Selbstständige, LieferantInnen, Organmitglieder umfasst.
Hinsichtlich der Verstöße, die gemeldet werden dürfen, beschränkt sich die Richtlinie auf unionsrechtliche Verstöße. Es ist aber mit einer deutlichen Ausweitung des Anwendungsbereichs in Deutschland zu rechnen

Umsetzung der EU-Richtlinie zum Whistleblowing in Deutschland

Die bisherige Rechtslage in Deutschland schützt Hinweisgeber nicht ausreichend. Die Richtlinie schafft EU-weite Mindeststandards und muss zwar noch in nationales Recht umgesetzt werden. Dennoch kann es für Unternehmen ab 250 Angestellten schon ab 17. Dezember 2021 heikel werden. Denn ab da droht für diese Unternehmen die unmittelbare Geltung der Richtlinie. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Angestellten soll es gegebenenfalls eine Befreiung der deutschen Umsetzung bis 17. Dezember 2023 geben. Doch auch diese sollten sich bereits vorbereiten, denn ein Entwurf für ein Hinweisgebergesetz existiert bereits

Verschiedene Meldeverfahren

Die Richtlinie beschreibt das interne Meldeverfahren, welches von Unternehmen zu errichten und zu unterhalten ist. Zudem soll es auch externe Meldeverfahren geben, welche durch Behörden bereitgestellt werden. Dabei kann sich der Hinweisgeber frei entscheiden, ob er einen Hinweis über einen internen oder externen Meldekanal über das entsprechenden Hinweisgebersystem abgibt. Dabei soll eine Gleichrangigkeit bestehen, und den Angestellten die freie Wahl gelassen werden. Der dritte Meldeweg ist die Offenlegung. Darunter ist das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen zu verstehen, indem beispielsweise Informationen über mögliche Verstöße an die Presse weitergeleitet werden. Der Weg der Offenlegung ist jedoch subsidiär und darf vom Hinweisgeber nur beschritten werden, wenn weder auf interne noch auf externe Meldungen innerhalb einer Höchstfrist geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, oder bei unmittelbarer Gefährdung des öffentlichen Interesses ist, oder wenn besondere Umstände vorliegen.

Bereitstellung eines internen, geeigneten Hinweisgebersystems

Als mögliche interne Meldekanäle sind vorgegeben: Mailboxbasierte Telefon- Hotlines, webbasierte Meldesysteme, sowie die Kooperation mit externen Dritten, wie zum Beispiel Anbieter von Meldeplattformen und / oder Ombudspersonen als Ansprechpartner. Für alle Hinweisgebersysteme gilt Vertraulichkeit, einfacher Zugang und Verständlichkeit. Bei der Einrichtung eines Meldeverfahrens spricht viel für die Benennung eines externen Dienstleisters als Ansprechpartner. Denn so kann für die Angestellten das Vertrauen in die Neutralität, auch hinsichtlich des Ergreifens und Vorantreibens von Folgemaßnahmen, am ehesten geschaffen werden. Dies wiederum kann Angestellte dazu motivieren interne Meldestelle zu bevorzugen und beugt so mögliche Reputationsschäden durch eine externe Meldung oder Offenlegung vor.

Ausgestaltung des internen Meldeweges mittels Hinweisgebersoftware

Die Meldung muss sowohl schriftlich als auch mündlich ermöglicht werden; auf Ersuchen des Hinweisgebers muss zudem eine physische Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitraums ermöglicht werden. Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und ggf. Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, muss gewahrt bleiben. Es muss sichergestellt sein, dass kein Zugriff auf die Meldung durch unbefugte MitarbeiterInnen erfolgt.

Nach Eingang der Meldung muss diese innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber muss grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten erfolgen. Eine unparteiische Person oder Abteilung muss als zuständige Stelle für die Folgemaßnahmen (interne Ermittlungen) zu der Meldung benannt werden. Die Gewährleistung einer Rückmeldung zu den ergriffenen Folgemaßnahmen in angemessener Zeit und eine Dokumentation des Verlaufs sind erforderlich.

Achtung! Datenschutzkonformität

Für alle Vorgänge sind die Anforderungen des Datenschutzes gemäß der DSGVO zu beachten. Die Einführung von Hinweisgebersystemen kann je nach Ausgestaltung Beteiligungsrechte des Betriebsrats bzw. Personalrats auslösen (vgl. §§ 87 Abs. 1 Nr.1, Nr.6 BetrVG). Daher ist die Bestellung eines externen Ombudsmannes in Personalunion mit dem Datenschutzbeauftragten eine effiziente Lösung.

Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber

Die Richtlinie sieht ein Verbot von Repressalien gegen den Hinweisgeber vor. Unter das Verbot fallen u.a. Suspendierungen, Entlassungen, Gehaltsminderungen, Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses, Mobbing oder Nötigung
Werden benachteiligende Maßnahmen gegen den Hinweisgeber ergriffen, so trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass die jeweilige Maßnahme nicht auf der Meldung des Arbeitnehmers beruht.

Wir empfehlen daher u.a. eine umfassende Leistungsdokumentation der Arbeitnehmer, sowie eine Dokumentation über deren Verhalten.

Vorgesehene Sanktionen bei Nichteinhaltung der Whistleblower / Hinweisgeber – Richtlinie

Die Richtlinie fordert von dem nationalen Gesetzgeber die Umsetzung wirksamer, angemessener und abschreckender Sanktionen für natürliche und juristische Personen, die gegen die in der Whistleblower / Hinweisgeber – Richtlinie vorgesehenen Pflichten verstoßen.
Nationale Sanktionsmaßnahmen, wie etwa Bußgeldtatbestände, werden im Rahmen der Umsetzung in nationales Recht im Einzelnen definiert werden.
Darüber hinaus ist ein Schadensersatzanspruch des Hinweisgebers vorgesehen, der auch künftige finanzielle Einbußen sowie immaterielle Schäden wie Schmerzensgeld umfasst.

Nehmen Sie gerne an unserem Webinar zur Whistleblowerrichtlinie am Dienstag, den 18.01.2022 um 10 Uhr teil. Damit wollen wir Ihnen einen guten Überblick über den Inhalt der Richtlinie verschaffen und mehr über die neuen Anforderungen an die Arbeitgeber, sowie erforderliche Handlungsschritte und – optionen aufzeigen. 

Merkliste Whistleblowing Hinweisgebersystem

• Entscheidung zur Ombudsmann Bestellung
• Auswahl der geeigneten Software als Meldesystems
• Entwicklung eines Kommunikationssystems
• Sensibilisieren der Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden zum Qualitätsmanagement durch die neuen Regelungen