Was ist Schatten-IT und warum ist sie eine Gefahr für Unternehmen?

Schatten IT beschreibt die Nutzung von IT-Ressourcen wie Software, Hardware oder Cloud-Diensten außerhalb der offiziellen Genehmigung und Kontrolle durch die IT-Abteilung eines Unternehmens. Während diese Praxis oft aus Bequemlichkeit oder Notwendigkeit entsteht, birgt sie erhebliche Risiken: Datenschutzverletzungen, Sicherheitslücken und ineffiziente Nutzung des IT-Budgets.

Mit der Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Home-Office hat die Schatten-IT eine neue Dynamik bekommen. Viele Mitarbeiter greifen auf nicht autorisierte Geräte oder Software zurück, um ihre Arbeit zu erledigen. Laut einer Umfrage von NinjaOne, die 400 Angestellte aus verschiedenen Branchen in Deutschland befragte, umgehen 42 % der Befragten die Sicherheitsrichtlinien ihres Unternehmens. Dies geschieht hauptsächlich aus folgenden Gründen:

1. Restriktive Richtlinien: Diese werden oft als hinderlich für die Produktivität wahrgenommen.
2. Langsame IT-Reaktionen: Verzögerungen bei der Bereitstellung oder Freigabe von Software und Hardware durch die IT-Abteilung führen dazu, dass Mitarbeiter alternative Lösungen suchen.
3. Bequemlichkeit: Persönliche Konten oder Geräte sind einfacher und schneller in der Anwendung.

Schatten-IT: Mehr als nur ein Sicherheitsproblem

Die Nutzung inoffizieller IT-Ressourcen hat weitreichende Folgen. Sie erhöht nicht nur die Anfälligkeit für Cyberangriffe, sondern belastet auch das Budget des Unternehmens. Mitarbeiter geben häufig eigenes Geld für digitale Werkzeuge oder Hardware aus, da die offiziellen Systeme nicht ihren Bedürfnissen entsprechen. Laut der Umfrage investieren 44 % der Befragten monatlich zwischen 11 und 50 Euro in Arbeitsmittel, die von der IT nicht überwacht werden.

Zudem verbringen viele Mitarbeiter im Home-Office zusätzliche Zeit mit IT-Problemen. 64 % der Befragten gaben an, mindestens zwei Stunden pro Woche dafür aufzuwenden. Dies reduziert die Produktivität und zeigt eine Lücke in der IT-Unterstützung.

Wie können Unternehmen Schatten-IT kontrollieren?

Unternehmen müssen proaktiv gegen Schatten-IT vorgehen, um Risiken zu minimieren. Die Umfrageergebnisse von NinjaOne zeigen klare Ansätze, wie dies gelingen kann:

1. Regelmäßige Schulungen: Sensibilisieren Sie Mitarbeiter für Sicherheitsrisiken, insbesondere im Zusammenhang mit Home-Office. Themen wie Phishing und Malware sollten in den Fokus rücken.
2. Klare Richtlinien: Definieren Sie, welche Anwendungen, Cloud-Dienste und Hardware verwendet werden dürfen. Diese Regeln sollten leicht verständlich und realistisch umsetzbar sein.
3. Verbesserte IT-Kommunikation: Bauen Sie offene Kommunikationswege zwischen IT und Mitarbeitern auf. Regelmäßige Bedarfsanalysen können dazu beitragen, unnötige Schatten-IT zu vermeiden.
4. Bedarfsorientierte IT-Lösungen: Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung die Bedürfnisse der Mitarbeiter versteht und geeignete Ressourcen bereitstellt.
5. Kontinuierliche Überwachung: Führen Sie regelmäßig Audits durch, um nicht genehmigte Software oder Geräte zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Ein kultureller Wandel ist notwendig

Die Kontrolle von Schatten-IT erfordert mehr als nur technische Lösungen. Unternehmen müssen eine Sicherheitskultur etablieren, die Mitarbeiter einbindet und ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Nur so kann verhindert werden, dass sich inoffizielle IT-Strukturen festsetzen.

Letztlich ist der Erfolg davon abhängig, dass Mitarbeiter die Richtlinien verstehen und akzeptieren. Dies gelingt durch gezielte Aufklärung, klare Kommunikation und eine IT-Infrastruktur, die nicht nur sicher, sondern auch benutzerfreundlich ist. Schatten-IT wird immer ein Thema bleiben, aber mit den richtigen Maßnahmen können Unternehmen die Risiken minimieren und gleichzeitig die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern.