Wer eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einstellen möchte, will natürlich möglichst sicher gehen. Lebenslauf und Zeugnisse geben einen ersten Eindruck im Bewerbungsverfahren, doch manchmal bleiben Fragen offen. Dann liegt der Gedanke nahe: „Warum nicht einfach kurz beim früheren Arbeitgeber nachfragen?“
Genau hier beginnt jedoch der rechtlich sensible Bereich.
Für Bewerberinnen und Bewerber ist eine solche Kontaktaufnahme alles andere als belanglos. Besonders kritisch wird es, wenn das aktuelle Arbeitsverhältnis noch besteht und der derzeitige Arbeitgeber nichts von der Bewerbung weiß. Ein unbedachter Anruf kann hier erhebliche berufliche Nachteile auslösen.
Auf der anderen Seite ist es nachvollziehbar, dass Unternehmen Fehlentscheidungen vermeiden möchten. Sie wollen wissen, ob die fachlichen Angaben stimmen, wie jemand tatsächlich gearbeitet hat und ob die Person ins Team passt.
Was viele nicht wissen: Eine Referenz einzuholen ist rechtlich nicht einfach eine Formsache. Es gelten klare datenschutzrechtliche Regeln und ohne entsprechende Grundlage ist ein Anruf beim früheren Arbeitgeber grundsätzlich nicht erlaubt.
Typische Gründe für eine Referenzanfrage im Bewerbungsverfahren
In der Praxis denken Arbeitgeber vor allem in folgenden Situationen darüber nach, beim früheren Arbeitgeber nachzufragen:
- Das Arbeitszeugnis enthält unklare oder sehr zurückhaltende Formulierungen.
- Im Lebenslauf gibt es Lücken oder Unstimmigkeiten.
- Aussagen im Vorstellungsgespräch passen nicht zu den Unterlagen.
- Man möchte genauer wissen, welche Aufgaben tatsächlich übernommen wurden.
- Teamfähigkeit oder Führungsqualität sollen besser eingeschätzt werden.
- Die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind unklar.
- Krankheitsbedingte Fehlzeiten erscheinen relevant (wobei hier besondere rechtliche Grenzen gelten).
All diese Gründe sind nachvollziehbar. Sie berechtigen jedoch nicht automatisch dazu, einfach zum Telefon zu greifen.
Datenschutz setzt klare Grenzen
Informationen über die berufliche Vergangenheit sind personenbezogene Daten. Das bedeutet: Sie unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Sobald ein Unternehmen aktiv Informationen bei einem früheren Arbeitgeber einholt, verarbeitet es personenbezogene Daten. Dafür braucht es eine rechtliche Grundlage. Ohne eine solche Grundlage ist die Kontaktaufnahme grundsätzlich unzulässig. Ein „übliches Vorgehen“ oder „das machen doch alle so“ reicht rechtlich nicht aus.
Die Einwilligung des Bewerbers als sicherer Weg
In der Praxis ist die freiwillige und informierte Einwilligung der betroffenen Person die wichtigste und rechtssicherste Grundlage für eine Referenzanfrage. Das bedeutet konkret:
- Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen (kein stillschweigendes Einverständnis).
- Der Bewerber muss genau wissen, wer kontaktiert wird und zu welchem Zweck.
- Die Einwilligung sollte möglichst schriftlich festgehalten werden.
- Sie kann jederzeit widerrufen werden.
Wichtig: Im Bewerbungsverfahren besteht ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis. Bewerber möchten die Stelle bekommen. Deshalb sind die Anforderungen an die Freiwilligkeit besonders hoch. Es darf kein Druck ausgeübt werden – weder offen noch subtil. Eine Einwilligung nach dem Motto „Wenn Sie nicht zustimmen, sind Sie raus“ ist unzulässig. Daher kann einem eine im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eingeholte Einwilligung auch noch im Nachhinein auf die Füße fallen, wenn der (in der Regel abgelehnte) Bewerber im Nachhinein geltend macht, die Einwilligung sei nicht vollständig freiwillig erfolgt.
In der Praxis empfiehlt es sich, Referenzen nur dann einzuholen, wenn der Bewerber diese selbst anbietet oder der Kontakt ausdrücklich abgestimmt wurde.
Welche Fragen dürfen gestellt werden?
Selbst wenn eine Einwilligung vorliegt, darf nicht alles gefragt werden. Entscheidend sind:
- Erforderlichkeit
- Zweckbindung
- Verhältnismäßigkeit
Zulässig sind nur Fragen, die sich direkt auf die berufliche Eignung beziehen, also solche, die man auch im Vorstellungsgespräch stellen dürfte. Dazu gehören zum Beispiel:
- fachliche Qualifikationen
- konkrete Aufgaben und Verantwortungsbereiche
- Arbeitsleistung und Zuverlässigkeit
- Team- und Sozialverhalten
- Führungsverhalten bei Leitungspositionen
Nicht zulässig sind hingegen Fragen, die in die Privatsphäre eingreifen oder besonders sensible Informationen betreffen, etwa:
- Familienplanung
- Religion oder politische Ansichten
- Gesundheitsdaten (außer sie sind ausnahmsweise zwingend tätigkeitsrelevant)
- Vorstrafen ohne Bezug zur Tätigkeit
- finanzielle Verhältnisse
- interne Details aus der Personalakte
- abwertende oder rufschädigende Aussagen
Wichtig für die Praxis: Der frühere Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, umfassend Auskunft zu geben. Wenn er sich äußert, muss er sachlich, wahrheitsgemäß und fair bleiben. Dies ist vergleichbar mit den Anforderungen an ein Arbeitszeugnis.
Besonderheit: Das Arbeitsverhältnis besteht beim Bewerbungsverfahren noch
Besonders sensibel ist die Situation, wenn der Bewerber noch in einem laufenden Arbeitsverhältnis steht.
In diesem Fall ist eine Kontaktaufnahme beim aktuellen Arbeitgeber in aller Regel unzulässig. Denn dadurch würde dieser von der Bewerbung erfahren. Das stellt einen erheblichen Eingriff in die Rechte des Beschäftigten dar und kann dessen berufliche Situation gefährden. Ohne ausdrückliche, klare Zustimmung sollte hier niemals Kontakt aufgenommen werden.
„Berechtigtes Interesse“ stellt keinen Freibrief dar
Manche Unternehmen berufen sich auf ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieses kann grundsätzlich eine Datenverarbeitung erlauben, jedoch nur nach sorgfältiger Abwägung der Interessen beider Seiten.
Im Bewerbungsverfahren überwiegt in den meisten Fällen das Vertraulichkeitsinteresse des Bewerbers. Grundsätzlich sollen Bewerbungen vertraulich behandelt werden. Ein heimlicher Anruf kann die berufliche Reputation gefährden und im schlimmsten Fall arbeitsrechtliche Konsequenzen auslösen.
Nur in seltenen Ausnahmefällen – etwa wenn es konkrete und belegbare Hinweise auf falsche Angaben gibt – kann ein berechtigtes Interesse im Einzelfall überwiegen. Selbst dann gilt:
- Die Kontaktaufnahme darf nur das letzte Mittel sein.
- Sie muss sich auf das absolut Notwendige beschränken.
- Sie muss gut dokumentiert und begründet werden.
Ein „berechtigtes Interesse“ ist also kein pauschaler Freibrief für diskrete Hintergrundrecherchen im Rahmen von einem Bewerbungsverfahren.
Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen
Arbeitgeber dürfen im Bewerbungsverfahren grundsätzlich öffentlich zugängliche Informationen (z. B. LinkedIn, XING, veröffentlichte Artikel, eigene Websites) nutzen. Maßgeblich ist § 26 Abs. 1 BDSG (Erforderlichkeit für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Entscheidend sind stets die Erforderlichkeit und die Verhältnismäßigkeit.
Regelmäßig zulässig im Bewerbungsverfahren:
- Einsicht in berufsbezogene Netzwerke (LinkedIn, XING)
- Abgleich von Lebenslaufangaben
- Recherche zu beruflich veröffentlichten Inhalten
Stark eingeschränkt zulässig im Bewerbungsverfahren:
- Einsicht in private Social-Media-Profile ohne klaren Berufsbezug
Unzulässig im Bewerbungsverfahren:
- Umgehung von Privatsphäre-Einstellungen
- Recherche zu sensiblen Daten (z. B. Gesundheit, Religion, politische Meinung)
- Erstellung verdeckter Persönlichkeitsprofile
- Speicherung irrelevanter Informationen
Transparenzpflicht
Werden Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben, gilt Art. 14 DSGVO. Bewerbende müssen über Art, Zweck und Umfang der Recherche informiert werden (z. B. in der Datenschutzerklärung).
Mögliche Konsequenzen bei Verstößen
Wer unzulässig Referenzen einholt, geht erhebliche Risiken ein. Mögliche Folgen sind:
- Unterlassungsansprüche
- Schadensersatzforderungen nach Art. 82 DSGVO
- Beschwerden bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
- Bußgelder
Hinzu kommt ein oft unterschätzter Faktor: Vertrauensverlust. Wird bekannt, dass Bewerbungen nicht vertraulich behandelt werden, leidet das Unternehmensimage nachhaltig.
Fazit – Was bedeutet das nun für die Praxis von Bewerbungsverfahren?
Referenzen können ein sinnvolles Instrument sein, um sich ein vollständigeres Bild von einer Bewerberin oder einem Bewerber zu machen. Rechtlich zulässig sind sie jedoch nur unter klar definierten Voraussetzungen. Ohne Einwilligung oder eine wirklich tragfähige rechtliche Grundlage ist eine Kontaktaufnahme in der Regel nicht erlaubt.
Für die Praxis heißt das:
- Keine Referenzanfrage ohne klare Rechtsgrundlage.
- Im Zweifel immer vorher die ausdrückliche Zustimmung einholen.
- Nur beruflich relevante Fragen stellen.
- Besonders vorsichtig sein, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht.
- Alles transparent und nachvollziehbar dokumentieren.
Datenschutz ist hier kein Hindernis, sondern sorgt für Fairness und klare Spielregeln beim Bewerbungsverfahren. Wer diese beachtet, minimiert rechtliche Risiken und schafft von Anfang an eine vertrauensvolle Basis für die zukünftige Zusammenarbeit.
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