Eines der wichtigsten Anliegen der DSGVO: Jede Person sollte die Hoheit über ihre Daten haben und (mit-)bestimmen, zu welchem Zweck und von wem sie verarbeitet werden. Mit dem Auskunftsrecht soll es erleichtert werden, genau solche Informationen zu erhalten. Arbeitnehmer nutzen das Auskunftsrecht jedoch immer häufiger für ganz eigene Zwecke. Das Problem: Es ist nicht klar definiert, in welchem Umfang eine Auskunft erteilt werden muss. Mit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist die Situation für Arbeitgeber nun etwas klarer.
DSGVO-Auskunftsrecht: So können Arbeitnehmer es nutzen
In Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Auskunftsrecht geregelt. Es besagt, dass die betroffene Person das Recht hat, „von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“. Außerdem ist dort geregelt, dass der Verantwortliche eine „Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung“ stellt.
Es beinhaltet u.a. das Recht des Arbeitnehmers, darüber informiert zu werden, zu welchen Zwecken und in welchen Kategorien die personenbezogenen Daten verarbeitet wurden. Außerdem muss Auskunft darüber erteilt werden, welchem Empfänger oder Kategorien von Empfängern gegenüber die „personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen“, heißt es dort.
Aber was bedeutet dies für Arbeitgeber nun konkret? Wie genau sich die Übergabe gestaltet und in welchem Umfang sie gefordert ist, wird nicht konkret benannt.
Das lässt Gerichten einen großen Spielraum, um Entscheidungen dazu zu treffen.
Sehr eng ausgelegt handelt es sich bei den personenbezogenen Daten vor allem um jene, die einen echten Informationswert über den jeweiligen Arbeitnehmer beinhalten. Sehr weit ausgelegt betrifft das Auskunftsrecht alle Daten, die sich auf die Person beziehen“ (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Das ist dann neben persönlichen Daten, die in der Personalakte zu finden sind, auch jede einzelne E-Mail.
Wie weit reicht das Auskunftsrecht für Arbeitnehmer?
Sehr weit legte das Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg das Auskunftsrecht für Arbeitnehmer in einer Entscheidung im Jahr 2018 (AZ: 17 Sa 11/18) aus. Hier bestätigte das Gericht die Forderung eines Arbeitnehmers, der im Rahmen eines Kündigungsschutzverfahrens einen Auskunftsantrag stellte und u.a. eine Kopie seiner personenbezogenen Leistungs- und Verhaltensdaten und Einsicht in das Hinweisgebersystem des Arbeitgebers haben wollte.
Das Gericht gab beiden Forderungen statt, was eine richtungsweisende Entscheidung für Arbeitgeber darstellte. Offen blieb in dem Urteil jedoch auch weiterhin, wie genau die gewünschten Auskünfte erteilt werden sollen. Soll es sich um Papierausdrucke handeln oder elektronische Daten? Beinhaltet das Auskunftsrecht auch den E-Mail-Verkehr? Muss der Arbeitgeber bei einem langjährigen Arbeitsverhältnis also tausende E-Mail-Korrespondenzen prüfen und Kopien für den ehemaligen Mitarbeiter stellen – was auch immer als „Kopie“ definiert ist?
Zudem bestimmte das Gericht, dass der Arbeitnehmer ein Anrecht darauf hat, über alle Empfänger informiert zu werden, denen gegenüber seine personenbezogenen Daten offengelegt wurden. Das stellte eine schier unlösbare Aufgabe für das Unternehmen dar.
ShapeMinds Die Revision vor dem Bundesarbeitsgericht, die noch einmal Rechtsklarheit hätte liefern können, blieb durch einen Vergleich der beiden Seiten jedoch aus.
Durch die fehlende Rechtsklarheit ist es für Arbeitnehmer ein Leichtes, im Rahmen einer Kündigungsschutzklage ihr Auskunftsrecht geltend zu machen – dem je nach richterlichem Verständnis der Arbeitgeber realistisch kaum nachkommen kann. Das Resultat können höhere Abfindungen für den Arbeitnehmer und Vergleiche sein.
Außerdem können Arbeitnehmer durch die Preisgabe der Informationen, die sie durch die Auskunft erhalten, unter Umständen bisher unentdeckte Datenschutzverletzungen entdecken oder andere Informationen erhalten, um diese als Druckmittel in einer gerichtlichen Auseinandersetzung zu nutzen.
Urteil: Für eine Auskunft braucht es ein konkretes Anliegen
Nun gab es im April 2021 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 2 AZR 342/20). das das Auskunftsrecht für Arbeitnehmer etwas in die Schranken weist.
Ein Wirtschaftsjurist forderte nach seiner Kündigung alle gespeicherten Daten, die seine Person betreffen. Außerdem wollte er eine Kopie sämtlicher E-Mails, die seine personenbezogenen Daten beinhalteten.
Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen und das BAG entschieden, dass er keinen Anspruch darauf hat, den komplett geforderten E-Mail-Verkehr zu erhalten.
Grundsätzlich schließt das BAG es nicht aus, dass der E-Mail-Verkehr Teil einer Auskunft ist. Aber: Die antragstellende Person muss konkret benennen, um welche Mails es sich handelt. Diese Angabe muss so genau sein, dass in einem „Vollstreckungsverfahren unzweifelhaft ist, auf welche E-Mails sich die Verurteilung bezieht“, heißt es in der Erklärung. Eine weitere Möglichkeit wäre eine Stufenklage (§ 254 ZPO), mit der ein Kläger im ersten Schritt die Erteilung von Auskünften einklagen kann.
Damit sind Arbeitnehmern im Auskunftsrecht nun vorerst engere Grenzen gesetzt. Eine Entscheidung des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) über die Reichweite von Art. 15 DS-GVO steht jedoch noch aus.
Sind Sie als Arbeitgeber mit Auskunftsersuchen von Mitarbeitenden konfrontiert? Dann kann es empfehlenswert sein, sich anwaltliche Beratung einzuholen, wenn Sie sich unsicher sind, in welchem Umfang Sie personenbezogene Daten und ggf. Daten zu Empfängern preisgeben müssen.
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