Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie digitale Workflows, revisionssichere Ablagesysteme und elektronische Akten, zu denen auch die digitale Personalakte gehört, sollen Arbeitsabläufe beschleunigen, Papierarchive reduzieren und Informationen schneller verfügbar machen.
In unserem Beitrag zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen haben wir bereits dargestellt, welche organisatorischen, technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Einführung digitaler Personalakten zu beachten sind.
Keine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte, aber Handlungsbedarf bei Entgeltunterlagen
Aktuell wird in diesem Zusammenhang häufig die Aussage verbreitet, ab dem Jahr 2027 werde die digitale Personalakte verpflichtend. Die Aussage ist in dieser Pauschalität jedoch missverständlich.
Richtig ist, dass ab dem 1. Januar 2027 nicht die vollständige digitale Personalakte für alle Arbeitgeber verpflichtend wird, sondern vielmehr die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung verpflichtend wird. Die praktische Folge kann dennoch sein, dass Arbeitgeber ihre Personal- und Entgeltakten organisatorisch neu aufstellen müssen.
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?
Die rechtliche Grundlage findet sich insbesondere in § 8 BVV. Danach sind bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen beziehungsweise bereitzuhalten. Nach § 8 Abs. 3 BVV können sich Arbeitgeber derzeit noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet mit Ablauf des Jahres 2026.
Damit verschärft sich ab 2027 vor allem die praktische Prüfungsfähigkeit, denn Arbeitgeber müssen die für die Sozialversicherung relevanten Unterlagen elektronisch führen und im Rahmen der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV vorlegen können.
Ein unmittelbares Bußgeld wegen fehlender „digitaler Personalakte“ gibt es nicht, Arbeitgeber riskieren jedoch ein Bußgeld, wenn sie die nach § 28f SGB IV i.V.m. § 8 BVV erforderlichen Entgeltunterlagen nicht ordnungsgemäß, vollständig und ab 2027 ohne Befreiungsmöglichkeit elektronisch führen beziehungsweise bei der Betriebsprüfung nicht bereitstellen können. Der Bußgeldrahmen kann bis zu 50.000 EUR betragen.
Digitale Personalakte oder digitale Entgeltunterlagen?
Wichtig ist die begriffliche Unterscheidung. Eine Personalakte enthält regelmäßig sämtliche Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Dazu können etwa Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Zeugnisse, Abmahnungen, Personalgespräche, Qualifikationsnachweise, Krankmeldungen, Urlaubsunterlagen, Schriftverkehr und sonstige HR-Dokumente gehören.
Die Entgeltunterlagen sind demgegenüber ein engerer Ausschnitt. Sie betreffen insbesondere lohn- und sozialversicherungsrechtlich relevante Informationen. § 8 BVV nennt unter anderem Angaben zur Beschäftigung, zur Versicherungspflicht, zur Beitragsabrechnung und zu den hierfür erforderlichen Nachweisen.
Die Pflicht ab 2027 betrifft daher nicht automatisch jede Unterlage in der Personalakte. Sie betrifft aber einen zentralen und praktisch besonders wichtigen Teil der Personalverwaltung.
Welche Unterlagen können betroffen sein?
Je nach Beschäftigungsverhältnis können unter anderem folgende Unterlagen relevant sein:
- Arbeitsvertrag und entgeltrelevante Vertragsänderungen,
- Personalfragebogen,
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit,
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
- Nachweise zur Elterneigenschaft,
- Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudierenden,
- Nachweise zu geringfügiger Beschäftigung,
- Unterlagen zu Entsendungen und A1-Bescheinigungen,
- Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse,
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz,
- Unterlagen zu Pflegezeit, Elternzeit oder vergleichbaren sozialversicherungsrechtlich relevanten Sachverhalten.
Nicht jede dieser Unterlagen muss in jedem Arbeitsverhältnis vorliegen. Entscheidend ist, ob die jeweilige Unterlage für die Entgeltabrechnung und die sozialversicherungsrechtliche Prüfung erforderlich ist.
Was bedeutet das praktisch für Arbeitgeber?
Arbeitgeber sollten die Änderung nicht als reine Archivierungsfrage verstehen. Es geht nicht nur darum, Papierdokumente einzuscannen. Erforderlich ist ein nachvollziehbarer, rechtssicherer Prozess.
Dazu gehören insbesondere:
- Bestandsaufnahme: Welche Personal- und Entgeltunterlagen werden derzeit geführt? Welche davon sind nach § 8 BVV prüfungsrelevant?
- Kategorisierung der Dokumente: Welche Unterlagen gehören in die digitale Entgeltakte? Welche Unterlagen verbleiben gegebenenfalls in einer allgemeinen Personalakte? Welche Unterlagen dürfen oder müssen gelöscht werden?
- Berechtigungskonzept: Wer darf welche Dokumente einsehen, bearbeiten, exportieren oder löschen? Gerade Personal- und Entgeltunterlagen enthalten besonders sensible personenbezogene Daten.
- Technische Umsetzung: Erforderlich sind ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem, klare Scanprozesse, sichere Ablageorte, Protokollierung und Suchfähigkeit.
- Verfahrensdokumentation: Der gesamte Prozess sollte dokumentiert werden: Eingang von Unterlagen, Digitalisierung, Qualitätssicherung, Ablage, Zugriff, Änderung, Löschung und Vernichtung von Papieroriginalen.
- Datenschutzrechtliche Prüfung: Die Einführung einer digitalen Entgelt- oder Personalakte ist eine Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten. Maßgeblich sind insbesondere Art. 5, Art. 6, Art. 32 DSGVO sowie § 26 BDSG. Bei kirchlichen Einrichtungen sind die entsprechenden Vorschriften des kirchlichen Datenschutzrechts, etwa des KDG oder des DSG-EKD, zu beachten.
Der bereits veröffentlichte Beitrag zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen weist zu Recht darauf hin, dass bei elektronischen Akten Projektplanung, Kategorisierung, Berechtigungskonzepte, technische und organisatorische Maßnahmen, Verfahrensdokumentation und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung zentrale Bausteine sind. Diese Punkte gelten bei der digitalen Entgeltakte in besonderem Maße, weil Beschäftigtendaten regelmäßig besonders schutzbedürftig sind.
Digitalisierung ist kein Freibrief
Die Digitalisierung darf nicht dazu führen, dass mehr Personen Zugriff auf Personaldaten erhalten als bisher. Im Gegenteil: Ein digitales System muss das Prinzip der Datenminimierung, der Zweckbindung und der Vertraulichkeit technisch abbilden.
Zu prüfen ist außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist. Das wird nicht bei jeder Einführung einer digitalen Personalakte zwingend der Fall sein. Je nach Umfang, Sensibilität der Daten, eingesetzter Technik, Protokollierungsfunktionen und Auswertungsmöglichkeiten kann eine DSFA aber naheliegen.
Mitbestimmung: Betriebsrat nicht vergessen
Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung einer digitalen Personal- oder Entgeltakte regelmäßig mitbestimmungsrechtlich relevant.
Im Vordergrund steht § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Danach hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Der Gesetzeswortlaut erfasst die Einführung und Anwendung solcher technischen Einrichtungen ausdrücklich.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber eine Überwachung tatsächlich beabsichtigt. Ausreichend ist nach ständiger Rechtsprechung grundsätzlich, dass die technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Leistungs- oder Verhaltensdaten zu erfassen oder auszuwerten.
Digitale Personalakten- oder HR-Systeme können solche Funktionen enthalten, hier kommt es jedoch – wie so oft – auf die konkrete Umsetzung vor Ort an.
Je nach Ausgestaltung können daneben weitere Mitbestimmungsrechte betroffen sein, insbesondere § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, wenn Verhaltensregeln für Beschäftigte aufgestellt werden, sowie § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, sofern Fragen des Gesundheitsschutzes oder Belastungen durch neue Arbeitsprozesse berührt sind.
In der Praxis empfiehlt sich regelmäßig der Abschluss einer Betriebsvereinbarung.
Auch in kirchlichen Einrichtungen ist die Einführung digitaler Personal- oder Entgeltakten nicht allein eine technische Organisationsentscheidung des Dienstgebers.
Nach den Mitarbeitervertretungsordnungen bestehen ebenfalls regelmäßig Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretung
Gerade bei kirchlichen Trägern ist außerdem zu beachten, dass neben dem Mitarbeitervertretungsrecht regelmäßig kirchliches Datenschutzrecht gilt, also insbesondere KDG im katholischen Bereich oder DSG-EKD im evangelischen Bereich.
Handlungsempfehlung: 2026 als Umsetzungsjahr nutzen
Auch wenn keine allgemeine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht, sollten Arbeitgeber das Jahr 2026 für die Umstellung nutzen.
Sinnvoll ist ein gestuftes Vorgehen:
- Prüfung, welche Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen.
- Entscheidung, ob nur eine digitale Entgeltakte oder zugleich eine umfassendere digitale Personalakte eingeführt werden soll.
- Erstellung eines Berechtigungs-, Lösch- und Archivierungskonzepts.
- Datenschutzrechtliche Prüfung einschließlich Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, TOM und gegebenenfalls DSFA.
- Beteiligung von Betriebsrat oder MAV und Abschluss einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung.
- Schulung der Personalabteilung und Festlegung verbindlicher Prozesse für Scan, Ablage, Qualitätssicherung und Vernichtung von Papierdokumenten.
Fazit
Ab 2027 wird nicht die digitale Personalakte als solche verpflichtend. Verpflichtend wird aber die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Arbeitgeber sollten diese Änderung nicht unterschätzen. Denn wer ab 2027 sozialversicherungsrechtlich prüfungsfähig sein will, benötigt mehr als einen Scanordner.
Erforderlich ist ein rechtssicheres digitales Verfahren mit klaren Zuständigkeiten, sauberer Dokumentenkategorisierung, belastbarem Berechtigungskonzept, Datenschutzprüfung und – sofern vorhanden – Beteiligung von Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung.
Die gesetzliche Änderung ist damit weniger eine isolierte Archivierungspflicht als vielmehr ein weiterer Baustein der fortschreitenden Digitalisierung von Personalprozessen. Wer jetzt strukturiert vorgeht, kann die Pflicht zur elektronischen Entgeltakte zugleich nutzen, um die eigene Personalverwaltung effizienter, sicherer und datenschutzkonformer aufzustellen.
