Das Einsichtsrecht bei der Abschlussprüfung
Im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer fordern diese häufig umfangreiche Auskünfte. Dadurch erhalten sie Einblick in eine Vielzahl von Unternehmensunterlagen. Ein Einsichtsrecht ist in § 320 Abs. 2 S. 1 HGB geregelt. Dort heißt es, dass die Abschlussprüfer von den gesetzlichen Vertretern alle Aufklärungen und Nachweise verlangen können, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. In vielen Nachweisen und Unternehmensunterlagen finden sich personenbezogenen Daten der Mandanten oder Dritter. Die Übergabe von Unternehmensunterlagen an Wirtschaftsprüfer ist datenschutzrechtlich als Übermittlung einzustufen. Es müssen daher datenschutzrechtliche Vorschriften beachtet werden. Es stellt sich die Frage auf welcher Rechtsgrundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden dürfen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auf Art. 6 Abs. 1 c), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit §§ 316, 320 HGB Abs. 2 HGB gestützt werden. Das zu prüfende Unternehmen unterliegt, wenn es mittelgroß oder groß ist, der gesetzlichen Prüfungspflicht nach § 316 HGB, sodass es eine „rechtliche Verpflichtung“ zu erfüllen hat.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann sich des Weiteren aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO ergeben. Demnach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, die „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten“, also des Mandanten, „erforderlich“ ist, „sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen …“ Ein berechtigtes Interesse des Unternehmens liegt in der Erstellung eines korrekten und gesetzeskonformen Jahresabschlusses. In der Abwägung mit den Interessen anderer Dritter, wie zum Beispiel Arbeitnehmern bezüglich ihrer personenbezogenen Daten, geht die Abwägung zugunsten der gesetzlichen Pflicht zur Abschlussprüfung aus.
Die Interessen der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen sollen durch die Verschwiegenheitspflicht der Abschlussprüfer geschützt werden. Diese ist straf- und berufsrechtlich in dem StGB, WPO verankert und soll sicherstellen, dass personenbezogene Daten lediglich zweckentsprechend erhoben und verarbeitet werden. So können Sie jederzeit von den Wirtschaftsprüfern die genauen Zwecke zu den angeforderten Daten einholen. Welche Informationen für welche Zwecke notwendig sind können Unternehmen mit ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.