Ein Agenturwechsel ist immer dann angesagt, wenn Unternehmen mit den Leistungen der jeweiligen Agentur nicht mehr zufrieden sind oder es frischen Wind braucht. Neue kreative Impulse braucht es zumeist in der Zusammenarbeit mit Agenturen, die Websites oder Onlineshops betreuen. Leicht ist der Wechsel leider selten, denn es müssen viele Zuständigkeiten geklärt und Daten gesichert werden. Wenn Sie den Agenturwechsel planen, erhalten Sie hier einen Überblick über alle notwendigen Schritte.
Timing ist alles: Übergabe planen
Ob Datenschutzagentur, Online Marketing Agentur oder Design Agentur: Die Zusammenarbeit ist zumeist langfristig angelegt. Die jeweilige Agentur übernimmt wichtige Aufgaben und Projekte für Sie als Kunden und verwaltet im Rahmen dieser Zusammenarbeit Daten.
Wird die Zusammenarbeit beendet, ist die Frage: Was geschieht mit den To Dos, die die Agentur bisher übernommen hatte? Lag beispielsweise bisher der Social Media Auftritt in der Zuständigkeit der Agentur? Dann muss geklärt werden, wer die Kanäle bespielt, wenn die Zusammenarbeit beendet wurde. Wird diese Aufgabe ab einem bestimmten Stichtag Inhouse übernommen?
Gibt es eine neue Agentur? Übernimmt die Aufgaben ein neuer Dienstleister, muss der Übergang gut organisiert sein. Im besten Fall arbeiten neue und alte Agentur zusammen und es gibt eine Einarbeitung und Übergabe aller wichtigen Informationen und Daten.
Wer hat die Rechte?
Bei einem Agenturwechsel müssen auch rechtliche Beziehungen geklärt werden. Web Agenturen hosten oftmals die Websites von Kunden und haben auch die notwendigen Verwaltungszugriffe. Wird die Zusammenarbeit beendet, ist die Frage, ob der Hosting-Vertrag von dem Kunden übernommen wird. Sollte dies bei Ihnen nicht geregelt sein, stehen Sie nach dem Ende der Zusammenarbeit im schlimmsten Fall ohne Hoster da, die Online-Präsenzen sind offline.
Dasselbe Problem kann entstehen, wenn eine Agentur Websites für den Kunden entwickelt hat, die nicht auf gängigen Open Source-CMS basieren. Hier sollte geklärt sein, ob Sie als Kunde weiterhin, auch nach der Beendigung der Zusammenarbeit, die Rechte an der Website haben. Überhaupt: Grafiken, Texte, Videos, Marketing-Materialien: Haben Sie als Kunde auch nach dem Agenturwechsel die vollumfänglichen Rechte an der Nutzung von Daten und Materialien, die die Agentur produziert hat? Ein Blick in die Vertragsunterlagen sollte Klarheit geben.
Und was kommt danach? Datensicherheit gewährleisten
Agenturen erheben, verarbeiten und speichern im Auftrag des Kunden auch Daten. Was geschieht mit diesen Daten nach dem Agenturwechsel? Hier hilft ein Blick in den Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Dort sollte sich eine Regelung zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten finden.
Hier muss geklärt sein, was mit den Daten, die im Rahmen der Zusammenarbeit erhoben worden sind, nach der Beendigung des Vertrages geschieht und es muss sichergestellt sein, dass der Schutz der Daten auch nach der Beendigung der Zusammenarbeit gewährt ist. Das gilt insbesondere für die Aufbewahrungsfrist von gespeicherten personenbezogenen Daten.
Checkliste für den Agenturwechsel: Was ist zu beachten?
Arndt / Wiemer entwirft, gestaltet und betreut Websites und Online-Shops und gewährt datenschutzkonformes Online Marketing. Deshalb sind wir auch immer wieder mit Kunden in Kontakt, die gerade einen Agenturwechsel gemacht haben. Wir wissen, auf was zu achten ist und welche To Dos oftmals vergessen werden. Hier geben wir Ihnen eine Checkliste mit den wichtigen Aufgaben bei einem Agenturwechsel.
ENTFERNEN /ÄNDERN
Agenturen, die Websites und Online-Shops betreuen, haben zumeist Zugänge zu allen wichtigen Marketing-Kanälen, angefangen von Google Analytics bis zum PayPal-Konto. Nach der Beendigung der Zusammenarbeit müssen hier die Zugänge entfernt bzw. Berechtigungen gelöscht werden.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Plattformen /Software, die Sie prüfen müssen:
- Domain Hoster-Zugänge
- Server Web
- Server Mail (ggf. Weiterleitungen prüfen)
- Admin / Superadmin-Zugänge
- Backend-Zugänge
- Google/Bing/Baidu/Yandex
- Google Merchant Center
- Google MyBusiness Zugänge und Berechtigungen
- Google API für z. B.: Maps, ReCaptcah, Docs, Forms
- Google Ads-Zugänge
- Paypal-Zugänge
- Google MCC Konto-Zugang
- Google Tag-Manager
- Twitter Ads Zugänge
- Facebook Business und Ad-Manager
- Facebook-Rollen
- Matomo / Analytics-Zugänge
- Zugang zu Faktura-Programmen
- 3rd Party Addons /Plugins / Erweiterungen
- Softwarelizenzen / Zugänge z. B.: cookiebot/usercentrics
- Zugänge zu sonstige Zahlungsdienstleistern
- Zugänge zu Versanddienstleistern
ÜBERPRÜFEN
Wie gestaltet sich die Beendigung der Zusammenarbeit? Was haben Sie vertraglich festgehalten?
- AV-Vertrag mit Dienstleister hinsichtlich der Aufbewahrungfristen nach der Kündigung überprüfen
- Verpflichtungserklärung/Hinweis zur Datenverarbeitung prüfen, die sicherstellt, dass Zugänge und Daten nach dem Vertragsende nicht mehr genutzt werden
LÖSCHEN
Die Agentur muss sicherstellen, dass unter Berücksichtigung der Aufbewahrungspflichten alle Daten und Dateien gelöscht werden. Der Kunde wiederum muss die Agentur aus Messengern entfernen und ggf. Daueraufträge löschen.
- Löschen von DEV-Servern und Testnutzern
- Löschen von lokalen Installationen
- Löschen von Backups
- Löschen von Besucher bzw. Kundendaten
- Daueraufträge und Einzugsermächtigungen löschen/ändern
- Entfernung aus Messenger Gruppen
- E-Mail-Konten / Postfächer löschen
Zum Abschluss der Zusammenarbeit sollten alle Backups für Online-Präsenzen wie Websites und Online-Shops an Ihr Unternehmen und/oder die neue zuständige Agentur übergeben werden. Die alte Agentur sollte anschließend auch keinen Zugriff mehr auf die Backups haben.
Je eher Sie sich mit der Umsetzung des Agenturwechsels auseinandersetzen und die erforderlichen Maßnahmen treffen, desto reibungsloser ist der Übergang. Wichtig ist, dass die Agentur keinen Zugriff mehr auf Unternehmensdaten hat und die Berechtigungen abgeändert wurden.
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