So notwendig, wie Datenschutz für Unternehmen ist, so komplex ist er oftmals auch. Besonders die sogenannten Informationspflichten nach der DSGVO/ DSG-EKD im Rahmen der Betroffeneninformation werfen in der Praxis immer wieder Fragen danach auf, ob alle Informationen jedes Mal vollständig neu dargestellt werden müssen oder ein Verweis auf die Datenschutzerklärung der Website ausreichend ist. Wie man der Informationspflicht praxisnah und effizient nachgehen kann, zeigen wir in diesem Beitrag auf.
Warum Betroffeneninformation so wichtig ist
Immer wenn personenbezogene Daten erhoben werden, muss eine Betroffneneninformation darüber stattfinden, was mit den Daten der betroffenen Personen genau passiert, wer diese Daten ggfls. zur Kenntnis erhält, wie lange sie verarbeitet werden und welche Rechte mit der Verarbeitung für die betroffenen Person bestehen. Das gilt zum Beispiel:
- beim Ausfüllen eines Kontaktformulars
- bei einer Anfrage per E-Mail
- im Rahmen eines Beratungsgesprächs
- oder sogar bei einem einfachen Telefonat
Die DSGVO / das DSG-EKD legt fest, dass diese Betroffeneninformation bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen werden muss.
Ziel ist die Transparenz, dass jeder weiß, was mit seinen Daten passiert.
Die Herausforderung im Alltag
In der Praxis ist das jedoch einfacher gesagt als getan:
- Wie viele Informationen sind nötig?
- Wie vermeidet man lange, unübersichtliche Texte?
- Wie setzt man das bei spontanen Kontaktaufnahmen um?
Gerade bei wiederkehrenden Prozessen oder niederschwelligen Angeboten entsteht schnell ein Spannungsfeld zwischen rechtlichen Anforderungen und praktikabler Umsetzung.
Die Lösung: Verweis auf die Datenschutzerklärung
Eine zentrale Datenschutzerklärung auf ihrer Website ist für viele Unternehmen bereits der Standard. Dies kann sich zunutze gemacht werden.
Ein Verweis auf diese Datenschutzerklärung ist grundsätzlich zulässig, wenn er richtig umgesetzt wird.
In der Praxis hat sich das Konzept des sogenannten „Medienbruchs“ etabliert. Dabei werden die Informationen aufgeteilt:
- Kurze Erstinformation direkt beim Kontakt
- Details über die Datenschutzerklärung auf der Website
Dieses Vorgehen wird auch von Praxisleitfäden und Mustern unterstützt und ist in vielen Fällen eine sinnvolle Lösung.
So funktioniert der Medienbruch in der Praxis
Damit der Verweis rechtssicher ist, sollten Sie immer zwei Elemente kombinieren:
1. Kurze Erstinformation
Direkt bei der Datenerhebung sollten mindestens folgende Punkte genannt werden:
- Wer ist verantwortlich?
- Welche und warum werden die Daten verarbeitet?
2. Verweis auf die vollständige Datenschutzerklärung
Zum Beispiel:
„Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.ihredomain.de/datenschutz.“
Diese Kombination sorgt dafür, dass Sie transparent bleiben und gleichzeitig Ihre Prozesse schlank halten.
Typische Einsatzbereiche
Ein solcher Verweis eignet sich besonders gut für:
- Kontaktformulare
- E-Mail-Signaturen
- Newsletter-Anmeldungen
- Erstkontakte
- wiederkehrende Abläufe
- uvm.
Sonderfall: Datenschutz bei telefonischen Erstkontakten
Eine besondere Herausforderung stellt der Datenschutz bei Telefonaten dar. Denn hier gilt, dass auch im Gespräch personenbezogene Daten erhoben werden und damit die Informationspflichten greifen.
Gerade bei spontanen oder niederschwelligen Anrufen ist es aber kaum praktikabel, vor jedem Gespräch umfangreiche Datenschutzhinweise zu geben.
Technische Gestaltung der Telefonanlagen
Eine besonders konsequente und rechtssichere Umsetzung lässt sich zudem über die technische Gestaltung der Telefonanlage erreichen. Idealerweise wird jeder eingehende Anruf zunächst automatisch über eine vorgeschaltete Bandansage geführt, bevor eine persönliche Gesprächsannahme überhaupt möglich ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede anrufende Person die datenschutzrechtlichen Erstinformationen zuverlässig erhält.
Im Anschluss an diese Erstinformation kann der Anruf, je nach technischer Ausgestaltung und Bedarf, entweder direkt an eine zuständige Person durchgestellt werden oder in ein Auswahlmenü (IVR-System) übergehen. In einem solchen Menü können zusätzlich weitere praktische Hinweise integriert werden, beispielsweise:
- Informationen zu Öffnungs- und Erreichbarkeitszeiten
- Hinweise auf relevante Inhalte oder Downloads auf der Website
- Auswahloptionen für unterschiedliche Anliegen oder Ansprechpartner
Geeignet sind besonders Rufnummern, die als allgemeine Kontaktnummer veröffentlicht werden, da über diese in der Regel die Erstkonktaktaufnahme erfolgt.
Diese Vorgehensweise verbindet Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit: Die Informationspflichten werden standardisiert erfüllt, ohne den Gesprächseinstieg unnötig zu erschweren, und gleichzeitig können weiterführende Informationen effizient bereitgestellt werden.
Praxislösung: Bandansage oder Anrufbeantworter als „Datenschutzhelfer“
Eine einfache und zugleich effektive Lösung ist der Einsatz einer vorgeschalteten Bandansage oder eines Anrufbeantworters. Die Idee ist, dass bevor das Gespräch persönlich angenommen wird, die anrufende Person eine kurze Datenschutzinformation erhält.
So könnte der Text der Ansage z.B. formuliert sein:
Im Rahmen Ihres Anrufs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Verantwortlich ist die [Name des Unternehmens]. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten und zur Datenverarbeitung, finden Sie unter www.[ihredomain].de/datenschutz.
Das könnte zum Beispiel so klingen: (hier vielleicht noch ein kurzes Audio mit rein, wie sich der Text dann gesprochen anhört – für Bandansage).
Warum diese Lösung funktioniert
Diese Vorgehensweise erfüllt mehrere wichtige Anforderungen:
- die betroffene Person wird frühzeitig informiert
- die Informationen bleiben kurz und verständlich
- weiterführende Details sind jederzeit abrufbar
- der Prozess ist standardisiert und reproduzierbar
Wichtig ist jedoch, dass auch hier das Prinzip des Medienbruchs gilt.
Die Bandansage ersetzt nicht alle Informationen vollständig, sondern verweist ergänzend auf die ausführliche Datenschutzerklärung.
Fazit: Weniger Aufwand, mehr Klarheit
Der Verweis auf eine Datenschutzerklärung ist kein „Trick“, sondern eine etablierte und zulässige Methode, um die Anforderungen der DSGVO / des DSG-EKD bezüglich der Betroffeneninformation effizient umzusetzen. Wer die Grundregeln beachtet, kann:
- Prozesse vereinfachen
- rechtliche Risiken reduzieren
- und gleichzeitig für Transparenz sorgen
Gerade in Bereichen mit vielen Erstkontakten oder spontanen Anfragen bietet dieser Ansatz der Betroffeneninformation klare Vorteile.
Wenn Sie sich vertieft mit der Frage beschäftigen möchten, wie eine Datenschutzerklärung Ihrer Website datenschutzrechtlich korrekt aufgebaut sein sollte und welche inhaltlichen Anforderungen sie erfüllen muss, empfehlen wir Ihnen unsere 2-teilige Beitragsreihe zum Thema. Klicken Sie hier, um zu Teil 1 zu gelangen, für Teil 2 klicken Sie hier.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei der praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen, von der rechtssicheren Gestaltung Ihrer Datenschutzerklärung bis hin zur Integration in Ihre konkreten Prozesse.
