Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen: Kostenloser Leitfaden zum BFSG 2025

Mit dem Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) am 28. Juni 2025 sind Unternehmen verpflichtet, ihre digitalen Inhalte barrierefrei zu gestalten. Besonders PDF-Dokumente stehen dabei im Fokus, da sie oft für wichtige Informationen, Formulare und Downloads verwendet werden.

Warum barrierefreie PDFs jetzt Pflicht sind

Das BFSG setzt die EU-Richtlinie über Barrierefreiheitsanforderungen in deutsches Recht um. Unternehmen, die E-Commerce betreiben oder digitale Dienstleistungen anbieten, müssen sicherstellen, dass ihre PDF-Dokumente für alle Nutzer zugänglich sind – einschließlich Menschen mit Behinderungen, die auf Screenreader oder andere Hilfstechnologien angewiesen sind.

Häufige Probleme bei PDF-Barrierefreiheit

Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität barrierefreier PDF-Erstellung. Typische Probleme sind:

• Fehlende Dokumentstruktur: PDFs ohne korrekte Überschriften-Hierarchie
• Unzugängliche Bilder: Grafiken ohne Alternativtext oder Bildbeschreibungen
• Problematische Tabellen: Tabellen ohne Kopfzeilen oder strukturelle Markierungen
• Ungeeignete Farbkontraste: Zu geringe Kontraste zwischen Text und Hintergrund
• Fehlerhafte Links: Links ohne aussagekräftige Beschreibungen

Unser kostenloser Leitfaden: Von Word bis Adobe Acrobat Pro

Wir haben einen umfassenden Schritt-für-Schritt-Leitfaden entwickelt, der Sie durch den gesamten Prozess der barrierefreien PDF-Erstellung führt. Der Leitfaden deckt folgende Bereiche ab:

1. Grundlagen in Microsoft Word

• Korrekte Verwendung von Formatvorlagen
• Strukturierung mit Überschriften-Hierarchie
• Automatische Inhaltsverzeichnis-Erstellung
• Dokumentsprache festlegen

2. Bilder und Tabellen barrierefrei gestalten

• Alternativtexte für Bilder richtig formulieren
• Bildbeschriftungen und Abbildungsverzeichnisse
• Tabellen mit korrekten Kopfzeilen strukturieren
• Layout-Tabellen vermeiden

3. Navigation und Verlinkung

• Sinnvolle Linktexte erstellen
• Quick-Infos für bessere Orientierung
• Barrierefreie Listen und Aufzählungen

4. Technische Umsetzung

• Export-Einstellungen für barrierefreie PDFs
• Prüfung der Barrierefreiheit in Word
• Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro

5. Qualitätskontrolle

• Automatische Barrierefreiheitsprüfung
• Leserichtung und Dokumentstruktur überprüfen
• Häufige Fehler erkennen und beheben

Besonderheit: Scans in barrierefreie PDFs umwandeln

Unser Leitfaden enthält auch eine detaillierte Anleitung zur Umwandlung gescannter Dokumente in barrierefreie PDFs mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die bestehende Papierdokumente digitalisieren müssen.

Praktische Tipps für den Unternehmensalltag

Der Leitfaden bietet konkrete Handlungsempfehlungen:

• Dokumentplanung: Neue Dokumente von Anfang an barrierefrei konzipieren
• Farbgestaltung: Hohe Kontraste und zusätzliche Hervorhebungen verwenden
• Schriftarten: Serifenlose Schriftarten wie Arial oder Helvetica bevorzugen
• Strukturierung: Klare Hierarchien und logische Gliederung

Rechtssicherheit durch korrekte Umsetzung

Mit unserem Leitfaden können Sie:

• BFSG-Anforderungen erfüllen
• Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen schaffen
• Ihre Zielgruppe erweitern
• Ihre Corporate Social Responsibility stärken

Download verfügbar

Unser detaillierter Leitfaden „Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen“ steht Ihnen zur Verfügung. Er umfasst 11 Kapitel mit praxiserprobten Anleitungen und ist selbst als barrierefreies PDF erstellt – ein Beispiel für die Umsetzung der beschriebenen Prinzipien.

Profitieren Sie von unserer Expertise und stellen Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die neuen Anforderungen ein. Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter und machen Sie Ihre PDF-Dokumente für alle zugänglich.

Sie wünschen weitere Beratung oder Informationen zu dem Thema? Dann treten Sie gern mit uns in Kontakt.