Das Bundesministerium für Gesundheit hat die Coronavirus-Testverordnung und damit insbesondere die Aufbewahrungsfristen für Coronatests geändert.
Bürgertests
Vor allem die Betreiber von Corona-Teststellen i.s.d. § 6 der Coronavirus-Testverordnung sind nun verpflichtet, alle relevanten Unterlagen, insbesondere Auftrags- und Leistungsdokumentationen sowie Nachweise über die Durchführung und Abrechnung von Bürgertestungen bis zum 31. Dezember 2028 aufzubewahren. Die Teststellen als Leistungserbringer tragen im Rahmen von Abrechnungsprüfungen die Darlegungs- und Beweislast für die ordnungsgemäße Leistungserbringung und die korrekte Abrechnung der Kosten. Diese in der neuen Fassung des § 7 Abs. 5 Satz 1 Coronavirus-Testverordnung beinhaltete Regelung soll gewährleisten, dass Abrechnungsprüfungen und strafrechtliche Ermittlungen ordnungsgemäß durchgeführt werden können.
Tests durch Gesundheitseinrichtungen
Politische Stoßrichtung der Regelung sind daher insbesondere die Bürger-Teststellen. Ob weitere Einrichtungen von dieser Regelung betroffen sind, richtet sich grds. danach, wem gegenüber die Abrechnung erfolgt ist.
Gem. § 7 Abs. 5 Satz 1 der Coronavirus-Testverordnung trifft die verlängerte Aufbewahrungspflicht die nach § 6 Absatz 1 der Coronavirus-Testverordnung in der bis zum 28. Februar 2023 geltenden Fassung berechtigten Leistungserbringer und die sonstigen abrechnenden Stellen. Nach § 6 Abs. 1, der inzwischen aufgehoben wurde, waren zur Leistungserbringung berechtigt:
- die zuständigen Stellen des öffentlichen Gesundheitsdienstes und die von ihnen betriebenen Testzentren
- die von den Stellen nach Nummer 1 als weitere Leistungserbringer oder als Testzentrum beauftragten Dritten
Grundsätzlich können daher weitere Einrichtungen, wie z.B. Pflegeeinrichtungen oder Einrichtungen der Eingliederungshilfe, als weitere Leistungserbringer im Sinne des § 6 Abs. 1 Nr. 2 erfasst sein.
Allerdings ist § 7 Abs. 5 und 6 der Coronavirus-Testverordnung zu entnehmen, dass lediglich diejenigen Leistungserbringer zur Auftrags- und Leistungsdokumentation bis Ende 2028 verpflichtet sind, die mit der Kassenärztlichen Vereinigung abrechnen. Die Abrechnung der Pflegeeinrichtungen erfolgte nach § 7 Abs. 3 Satz 4 TestV mit den Pflegekassen und sind daher systematisch nicht erfasst: Andere Einrichtungen, wie z.B. Einrichtungen der Eingliederungshilfe, können unter diese Regelung fallen, wenn die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung erfolgt ist.
Was ist konkret aufzubewahren?
Die Liste der aufzubewahrenden Dokumente ergibt sich direkt aus § 7 Abs. 5 der Coronavirus-Testverordnung. Hierzu zählt insbesondere der Nachweis der Beauftragung, die Öffnungszeiten des Leistungserbringers je Tag sowie für alle durchgeführten Coronatests der Vorname, der Familienname, das Geburtsdatum und die Anschrift der getesteten Person, die Art der Leistung, der Grund des Coronatests, der Tag, die Uhrzeit, das Ergebnis der Testung und der Mitteilungsweg an die getestete Person. Bei der Durchführung eines PoC-Antigen-Tests oder eines Antigen-Tests zur Eigenanwendung die individuelle Test-ID, bei einem positiven Testergebnis ein Nachweis der Meldung an das zuständige Gesundheitsamt sowie die schriftliche oder elektronische Bestätigung der getesteten Person oder ihres gesetzlichen Vertreters über die Durchführung des Tests.
Da es sich um eine Aufbewahrungspflicht handelt, die Maßgeblich zum Zwecke der Abrechnung aufbewahrt werden muss, empfiehlt es sich, diese Inhalte zentral – beispielsweise in der Finanzbuchhaltung – zu verwahren. So ist auch sichergestellt, dass der Personenkreis, der Zugriff auf die Gesundheitsdaten der getesteten Personen hat, möglichst klein ist.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht
Die Nichteinhaltung der verlängerten Aufbewahrungspflicht kann erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Werden die Unterlagen vor Ablauf der Frist vernichtet, können ohne die erforderlichen Unterlagen Abrechnungsprüfungen durch die Kassenärztlichen Vereinigungen nicht durchgeführt werden. Dies könnte dazu führen, dass erhaltene Gelder zurückgefordert werden, da die Nachweisführung seitens des Teststellenbetreibers nicht möglich ist. Zudem könnte beim Verdacht auf Abrechnungsbetrug oder anderen Unregelmäßigkeiten die Vorlage der Unterlagen entscheidend sein.
Teststellenbetreiber sind daher gut beraten, ihre Dokumentations- und Archivierungspflichten ernst zu nehmen.
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